Saiba como otimizar processos no seu escritório de advocacia

A administração de um escritório de advocacia não é das tarefas mais fáceis. Isso exige que você enfrente desafios e aprenda na prática, se quiser alcançar bons resultados. São várias questões para se preocupar, para além da atuação em processos.

A rotina jurídica envolve a gestão do tempo, já que prazos são muito importantes nesse meio. Considerando tantas ações judiciais, é preciso organizá-las, assim como as informações dos clientes. Ainda, é necessário que toda a equipe esteja em sintonia.

Pensando nessas questões, vamos trazer para você dicas para otimizar processos no seu escritório de advocacia. Acompanhe!

Estruture rotinas de trabalho

Em qualquer profissão, o exercício de algumas tarefas pode ser dificultado, se não for feito um planejamento estratégico. Então, faça um roteiro de atividades a ser seguido nos processos em que o escritório vai atuar. Defina quem fará o atendimento aos clientes, a verificação de publicações, o pagamento de taxas e custas processuais, o comparecimento em audiências etc.

Dessa forma, dividindo-se tarefas e organizando a ordem de implementação de cada uma delas, a atuação nos processos ocorrerá de forma quase que automática. Ademais, esse planejamento faz com que erros como a perda de prazos, por exemplo, sejam evitados.

Use ferramentas de controle

De nada adianta planejar, se não houver controle e análise dos resultados. Sendo assim, implemente ferramentas que tenham esse fim para avaliar se os planos estão sendo cumpridos.

Para isso, aplicativos jurídicos de controle de prazos processuais são muito úteis, deixam você em alerta para o término deles. Além deles, planilhas podem ajudar na verificação das tarefas já cumpridas e as que ainda estão pendentes.

Organize o ambiente

Trabalhar em um ambiente desorganizado é sempre mais complicado e esse é um fator que pode reduzir a produtividade de um escritório de advocacia. Afinal, já pensou no tempo perdido se você precisa imprimir uma peça ou um documento e a impressora estiver do outro lado da sala?

Considere remanejar o ambiente de trabalho para economizar frações de tempo que poderiam ser melhor aproveitadas no exercício da função. Mantenha impressoras, carimbos, envelopes e outros materiais de trabalho sempre à mão.

Não deixe, também, que os processos se amontoem na mesa. Organize-os em um armário por ordem de data, para melhor controle dos prazos. Isso vale, ainda, para os eletrônicos, para os quais é útil criar pastas virtuais ou planilhas.

Melhore a comunicação interna

Uma boa comunicação interna é fundamental para o sucesso do seu escritório, pois é preciso que todos estejam sincronizados para atingir um fim comum. Sendo assim, estimule esse aspecto entre os funcionários!

Para isso, promova reuniões periódicas, para que cada um deles aponte suas dificuldades, faça críticas e ofereça sugestões. Dessa forma, será possível avaliar o cenário interno e alinhar a atuação coletiva.

E, fugindo de formalidades, busque uma comunicação mais espontânea. Adote mecanismos virtuais de conversação, fugindo dos meios tradicionais como o e-mail, que podem ser menos atrativos para a aproximação entre os profissionais. Aplicativos que permitam o compartilhamento de documentos também ajudam a promover o trabalho em equipe!

Use a tecnologia a seu favor

Como você deve ter percebido, a atividade jurídica já é adepta a ferramentas tecnológicas, seja na organização de prazos, nos meios de comunicação e, até mesmo, na própria adoção do processo eletrônico. Então, por que não aplicá-las no dia a dia do seu escritório?

Abuse dessas tecnologias. Além de agilizarem as tarefas do escritório, elas garantirão segurança quanto ao efetivo registro e confidencialidade das informações relativas aos clientes.

Atualmente, há softwares para contratação de correspondentes jurídicos, o que representa maior rapidez e facilidade em processos que correm em outra localidade. Há, também, mecanismos para consulta de publicações que emitem alertas em caso de atualizações, por exemplo.

Adotando práticas simples como as listadas acima, as dificuldades na gestão do seu escritório de advocacia são resolvidas! Aplicando-as na sua rotina jurídica, é possível otimizar processos e, com isso, aumentar a produtividade. Assim, a qualidade do serviço prestado será melhor e, em consequência, o sucesso do escritório será garantido!

Para ajudar na implementação dessas melhorias, aprenda a fazer um controle de processos judiciais eficiente!