Como fazer uma gestão financeira em escritório de advocacia eficiente

A formação profissional dos sócios e gestores de negócios relacionados ao direito, raramente envolve a preparação necessária para a gestão financeira em escritório de advocacia. Um controle adequado das finanças pode ser o diferencial entre um negócio bem-sucedido e um empreendimento em crise.

O mercado jurídico atual exige daqueles que desejam empreender muitas competências que vão além do conhecimento jurídico. Mesmo que esses conhecimentos não sejam parte da formação original, nada impede que o advogado se dedique em adquirir novos aprendizados que o auxiliem em sua jornada.

Estabelecer o controle do dinheiro que entra e sai do escritório é importante para assegurar a rentabilidade do negócio e, também, para viabilizar um planejamento estratégico baseado na realidade, não em impressões pessoais. Uma gestão financeira profissional é fundamental para maximizar o potencial de retorno do escritório.

A expertise na área de atuação e um serviço prestado com excelência não são suficientes para garantir que o trabalho realizado seja recompensado condignamente. Apenas a análise da situação financeira do escritório revelará se os esforços estão compensando ou se os rumos do trabalho devem ser repensados.

Para aprender mais sobre a gestão financeira em escritório de advocacia, continue a leitura deste artigo, pois vamos mostrar quais são os principais aspectos que precisam ser levados em consideração e, inclusive, as boas práticas que podem ser implementadas para melhorar a saúde financeira de seu negócio. Acompanhe!

Importância da gestão financeira nos escritórios de advocacia

O mercado jurídico é extremamente competitivo e, por esse motivo, quanto mais organizado e bem estruturado um escritório se torna, mais lucrativo será. A arquitetura da gestão financeira em escritório de advocacia deve ser feita visando o fornecimento de diagnósticos e informações para que os gestores consigam tomar decisões mais eficientes.

Por exemplo: o conhecimento a respeito dos custos de operação de um determinado ramo do direito pode fazer com que os gestores decidam que os honorários cobrados não têm sido suficientes para sua manutenção.

O que pode ser decidido com base nessa informação? Que há necessidade de aumentar os honorários, atrair novos clientes, aumentar a quantidade de serviços prestados. Pode-se chegar à conclusão de que não há nada a fazer, pois a falta de lucratividade daquele setor é compensada por clientes da mesma carteira que têm serviços valiosos contratados em outras áreas de atuação da banca.

Como vimos no exemplo acima, conhecimento é poder! Para entender os rumos do negócio é fundamental conhecer os números. O ideal é que os escritórios de advocacia realizem um planejamento financeiro anual, o qual de ser baseado nas informações do período anterior e com ter projeções e planos de ação para aprimoramento dos resultados no ano vindouro.

A gestão financeira é importante para a geração de indicadores que facilitam a tomada de decisão, com demonstrações objetivas sobre o percurso do escritório ao longo do ano. Caso ela seja negligenciada, você corre o risco de trabalhar muito, ganhar pouco e, até mesmo, pagar para trabalhar.

Desafios da gestão financeira

Os escritórios de advocacia podem ter os mais diversos perfis e áreas de atuação, além de ser influenciados pelo local da sede e filiais. Mesmo assim, a gestão financeira de todos eles encara desafios comuns, os quais estão relacionados ao mercado brasileiro.

A falta de preparo gerencial é um dos aspectos mais relevantes dentro dos contratempos enfrentados pelos escritórios de advocacia na gestão financeira. Para vencer esse obstáculo, é importante investir na contratação de pessoas qualificadas e com atuação especializada.

Além disso, também é preciso educar os sócios encarregados da gestão financeira. Existem muitos cursos e MBA voltados ao mercado jurídico, além de uma vasta gama de livros e material online, como este artigo e nosso blog, que podem amparar os profissionais na busca pelo aperfeiçoamento.

Outro desafio de grande proporção é a dificuldade de acesso ao crédito, tanto para a solução de crises e infortúnios quanto para investimentos e alavancagem do negócio. Para driblar esse problema é interessante investir numa gestão financeira eficiente, que pode minimizar os riscos e permitir a criação de uma reserva de capital para emergências, evitando a contratação de crédito a um custo exorbitante.

Também é possível ressaltar o peso que a necessidade de infraestrutura tem no custo de operação. Atualmente, a tecnologia e a automação jurídica oferecem diversas alternativas para fugir do modelo tradicional do grande escritório com muitos funcionários.

Conhecer os principais desafios da gestão financeira em escritório de advocacia é importante para ter uma atitude proativa frente aos problemas que podem surgir. Um planejamento que leva esses fatores em consideração é muito mais eficiente, pois cria um plano de ação e opções pautadas na realidade.

