4 maneiras de otimizar a gestão do seu escritório de advocacia

Um escritório de advocacia, como todo empreendimento, precisa ser bem gerenciado para garantir bons rendimentos. Nesse sentido, a gestão deve ter como uma de suas finalidades profissionalizar o trabalho tanto jurídica quanto administrativamente, de modo a torná-lo cada vez mais produtivo.

Ainda não adota técnicas de gestão do escritório de advocacia ou quer saber se está no caminho certo? Então, continue lendo este artigo. Ao final, você terá aprendido 4 medidas para colocar em prática imediatamente.

1. Fazer um planejamento estratégico

Elaborar um planejamento estratégico é o primeiro (e mais importante) passo para otimizar a gestão do escritório. Trata-se de definir os objetivos para, então, selecionar os programas de ação (estratégias) necessários para alcançá-los, levando-se em conta as condições internas e externas do negócio.

Tais pontos devem ser estabelecidos para curto, médio e longo prazo. Durante esse processo, é essencial:

• viabilizar o controle financeiro;
• antecipar custos indispensáveis;
• listar despesas;
• definir valores para investimentos;
• estabelecer um responsável pelo setor financeiro.

2. Gerir corretamente os custos do escritório

A gestão dos custos é fundamental para o controle financeiro do escritório de advocacia. No entanto, são poucos os que têm o cuidado de fazer essa análise.

Ao listar todas as despesas fixas e variáveis, os sócios podem perceber quanto dinheiro tem sido desperdiçado em itens que não darão retorno e, consequentemente, em quais áreas devem economizar.

Assim, gastos como impostos, folha de pagamento, aluguel, transporte, material de escritório, energia elétrica e demais passivos mensais com manutenção, entre outros, devem integrar um relatório. Esses dados ainda podem ser armazenados para avaliações periódicas dos custos de cada setor do escritório.

3. Separar as finanças profissionais das pessoais

Essa é uma das medidas mais importantes a ser tomada. Em escritórios unipessoais ou com poucos sócios, é comum que as despesas e receitas individuais sejam mescladas às do negócio. Tal atitude, no entanto, dificulta o controle financeiro e inviabiliza a análise dos resultados obtidos.

Nesse contexto, é fundamental manter contas bancárias distintas e não sacar o dinheiro do escritório para o pagamento de despesas particulares. Os valores recebidos a título de honorários também não devem ser depositados nas contas pessoais.

O ideal é que os sócios tenham datas e critérios para as retiradas. Além disso, a conta bancária empresarial deve se restringir ao uso profissional.

4. Usar software jurídico

Para manter todos os processos judiciais sob controle, o ideal é contar com um bom software jurídico, mas que seja acessível financeiramente. Atualmente, é possível encontrar opções que reúnam as principais qualidades: eficiência, economia, inteligência e segurança.

Por meio dele, são monitorados todos os processos judiciais cadastrados e recebidos avisos sobre as atualizações. Além disso, você pode adicionar informações e documentos, compartilhando-os com os colegas do escritório ou clientes.

Esses recursos proporcionam um melhor controle de prazos e, principalmente, o fácil acesso do advogado ao andamento processual e às principais observações sobre suas causas. Ele pode responder prontamente às dúvidas e perguntas de seus clientes.

O uso de um bom software jurídico, portanto, tornou-se indispensável à eficiente gestão  do escritório de advocacia. Algumas medidas podem ser facilmente adotadas, enquanto outras exigem mais esforço e dedicação. Todas, porém, contribuem para um melhor funcionamento do local.

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