Saiba como fazer um controle de processos judiciais eficiente

O controle de processos judiciais no escritório de advocacia é essencial para uma prestação de serviços de qualidade. Afinal, a satisfação dos clientes depende tanto disso como de um bom atendimento. Sendo um indicador tão importante para manter a boa reputação do escritório no mercado, é preciso adotar boas práticas e garantir que o acompanhamento processual seja feito de forma impecável.

Para cuidar de uma ação judicial ou de uma carteira de processos, é preciso estabelecer um controle eficiente que deve ser feito a partir de conceitos de gerenciamento de projetos. Essa espécie de gestão geralmente envolve tecnologias que auxiliam nos fluxos de tarefas mais difíceis e críticas.

Como gerenciar de forma eficiente? É possível evitar a perda de prazos? Quais ferramentas ou procedimentos adotar? Acompanhe os próximos tópicos e aprenda novas formas de aprimorar essa atividade!

Utilize um sistema de acompanhamento processual

A tecnologia é uma grande aliada do advogado no acompanhamento dos litígios. Com ela, o escritório pode centralizar o controle do andamento processual em uma ferramenta de gestão.

A tendência atual é empregar aplicativos jurídicos que atendam a todos os sistemas operacionais, deixando as informações disponíveis para consulta online com uma interface amigável. O advogado deve escolher um programa que automatize de forma inteligente as suas ações e que diminua a necessidade de inclusão manual de informações.

A digitalização dos autos pelo judiciário faz com que seu controle por meio eletrônico seja cada vez mais prático e eficiente. Os programas de gestão acompanham essa modernização e utilizam sistemas que agrupam as informações obtidas nos sites e diários dos tribunais.

Como resultado, o uso de um aplicativo direcionado aos advogados evita confusões e pendências comuns de quem não utiliza um programa adequado à rotina do escritório. As ferramentas específicas utilizadas no acompanhamento processual são pensadas de modo que o trabalho seja agilizado e automatizado, poupando tempo e recursos.

Mantenha as informações atualizadas

Além de escolher uma plataforma para abrigar os dados das ações, é importante que as informações existentes no sistema sejam sempre atualizadas, para que o andamento processual que aparece no programa seja obtido de modo confiável e atual.

De outra forma, um sistema desatualizado faz com que os advogados percam tempo buscando por dados simples. A necessidade de revisar os casos constantemente exige uma dedicação que poderia ser empregada em atividades mais relevantes e com maior potencial de geração de valor para o escritório.

Informações atualizadas dos processos são importantes no cotidiano do escritório em diversas situações. A satisfação dos clientes pode aumentar consideravelmente se os relatórios sobre o caso forem enviados de maneira ágil. Não tenha dúvida: muito da percepção da qualidade dos serviços jurídicos reside na sensação de segurança e controle transmitida aos clientes.

Defina métricas para a produtividade

Os advogados costumam ver o próprio trabalho como criativo, dinâmico e não sequencial. Algumas partes de sua atuação, de fato, são assim. Entretanto, esse não é o caso do acompanhamento processual.

O andamento dos processos segue uma ordem predefinida, assim como o acompanhamento processual em si. Procedimentos que são previsíveis e se repetem podem e devem contar com métricas preestabelecidas, capazes de medir a produtividade da equipe.

A supervisão de indicadores quantitativos — por exemplo, quantos prazos foram cumpridos no último dia — pode levar o gestor a tomar decisões estratégicas no escritório. Tendo esse indicador exemplificado como base, talvez seja o caso de expandir a equipe responsável pela redação das petições, contratando novos funcionários ou remanejando funções.

Outra métrica cujo seguimento é muito importante é o tempo. Quanto tempo determinada tarefa demora para ser feita? Existe uma maneira mais simples de atingir o mesmo resultado?

A análise do tempo despendido em determinadas atividades pode levar à busca por alternativas que, em um primeiro momento, não pareciam ser vantajosas. A aquisição de ferramentas tecnológicas pode economizar tanto tempo que será mais caro não realizar a contratação. É importante lembrar que, quanto mais agilidade no cotidiano, maior a lucratividade do escritório.

Controle os prazos

O acompanhamento processual bem-feito passa necessariamente por um controle de prazos exemplar. Um escritório não pode deixar de cumprir prazos judiciais, sob pena de prejudicar seus clientes e de ter a sua reputação manchada.

Portanto, deve-se criar uma rotina com a finalidade de organizar o acompanhamento processual e as intimações. Os prazos devem ser anotados e conferidos, e as tarefas devem ser distribuídas aos responsáveis por seu cumprimento.

Os advogados também devem manter uma boa comunicação quanto às incumbências e acompanhar as tarefas delegadas. O ideal é se organizar para cumprir os prazos judiciais com antecedência. Imprevistos acontecem, mas a melhor forma de estar preparado para eles é ter tempo suficiente de resolver os problemas que surgirem.

