Otimize o controle de prazos processuais por meio da automação

Os gestores de escritórios de advocacia são responsáveis por uma grande diversidade de atribuições: da execução do trabalho jurídico em si ao contato com clientes e fornecedores, passando pela gestão do negócio. Uma das atividades mais importantes, sem dúvida, é o controle de prazos processuais. Seu bom acompanhamento evita problemas que ocasionam a perda de prazos e grandes prejuízos.

O uso de papel e caneta para a gestão de prazos processuais já foi uma prática comum. Nos dias de hoje, porém, não faz sentido deixar a tecnologia de lado. Afinal, os advogados lidam com um volume maior de processos e com informações muito complexas.

Até mesmo os tribunais têm investido em tecnologia. Há, cada vez mais, o fortalecimento do processo eletrônico e a automação de seus procedimentos. Então, nada melhor do que acompanhar as tendências do mercado jurídico e utilizá-las a seu favor.

A automação pode ser uma grande aliada no controle de prazos processuais. Quer saber quais são as melhores práticas para uma gestão de processos judiciais mais eficiente e como a tecnologia pode ajudar nisso? Então, continue conosco e acompanhe o post a seguir para descobrir!

Estabeleça metas de produção

Uma das formas para aumentar a produtividade da equipe é estabelecer metas de produção. O controle de prazos processuais requer a administração de tarefas e responsabilidades e é papel do gestor ajustar a velocidade do trabalho de todos a fim de evitar atrasos.

Além das publicações e dos prazos, é importante monitorar as providências tomadas em cada processo para que seja possível identificar possibilidades de melhoria e acompanhar o trabalho da equipe.

As metas de produção podem trazer mais clareza aos empregados sobre quanto tempo eles têm disponível para a realização de cada tarefa. Para que seja possível reagir a problemas e imprevistos, o ideal é que todos os profissionais do escritório tenham metas que prevejam o cumprimento antecipado dos prazos processuais.

Dessa forma, caso aconteça algo que atrapalhe o andamento dos trabalhos, é possível reajustar a rota e tomar as providências necessárias sem que os prazos processuais sejam afetados.

Defina as responsabilidades com clareza

A distribuição das tarefas precisa ser feita de forma clara, para que nada seja negligenciado. Um bom controle de prazos processuais inclui a gestão das incumbências de cada integrante da equipe. Para facilitar a vida do gestor, o ideal é que cada empregado conheça suas atribuições com clareza.

A distribuição das tarefas pode ser feita de várias formas. Ela pode levar em conta, por exemplo, as habilidades de cada pessoa, o tempo necessário para a realização de cada atividade e a quantidade de trabalho a executar.

As responsabilidades podem ser divididas por tipo, por cliente, por assunto ou até mesmo de acordo com a demanda de cada semana. O importante é que isso seja feito de forma que cada trabalho tenha um responsável, que será encarregado da realização das atividades.

Identifique as tarefas repetitivas

A gestão de tempo da equipe deve ser feita de forma a obter a otimização dos processos. Atividades de baixo valor agregado e repetitivas devem ser simplificadas, pensadas e, sempre que possível, automatizadas.

Não faz sentido gastar uma grande parte do tempo dos profissionais na execução de funções que podem ser feitas de forma automática por um programa de computador. A simplificação e a automação dessas tarefas diminui a necessidade de contratação de novos funcionários.

A organização do controle de prazos processuais passa, obrigatoriamente, pela manutenção de registros sobre o andamento dos casos. Tarefas que antigamente tomavam muito tempo, como a anotação das informações processuais nos sistemas, são feitas de forma automática num software jurídico moderno.

Com mais processos automatizados, é possível ampliar a atuação do escritório sem ter de contratar um grande número de profissionais para cuidar de ocupações que tenham pouco impacto na lucratividade do negócio.

Centralize os dados

As ferramentas tecnológicas para controle de prazos processuais permitem que os dados de clientes e processos, assim como a gestão do fluxo de trabalho, sejam centralizados e integrados para uso em diversas plataformas. Ter todas as informações em um sistema on-line aumenta a eficiência na hora de acessar os dados, obter relatórios e se manter atualizado sobre os processos.

As informações dos casos inseridos no software ajudam a produzir insights preciosos, que também podem ser aproveitados na gestão administrativa do escritório. A centralização dos dados em uma só plataforma permite que o gestor tenha uma visão holística do conjunto.

Com isso, ele pode pensar sobre o trabalho de forma mais estratégica. A partir disso, então, pode implementar mudanças com o objetivo de melhorar os procedimentos de forma global.

Implemente a automação

A automação jurídica é uma tendência do mercado que veio para ficar. Caso ainda não a tenha implementado para o controle de prazos processuais, está na hora de pensar a respeito do assunto. Afinal, a implementação de um sistema automatizado para controle dos processos traz inúmeros benefícios ao cotidiano dos advogados.

Quando se fala especificamente do controle de prazos, a vantagem mais relevante da automação é a redução de erros. Afinal, contratempos com prazos processuais podem causar a perda de um cliente e afetar negativamente a reputação do escritório.

Descubra as vantagens da automação

O uso de um software jurídico traz muitos benefícios para a rotina do escritório. Os principais deles são:

• maior produtividade e eficiência;
• geração de relatórios de forma ágil e precisa;
• melhoria da qualidade na prestação de serviços;
• aumento da produtividade dos profissionais do escritório;
• simplicidade no controle de dados;
• redução das falhas no controle de prazos processuais;
• integração com outros programas de gestão e organização;
• interface prática e amigável;
• segurança no armazenamento de dados.

A automação do controle de prazos processuais otimiza a gestão do escritório, pois padroniza as rotinas, diminui as possibilidades de falhas e centraliza as informações. Com mais agilidade, o escritório pode fazer mais tarefas que tragam ganhos e crescimento ao negócio, pois há menos perda de tempo com atividades que não são essenciais.

Agora que você já viu o poder que a automação pode ter no controle de prazos processuais, confira como fazer um controle de processos judiciais eficiente. Boa leitura!