Sinais de que a administração financeira não está bem-feita

A administração do escritório de advocacia deve ser feita de forma profissional, visando a maximização da lucratividade. Alguns sinais de que as coisas não estão bem na gestão financeira são perceptíveis de imediato e exigem a tomada de ações para evitar grandes prejuízos. A seguir, listamos os principais. Confira.

Gastos pessoais misturados com gastos do escritório

Um problema muito perigoso é a mistura das finanças pessoais com as do escritório. Sendo assim, é importante ter em mente que as contas da empresa não podem ser confundidas como uma fonte de dinheiro para arcar com os gastos pessoais a qualquer momento. Caso seja feito qualquer tipo de pagamento de despesas de um sócio, a retirada deve ser registrada e subtraída dos valores que ele tem a receber do negócio.

O ideal é estabelecer uma periodicidade para o pagamento de pró-labore e distribuição de lucros e respeitar esse cronograma. A vida financeira do escritório deve ser gerida em separado, respeitando os fluxos de caixa e compromissos financeiros do negócio com seus fornecedores, até mesmo para evitar que o descontrole financeiro cause o endividamento.

Falta de controle financeiro

Quem ainda não faz nenhum controle financeiro no escritório está em apuros! É vital para a saúde financeira do negócio que todas as entradas e saídas sejam previsíveis e acompanhadas pelo gestor.

O controle financeiro pode ser feito utilizando planilhas ou aplicativos. A escolha da ferramenta deve ser feita de acordo com a facilidade de uso para que o hábito de manter tudo em ordem não seja um sacrifício.

O administrador deve acompanhar de perto o fluxo de caixa do escritório, que nada mais é que todo o ciclo de pagamentos e recebimentos de valores. O período para análise e realização dessas tarefas pode ser diário, semanal, quinzenal, mensal ou anual, pois tudo dependerá do tipo de rotina dos profissionais.

Para auxiliar nesse controle, é importante manter uma listagem das contas a pagar e um acompanhamento dos valores a receber. Quanto mais rápido se age, menor é a necessidade de contratação de crédito ou o consumo da reserva financeira do negócio.

O gestor deve ter em mente que, devido ao descompasso entre os valores a pagar e os recebimentos, o escritório deve manter um capital de giro disponível para poder arcar com os seus compromissos, pois essa prática contribui para manter as suas finanças estáveis.

Falta de conhecimento dos lucros

Faturamento e lucro são números completamente diferentes. Um escritório que fatura milhões pode ser menos lucrativo para os sócios que outro com renda bem mais modesta e que seja mais competente na administração financeira.

Para saber qual é a lucratividade real do escritório é preciso levar em conta os custos de operação. Esses custos incluem toda e qualquer despesa feita pelo advogado, como aluguel de espaço físico, pagamento de funcionários, contas de consumo, fornecedores, tributos, viagens para comparecer em audiências de outras Comarcas etc. Antes de subtrair esses valores do faturamento, não é possível dizer qual é o lucro produzido pelo trabalho.

Se um gestor não conhece os lucros que tem obtido, como saberá se está indo bem? É impossível diagnosticar o sucesso do negócio sem o conhecimento exato de seus ganhos.

Ainda, você só poderá distribuir os lucros aos sócios se eles existirem e se seus valores forem conhecidos. A distribuição deve ser feita em intervalos semestrais ou anuais, para evitar a descapitalização e problemas no fluxo de caixa.

Principais erros da gestão financeira

Os erros são considerados motivos de vergonha e, por isso, costumam ser escondidos ou até mesmo ignorados. O problema nesse tipo de atitude é não encarar esses erros como lições valiosas, que podem determinar uma marcante mudança de atitudes.

Veja, a seguir, os principais erros da gestão financeira e reflita sobre as soluções que podem surgir para evitá-los.

Falta de disciplina

A manutenção do controle financeiro em um escritório de advocacia não é um trabalho menor ou menos valoroso que a atuação jurídica. Não se pode deixar de fazer as atividades do departamento financeiro, nem mesmo fazê-las apenas quando há disposição.

Só é possível alcançar o sucesso com foco e disciplina. Ser disciplinado na gestão financeira envolve a criação de hábitos e rotinas que devem ser seguidos à risca. Evite procrastinar e trabalhe com consistência, realizando todas as ações programadas, mesmo que as forças externas contribuam para que você não tenha vontade de executar essa tarefa. Não pense no momento de fazer, apenas faça.

