Software jurídico: como escolher a melhor solução para o escritório?

Em tempos de tecnologia e indústria 4.0, talvez não tenha sentido uma empresa fazer o controle de processos ou documente informações em papéis ou planilhas do Excel, não é mesmo? No caso de um escritório de advocacia, não é diferente. Afinal, é um tipo de negócio que lida com processos e inúmeros dados. Por isso, para ter uma gestão eficiente e competitiva, é fundamental utilizar um software jurídico em sua estratégia de organização do escritório.

Sistemas voltados para a otimização de rotinas e organização de processos são essenciais na rotina de trabalho, tornando o dia a dia do advogado muito mais produtivo. Entretanto, na hora de escolher um software jurídico, o profissional se depara com diversas opções, já que o mercado de tecnologia legal tem se expandido de forma significativa nos últimos anos.

Elaboramos este artigo com o propósito de ajudar o leitor a entender quais são os principais fatores que devem ser levados em consideração para escolher o sistema para tornar seu escritório um sucesso. Acompanhe e descubra!

Entenda seus principais problemas

Como o advogado consegue identificar qual é o melhor sistema para o seu escritório? Existem algumas ferramentas que são essenciais para todo profissional? Como um software jurídico vai efetivamente ajudar na rotina?

Antes de qualquer coisa, é primordial que você saiba quais são os seus principais problemas. Uma boa ideia é entender as questões que podem resultar em uma rotina mais leve, organizada e produtiva. Portanto, tenha atenção aos seguintes fatores:

• tempo: você tem a sensação de que falta tempo no seu dia? Não consegue delegar atividades simples para os seus colaboradores? O seu escritório precisa ganhar tempo por meio da automação jurídica?
• prazo: você e seus colegas têm sofrido com a perda de prazos? Se sim, vale dizer que é algo diretamente ligado à falta de tempo? Ou seria a uma falta de organização e controle das tarefas? Você consegue estabelecer uma rotina de atividades e cumpri-lá de forma eficaz?
• movimentações: seria interessante monitorar, por exemplo, as atualizações de processos judiciais e ser sempre notificado? Como você faz o controle das movimentações nos seus processos?
• honorários: é necessário que a sua gestão financeira seja mais eficiente? Você precisa de um sistema para controlar suas movimentações e identificar quais clientes precisam lhe pagar? Sabe como está o fluxo de caixa do seu negócio?
• produtividade: faz sentido para você compreender quais são os funcionários mais produtivos, uma vez que isso ajudaria a precificar a hora de cada um deles? Hoje, consegue avaliar, de forma individualizada, a produtividade dos seus colaboradores?

É preciso ter em mente que um mapeamento das necessidades do seu escritório, somado à análise pormenorizada de cada deficiência vai ajudá-lo a identificar qual é o sistema que melhor se adapta às demandas do seu dia a dia.

O foco dos softwares jurídicos não é de realizar o armazenamento de informações, lógica que era utilizada quando os processos eram físicos. Com o surgimento do processo digital e a informação em tempo real, disponível a qualquer hora e em qualquer lugar, a forma de pensar na rotina de organização dos escritórios também mudou.

Desta forma, os softwares jurídicos passaram a ser soluções focadas em resolver problemas e gargalos no fluxo de trabalho do escritório, que utilizam a automação e a inteligência artificial. E é por isso que o advogado deve conhecer o seu fluxo de trabalho, identificando os seus gargalos e ineficiências, especialmente os serviços repetitivos e que demandam um tempo que poderia estar sendo direcionado para outras atividades.

Escolha em conjunto

Como todo escritório será impactado na implementação do software, é muito importante que a equipe tenha espaço para dar opiniões e sugestões em relação à contratação do sistema. Afinal, é imprescindível que todos os profissionais envolvidos olhem na mesma direção e trabalhem em prol de objetivos em comum.

Dessa forma, todo o quadro de advogados e colaboradores deve compreender as prioridades do escritório e os motivos da contratação de um sistema jurídico. Esse propósito de se trabalhar em equipe na contratação de um software aumenta as chances de a implementação da tecnologia ser bem sucedida.

