Advocacia 3.0: tudo o que você precisa saber

A evolução da tecnologia mudou a maneira como as pessoas se comunicam, locomovem e também como trabalham. Os advogados viram seus escritórios se encherem de apetrechos tecnológicos ao mesmo tempo em que pilhas de papéis e salas de arquivos se tornaram cada vez menores. A advocacia 3.0 ou advocacia digital é uma nova forma de exercer um ofício tão antigo.

Ao contrário do que se vê frequentemente divulgado com bastante alarde, ela não se trata de substituir os advogados por computadores e nem do fim da advocacia. A transformação ocorre na ruptura com os métodos de trabalho anterior. Auxiliados pela tecnologia, os advogados conseguem alcançar resultados melhores, em menor tempo e podem ter mais qualidade de vida.

Neste artigo, vamos ajudá-lo a entender melhor como a tecnologia transformou o trabalho dos escritórios e como fazer uma transição definitiva para a era digital.

1. Evolução da advocacia

Os advogados continuam sendo profissionais essenciais em nossa sociedade, mas não é possível dizer que a prática jurídica é a mesma desde o surgimento da profissão. As diversas evoluções e revoluções da tecnologia ganharam espaço dentro do mercado jurídico, agregando ao cotidiano novas formas de prestar serviços.

A tecnologia mudou a forma como os advogados trabalham e interagem com seus clientes e parceiros. Importante salientar que essa mudança ocorre de forma global, em todos os setores da sociedade e que não é possível conter esse tipo de transformação.

Assim sendo, os escritórios devem se adaptar ou vão acabar sendo ultrapassados por seus concorrentes. A tecnologia é cada vez mais acessível e seu uso traz muita economia e oportunidades de novos negócios, logo, não há justificativa para não agregar as novidades aos serviços de seu escritório.

1.1. Advocacia 1.0 (Artesanal)

O modelo tradicional da advocacia, também conhecido como advocacia artesanal, era regra há não muito tempo. O advogado era encarregado de cuidar de tudo por conta própria, desde os serviços jurídicos até mesmo as diligências e as incumbências administrativas. Tudo que fosse necessário fazer era criado do zero, pois não havia editor de texto nem computador que permitissem a replicação de modelos.

Os serviços eram feitos por um ou poucos profissionais, alguns estagiários ou aprendizes e compreendiam:

• conversar e se reunir com clientes e prospects;
• redigir contratos e realizar o controle do pagamento de honorários;
• acompanhamento processual, com diligências em fóruns e comparecimento em audiências;
• redação de peças processuais;
• administração do escritório;
• realização de rotinas financeiras.

Além da enorme carga de trabalho, tudo era feito sem nenhuma automação, de forma manual. Alguns exemplos das dificuldades da advocacia 1.0:

• as fichas de andamento processual eram preenchidas à mão, em formulários que eram armazenados em fichários e não podiam ser perdidos ou danificados, sob pena de se perderem informações valiosas sobre os processos;
• havia necessidade de comparecer ao fórum para realizar o acompanhamento processual e ir presencialmente a todos os cartórios judiciais pelo menos uma vez por semana;
• as intimações de processos judiciais eram feitas nos diários oficiais em papel, sendo essencial a contratação de um serviço de leitura e “recortes” das publicações pertinentes aos advogados dos escritórios;
• praticamente não existia pesquisa e informações catalogadas na internet, então, para encontrar um simples precedente na jurisprudência, muitas vezes o advogado precisava se locomover até uma biblioteca e passar um ou vários dias pesquisando.

A consequência desse tipo de trabalho era um serviço minucioso, de alta qualidade, mas extremamente lento e sem possibilidade de trabalho em grande escala. Com isso, a advocacia era uma atividade cara, cansativa e que poucos podiam pagar. O escritório demorava muito para conseguir crescer, os advogados não conseguiam se especializar em nenhum ponto do processo criativo e criar uma reputação no mercado era trabalho de muitas décadas.

Nesse cenário, os escritórios mais antigos e já renomados dominavam o mercado. Essa prevalência e a baixa permeabilidade eram entraves importantes à inovação. Com o aprimoramento da cadeia produtiva e o advento da internet, o cenário começou a mudar.

1.2. Advocacia 2.0 (Transição)

Logo que surgiram os computadores de uso comercial, os escritórios começaram a agregar essas ferramentas em seu cotidiano. Essa fase de transição da advocacia fez com que alguns elementos tecnológicos passassem a fazer parte do dia a dia dos profissionais e a vida dos advogados ficou um pouco mais fácil que no período anterior.

A presença física em diversos locais começa, aos poucos, a deixar de ser importante. A comunicação com clientes, parceiros e prospects começa a ser dividida entre presencial e remota, com o uso de e-mails para comunicações mais simples. As pesquisas de Jurisprudência passam a ser feitas pelo computador, acessando o sistema dos tribunais.

As petições abandonam o uso da máquina de escrever e passam a ser feitas em editores de texto, que permitem correções e acréscimos ao conteúdo em segundos. As mesmas peças passam a ser reaproveitadas em casos semelhantes, diminuindo a necessidade de fazer tudo sempre “do zero”.