O trabalho na gestão financeira deve ser encarado com o mesmo senso de importância de qualquer outra área do escritório. Os controles só funcionam se forem feitos com persistência. O abandono das finanças pode trazer surpresas bastante desagradáveis, por isso, é importante manter a disciplina na gestão financeira em escritório de advocacia.

Interferência dos sócios

Os sócios têm um papel essencial na gestão do escritório de advocacia, especialmente como visionários e tomadores de decisão. Entretanto, devem respeitar o trabalho dos profissionais encarregados da gestão financeira.

Não se pode permitir que os sócios interfiram nas finanças baseados em suas impressões pessoais, sem correlação com os números e com o planejamento financeiro realizado de antemão.

Os sócios auxiliam a área financeira a decidir os rumos do negócio, mas não devem ignorar os procedimentos preestabelecidos e as particularidades de uma boa administração. Criar exceções para regras, alterar procedimentos sem necessidade e criar conflitos com a gestão financeira são erros que precisam ser evitados.

Ausência de controle dos gastos

Deixar de controlar os gastos pode causar problemas sérios para o escritório. Isso porque é impossível identificar se os ganhos têm sidos suficientes e, também, se haverá lucros para distribuir ao final de cada exercício financeiro, se você não sabe quanto o escritório tem desembolsado para se manter.

Um bom controle de despesas é capaz de melhorar a lucratividade sem aumentar o faturamento! Como isso é possível? Com a redução de despesas.

Algumas estratégias são muito interessantes para o controle dos gastos, como:

• pesquisar fornecedores;
• priorizar o pagamento de dívidas;
• analisar os tributos e regimes tributários existentes;
• verificar os gastos com a manutenção de um relacionamento bancário.

Um gestor pode analisar a real necessidade de determinados produtos e serviços, pesquisar novos fornecedores e conseguir preços mais vantajosos, economizando dinheiro. Analisar as principais despesas da empresa e verificar alternativas é um trabalho extremamente relevante e que deve ser feito sempre que possível.

Falta de investimento

Um empreendimento que vive para gerar receitas e pagar despesas não cresce. Os investimentos devem ser feitos regularmente, seja para aprimorar a estrutura já existente, ou para aumentar a captação de clientela.

Os investimentos realizados pelo escritório podem ser feitos pensando nas metas e prioridades de diversos setores, como:

• investimentos em tecnologia para aumento da produtividade;
• treinamento de funcionários para aprimoramento ou aquisição de novas competências;
• melhoria do ambiente físico;
• aumento dos benefícios para atrair bons profissionais;
• investimento em marketing jurídico para conquistar novos clientes;
• investimento em fortalecimento da marca do escritório;
• aprimoramento da comunicação com clientes;
• segurança da informação e armazenamento eficiente de dados.

Não utilizar indicadores

Os indicadores financeiros são números e índices utilizados para demonstrar a saúde financeira de um negócio. O escritório que não utiliza indicadores financeiros para o planejamento e tomada de decisões negligenciam informações que podem mudar os rumos do empreendimento.

Os principais indicadores que podem ser acompanhados na gestão financeira em escritório de advocacia são:

• lucratividade de contratos de honorários vigentes;
• custo de aquisição de novos clientes;
• rentabilidade por advogado;
• nível de endividamento do escritório;
• nível de inadimplência de clientes;
• retorno sobre investimentos.

Falta de reserva financeira

As instabilidades da economia, perda de clientes ou necessidade de gastos maiores que o previsto são questões que estão fora do controle dos administradores do escritório de advocacia. Entretanto, os chamados imprevistos acontecem com bastante frequência e, por isso, você precisa se planejar e estar preparado para enfrentá-los.

Para criar uma reserva financeira é importante incluir a separação dos valores no planejamento financeiro. Dessa forma, uma parte do faturamento é direcionada à construção dela.

A melhor estratégia para vencer um momento de dificuldade, sem que isso se torne um desastre, é manter uma boa reserva de emergência. Assim, seu escritório conseguirá se manter em funcionamento até encontrar a melhor estratégia para evitar o agravamento da crise.

Dicas práticas para gerir financeiramente o seu escritório

Agora que já é possível visualizar o tamanho da importância da gestão financeira em escritório de advocacia, hora de trabalhar! Quer saber como aprimorar hoje mesmo a administração financeira de seu negócio? Utilize as dicas abaixo para começar!

Faça um planejamento

Em sua celebrada obra “Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes”, Stephen Covey apresenta uma conhecida história de um lenhador que, na tentativa de ser muito eficiente, nunca parava de bater em árvores com seu machado. O resultado disso foi a perda de produtividade ao longo do tempo, pelo simples fato de que o lenhador não interrompia o fluxo normal de seu trabalho para afiar seu machado.