Outra questão importante é a participação desses personagens no mapeamento das necessidades do negócio. O profissional que atua na recepção de clientes e controle de recebimento de documentos no escritório, por exemplo, entenderá muito mais desse processo do que o advogado que não vivencia essas atividades.

Por isso, ele terá condições de contribuir de forma muito mais significativa no apontamento de deficiências e de necessidades dessas atividades que poderiam ser supridas por um software.

O mesmo acontece com o setor de recursos humanos: sem dúvida o seu dia a dia de trabalho é rodeado de situações que poderiam ser melhores gerenciadas e controladas por meio de um software jurídico. Esse profissional certamente terá muito para contribuir dentro da identificação de necessidades, rotinas de classificação e tarefas de repetição.

Defina as funções essenciais do sistema

Quais funcionalidades de um software jurídico seriam mais interessantes para o seu escritório? Há sistemas, por exemplo, com módulos de controle de horas de trabalho que são integrados aos módulos de finanças, de forma que você possa emitir notas diretamente para o cliente.

Para fazer a escolha certa, é indispensável que você saiba do que mais precisa, para que uma determinada tarefa seja realizada com mais eficiência. De nada adianta um sistema incrível, com inúmeras funcionalidades, se elas não são efetivamente aproveitadas pelo seu escritório.

Esse é um aspecto importante, pois muitos escritórios acreditam que, quanto mais completo for o sistema, melhor ele será para o negócio. Infelizmente, não é assim que funciona. Um sistema que oferece funções que não serão utilizadas pelo seu escritório é sinônimo de um investimento mal feito.

A ideia é que você entenda suas necessidades e alinhe seus objetivos com o fornecedor do software.  A empresa que irá oferecer o sistema tem condições de avaliar boas soluções, que atendam as suas demandas e apresentem custos compatíveis com o que você pretende implementar.

Vale destacar que empresas sérias, além de dar todo o suporte na análise de necessidades, contribuem para todo o processo de treinamento e implementação do novo software, ajudando na adaptação e adequação das ferramentas.

Avalie a opinião de outros clientes

Entender a experiência de outros profissionais na área pode ser um fator crucial para a sua melhor escolha. Então, descubra o que outras pessoas que já utilizam o sistema acham sobre ele, sabendo se as suas expectativas estão sendo atendidas. Além disso, confira se ambas as necessidades são parecidas.

Muitos escritórios de advocacia não dão atenção à opinião de outros profissionais, principalmente por acreditar que as suas necessidades podem ser diferentes das dos seus colegas. Entretanto, a opinião de pessoas que já utilizam o sistema vai além das funcionalidades, já que permite analisar, por exemplo, a seriedade da empresa fornecedora, a agilidade no retorno com relação a eventuais problemas no sistema e a assistência técnica de uma forma geral.

Essa análise prévia será muito importante para você perceber o valor do software e também ajudará na negociação, pois terá mais conhecimento sobre o serviço que poderá adquirir e sobre a postura do fornecedor no trato mantido com o seu cliente.

É importante ter em mente que o sistema será o cérebro da sua organização, por isso, ele deve estar totalmente alinhado com as necessidades e demandas do dia a dia, oferecendo todo o suporte necessário para o desenvolvimento de um trabalho que respeite os prazos judiciais e que garanta uma dinâmica eficiente no escritório.

Busque um sistema que armazene as informações na nuvem

Apesar de alguns escritórios gostarem e se sentirem mais seguros ao armazenarem dados e informações em um determinado espaço físico, é cada vez mais seguro deixá-las salvas na nuvem. Assim, você poderá acessar seus documentos de qualquer lugar e em qualquer momento, precisando apenas de uma boa conexão à Internet.

Certifique-se de que a empresa a ser contratada é realmente séria, confiável e se atende às exigências de segurança. Afinal de contas, muitas informações são sigilosas e precisam ser guardadas com o cuidado que a lei determina.