Padronize as informações

O registro de todos os dados das ações é muito importante e deve ser feito de modo que todos consigam utilizá-los. Diante disso, a padronização do método de registro das informações dos processos evita que o trabalho precise ser refeito. Assim, a criação de uma linguagem única para os elementos do controle de processos jurídicos faz com que a atualização do sistema seja feita de maneira mais rápida e com menos falhas.

As informações devem ser segmentadas e agrupadas de forma que seja possível realizar uma leitura intuitiva dos dados contidos no sistema. Com a padronização, é agilizada a consulta futura e há a segurança de que nenhum registro importante foi ignorado.

Crie rotinas para o acompanhamento processual

A criação de rotinas de acompanhamento processual envolve tanto o estabelecimento de sequência de tarefas quanto a periodicidade das ações. Ao contrário do que se pensa, rotinas não servem para “engessar” o trabalho, mas sim para evitar esquecimentos e garantir a qualidade do serviço.

De fato, a rotina não é algo obrigatoriamente fixo: ela pode ser negociada e modificada de acordo com as necessidades do trabalho a ser executado e as pessoas envolvidas nas tarefas. Ao estabelecer sequência e regularidade nos métodos de supervisão das ações, é facilitado o acompanhamento do trabalho e garantido que todos os procedimentos essenciais foram realizados.

Utilize o método cascata para fluxo de tarefas

O método de cascata, também conhecido como modelo tradicional ou clássico, é utilizado para coordenar projetos com problemas definidos que podem ser divididos pelas atividades.

Nessa metodologia, as tarefas são sistemáticas e interdependentes. Para atingir o objetivo, é necessário ultrapassar as etapas de forma sequencial, somente sendo possível avançar para uma atividade após finalizar a anterior.

Isso garante um fluxo contínuo no cumprimento das obrigações e evita pular etapas, diminuindo o risco de não terminar alguma atividade importante ou, ainda, de se perder na execução dos prazos processuais.

Como a realização dos prazos depende de diversas etapas, a não observância de qualquer uma delas prejudica o resultado. Por isso, o gestor de processos é uma figura extremamente necessária em um escritório.

Invista no modelo criativo e incremental

Enquanto o método cascata foca em um fluxo sequencial, com começo, meio e fim, o modelo criativo e incremental estipula um ciclo de tarefas menor e constante. Ele propõe a repetição de um ciclo de atividades em que, ao final de cada etapa, seja possível chegar a um resultado funcional.

Esse modelo inovou no modo de gerenciar os projetos, criando um meio de lidar com situações imprevisíveis e não lineares. Com isso, ele consegue coletar o feedback de modo mais rápido e conserta as falhas quanto antes, aperfeiçoando o projeto a cada ciclo.

Mantenha um bom relacionamento com o cliente

Embora seja de conhecimento geral a demora da Justiça brasileira, os clientes ficam muito ansiosos e querem ver seu caso solucionado o mais breve possível.

Quando mantêm uma boa comunicação com o advogado responsável pelo processo, eles sentem que o profissional está realizando um esforço máximo na sua ação e cuidando com atenção do seu caso.

Por isso, os clientes esperam manter um contato próximo com seus advogados. Os profissionais precisam ter disponibilidade para repassar as informações solicitadas, pois essa comunicação faz parte de uma boa gestão de processos.

Conte com a tecnologia para cumprir os prazos

O escritório de advocacia que busca um bom desempenho na gestão de processos pode se beneficiar do uso de ferramentas digitais, como aplicativos jurídicos que colaborem para o armazenamento e a interpretação dos dados.

Essas tecnologias tornam o procedimento mais dinâmico e aumentam a produtividade do negócio. A perda frequente de prazos processuais é um forte indício da necessidade de utilizar um sistema de gerenciamento que vai desempenhar um papel importante no controle das datas dos atos que precisam ser praticados nas ações.

Existem algumas opções de programas no mercado tecnológico jurídico que atendem tanto os profissionais autônomos em começo de carreira quanto as grandes equipes de advogados.

A gestão processual pode ser uma tarefa bastante desafiadora. São muitos prazos e uma rotina muito corrida em que os profissionais envolvidos nessa atividade precisam otimizar seu tempo desempenhando diversas tarefas inerentes à profissão jurídica.

Como você pôde perceber, o controle de processos judiciais é uma área estratégica da atuação dos escritórios de advocacia e não pode ser negligenciado. Adotar um bom sistema de acompanhamento das ações, padronizar procedimentos, monitorar os prazos e acompanhar a atuação da equipe são boas práticas que podem ser implementadas em qualquer escritório para a gestão do trabalho.

Se você deseja aperfeiçoar o controle de processos judiciais, veja como escolher a melhor solução em tecnologia para o seu escritório.