Fazendo uma analogia com a narrativa acima, o planejamento é um momento de afiar o machado do gestor financeiro! Quem deixa de fazê-lo, perde aos poucos a efetividade, pois parar para planejar é parte importante do trabalho.

Sendo assim, faça um planejamento financeiro, preferencialmente anual, levando em conta os resultados obtidos no período anterior e os objetivos do escritório para o próximo. Os principais passos para realizá-lo são:

• acessar as planilhas ou controles de despesas e receitas relativas ao ano anterior. Caso esses controles não existirem, o primeiro item para o planejamento deve ser passar a fazer esses controles;
• listar as principais fontes de receitas e sua previsão no momento atual;
• listar os custos e sua previsão para o próximo período;
• verificar se as receitas atuais satisfazem o custo de operação. Em caso negativo, é necessário planejar a redução dos custos e as estratégias que serão adotadas para aumentar o faturamento;
• calcular os investimentos necessários em novos equipamentos, marketing jurídico, infraestrutura e aplicativos jurídicos que podem aprimorar a eficiência;
• estimar o lucro previsto para o próximo período, apurado após a subtração dos custos e investimentos do valor das receitas.

Depois de elaborar as análises e relatórios do planejamento financeiro é importante que o assunto seja discutido com todos os sócios do escritório, assim, todos podem contribuir para a criação de um plano de metas. As metas devem ser baseadas nos seus objetivos financeiros, como aumentar o faturamento, diminuir custos, conquistar mais clientes etc.

O planejamento só funciona se for pensado para ações cotidianas, objetivas, com prazos e possibilidade de acompanhamento. Conhecer os números do escritório e as perspectivas do mercado permitem que os sonhos se tornem possíveis.

Delegue funções

Ninguém consegue fazer tudo sozinho. Sendo assim, saber delegar é essencial para garantir que todo o trabalho seja realizado da forma mais eficiente possível. Terceirizar os serviços para alguém com mais habilidade ou, então, que seja encarregado de se dedicar exclusivamente a algumas funções que tomam muito tempo na gestão financeira pode ser a melhor decisão a se tomar.

As contratações devem ser feitas levando em consideração as necessidades operacionais, a qualidade dos serviços prestados e também a disponibilidade do orçamento. Muitas vezes, é necessário preparar as finanças para suportar uma nova contratação.

Realize análises periódicas

Só é possível manter o planejamento nos rumos corretos ou, até mesmo, revisar os próximos passos se o acompanhamento for feito de forma periódica. De tempos em tempos é interessante analisar as contas, verificar se as metas e projeções estão se cumprindo ou se é necessário agir para modificar alguma coisa.

Crie métodos de cobrança de honorários

Os honorários advocatícios são a fonte de renda do negócio, por esse motivo, não podem ser cobrados com base nos sentimentos dos advogados. O profissional de sucesso conhece seus custos, o tempo necessário para a realização de uma tarefa e pensa no valor justo de sua remuneração a partir desses fatores. O mercado da advocacia é um ramo de atuação negocial, então, nada mais justo do que receber pelos serviços prestados.

É necessário projetar não somente o custo da hora trabalhada, mas também o custo de cada tipo de serviço. Alguns trabalhos ficam anos com o escritório, enquanto outros duram apenas poucos meses. Essas variações influenciam no custo real de cada tipo de serviço e, por isso, devem ser levadas em consideração no momento da elaboração da proposta de honorários do escritório.

Esses critérios objetivos são essenciais para evitar que você trabalhe sem ter lucro real. Depois dessa análise entra em cena o critério subjetivo, que pode ser a relação com o cliente, o interesse em ingressar em uma nova área, possibilidade de êxito da demanda e outros fatores que só o advogado poderá definir.

Por fim, após a definição do valor dos honorários e o ajuste com o cliente, é importante não deixar de documentar o que foi pactuado. A elaboração de um contrato de honorários é crucial para garantir que os valores possam ser cobrados em caso de inadimplemento, evitando a possibilidade de arbitramento de valores por um juiz e prejuízos financeiros importantes para o escritório. Faça todas as contratações por escrito, observando as normas legais e assegurando o recebimento dos valores contratados.

A gestão financeira em escritório de advocacia pode ser um ponto fraco da atuação ou uma alavanca que ajuda a impulsionar o negócio para o sucesso e longevidade. A escolha é sua! Para realizar um bom controle das finanças é importante realizar ações rotineiras e consistentes, analisar os resultados e refletir sobre as estratégias adotadas.

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