É importante que você busque saber se os dados contam com backups diários e automáticos. Também é interessante que você se atente aos protocolos de certificação digital. São justamente eles que asseguram que comunicação e o armazenamento de informações serão feitos por mecanismos criptográficos. Assim, o sistema traduz seus dados e deixa-os ininteligíveis para um possível agente externo que tente acessá-los.

O cuidado com a segurança das informações deve ser observado tanto no momento da definição do sistema de armazenamento, como também no controle de acesso aos dados. É possível conversar com a empresa fornecedora do software, para que o acesso a determinadas informações seja limitada apenas a usuários autorizados. Isso contribui para a segurança e evita o vazamento de eventuais informações sigilosas de clientes.

Opte por um software responsivo

Os dispositivos móveis, como os celulares, passaram a fazer parte da rotina das pessoas. Assim, é essencial que o sistema a ser contratado seja responsivo, adaptando-se a qualquer tipo de tela. Isso possibilita acessar o software pelo notebook e pelo celular, o que traz muitas facilidades para o dia a dia.

Sobretudo, saiba exatamente como os diversos serviços, como o controle de processos e as consultas, funcionam por meio do celular. Pode ser que, no desktop, você tenha acesso a uma função não disponível para o smartphone, por exemplo.

A ideia é que o advogado tenha condições de acessar a plataforma de qualquer aparelho, seja ele computador, notebook, smartphone ou tablet. Quando o sistema é responsivo, ele garante que esse acesso seja feito sem dificuldades, já que o software é desenhado para que ocorra a adaptação ao aparelho que está sendo utilizado.

Se a empresa fornecedora estiver lhe oferecendo um software sem responsividade, fuja! Hoje, com a expansão do uso de celulares, sistemas não responsivos não são mais capazes de atender às demandas do mercado. Tenha em mente que você precisa ter acesso ao software em qualquer local e por meio de qualquer dispositivo, e que o serviço contratado deverá atender a essa necessidade.

Escolha um software fácil de usar

É imprescindível que o software tenha funcionalidades que sejam fáceis de usar e que realmente tragam resultados concretos para a rotina jurídica. Não adianta, por exemplo, contratar um sistema com inúmeras funcionalidades, mas que sejam subutilizadas.

Dessa forma, tenha precaução para não perder tempo nem dinheiro. O melhor software é aquele que se encaixa perfeitamente no dia a dia do seu escritório. Portanto, faça questão de que a facilidade de uso seja um critério no momento de realizar sua escolha.

Muitos advogados acabam investindo altas quantias em sistemas que apresentam inúmeras funções e que demonstram ser as melhores e mais completas soluções do mercado. Na prática, esse excesso acaba dificultando a rotina de trabalho, impedindo o acesso rápido aos dados e, muitas vezes, desmotivando o uso do sistema. No final, isso é sinônimo de mau investimento.

Por isso, a ideia é que o profissional jurídico vá em busca de empresas sérias, reconhecidas no mercado e que tenham condições de oferecer soluções tecnológicas que estejam alinhadas com as suas necessidades.

É importante lembrar que o melhor software é aquele que se adapta às demandas do escritório, oferecendo todo o suporte para o fácil acesso às informações, com a segurança necessária para a proteção da empresa e dos seus clientes.

O que achou dessas dicas para escolher o melhor software jurídico para o seu escritório? Essa é uma atividade que demanda certo tempo, cuidado e paciência. Por isso, tenha em mente que o mais importante é contratar um sistema que otimize processos e permita um dia a dia muito mais eficiente e produtivo.

Com eficiência e agilidade, você terá mais tempo para se dedicar às demandas estratégicas, garantindo a oferta de um serviço jurídico de maior qualidade e alinhado com as perspectivas dos seus clientes.

Se você acha que é o momento de fazer uma avaliação para contratar um software jurídico, entre em contato com a gente. Estamos à disposição para tirar todas as suas dúvidas, ajudando na escolha do melhor produto tecnológico para o seu escritório de advocacia.