O Judiciário também acompanha a mudança social e incorpora a tecnologia à sua forma de trabalho. O aumento das demandas causa a criação de juizados especiais, o que expande a procura pelas assessorias jurídicas.

O aumento na agilidade e a quantidade crescente de demandantes amplia e populariza a contratação de advogados, que agora atendem aos mais diversos perfis de clientela. Dentro dos escritórios, também aumenta o movimento para a delegação de tarefas não jurídicas a outros profissionais, com a contratação de um corpo de funcionários administrativos e paralegais.

Com a intensificação do uso dos computadores para a gestão de tarefas, surgem os primeiros softwares jurídicos. Nesse momento, essas ferramentas ainda são bastante limitadas e funcionam como uma espécie de banco de dados que substitui as fichas de andamento em papel.

Os tribunais também começam a disponibilizar informações online sobre o andamento de processos, fazendo com que os advogados compareçam menos ao fórum. As publicações passam a ser feitas no ambiente eletrônico.

Todo esse cenário parece bastante evoluído em comparação com o anterior, mas ainda há muito a aprimorar. A advocacia 3.0 trouxe ainda mais elementos tecnológicos para a prática jurídica, conforme veremos a seguir.

1.3. Advocacia 3.0 (Digital)

Nesse novo formato, o advogado deixa para a automação todas as tarefas repetitivas de seu escritório. Além disso, agora esses profissionais podem contar com opções customizadas da inteligência artificial para o aumento da eficiência de sua atuação. Isso faz com que os advogados tenham mais tempo para se especializar, o que permite oferecer soluções inovadoras para seus clientes.

A expansão no uso da automação e da inteligência artificial nos escritórios de advocacia permite que os membros da equipe realizem menos tarefas de baixa importância. Os profissionais se especializam mais em atuar nas suas incumbências e a autoridade do escritório no mercado aumenta.

2. Limitações do modelo antigo

Tanto na advocacia tradicional (1.0) quanto na de transição (2.0), os advogados enfrentavam uma série de dificuldades que hoje podem ser superadas com o uso adequado de soluções tecnológicas.

A primeira dificuldade que surge dessa forma ultrapassada de trabalhar é a sobrecarga do profissional, que precisa ser bom em realizar diversas funções. Isso faz com que o advogado não possa se tornar altamente especializado em um ponto específico de seu trabalho.

Além disso, existe uma grande dificuldade em expandir o negócio. Como os serviços são feitos de forma lenta e tomam muito tempo dos profissionais, uma expansão da carteira implica aumentar o tamanho do espaço físico para contratar novos funcionários, com aumento significativo do custo operacional e da complexidade da gestão. Crescer só vale a pena para quem conquista um novo cliente com muitos casos, algo bastante difícil de conseguir.

A necessidade de contratar muitas pessoas para conseguir atender a novas demandas era uma limitação do crescimento dos escritórios. O grande número de funcionários e as menores chances de especialização também alimentavam uma grande competitividade interna, criando ambientes de trabalho hostis que não valorizavam a colaboração.

Os membros da equipe gastavam horas preciosas em busca de novos clientes para o escritório ou em outras atividades que trouxessem a eles destaque pessoal, em detrimento do desempenho da equipe como um todo.

Nessa situação, a advocacia era uma atividade complexa e altamente estressante. A tecnologia começa a ser agregada ao cotidiano e aparece como aliada para resolver os dilemas do período anterior.

3. Advocacia 3.0

Os advogados que atuam no mercado jurídico encontram um cenário cada vez mais distante daquele que existia na época do início de sua carreira. A tecnologia agora não é mais uma novidade e já foi incorporada em todos os setores da vida de uma pessoa, fazendo parte também do escritório de advocacia contemporâneo.

Uma série de mudanças de paradigma aconteceu e continua a acontecer em razão das crescentes novidades. Os escritórios que incorporaram a chamada advocacia 3.0 estão liderando uma mudança que em breve será parte de todo o mercado.

Como as tecnologias são melhor assimiladas pelos mais jovens, novos escritórios têm conseguido alcançar espaço em mercados antes dominados pelas grandes bancas. Isso faz com que a busca por implementação de novas tecnologias aumente cada dia mais no setor jurídico.

A produtividade crescente dos escritórios que incorporaram a automação os torna praticamente imbatíveis. As responsabilidades podem ser divididas entre os membros da equipe e as tarefas repetitivas são cuidadas por sistemas inteligentes. Como as demandas podem ser direcionadas para aqueles que têm afinidade com sua realização, as atividades são concluídas com maior perfeição.

A delegação das rotinas para sistemas automatizados diminui o número de erros e o trabalho do escritório se torna mais confiável. A mitigação dos riscos contribui para o crescimento do escritório e fortalece sua reputação.

Outra característica bastante comum nos escritórios de advocacia 3.0 é o contato cada vez mais à distância com clientes, órgãos públicos e até mesmo com membros da equipe. As possibilidades de trabalho remoto aumentam a satisfação com o serviço e permitem a criação de modelos mais flexíveis.

A popularização da internet fez com que a busca pela reputação e pelo histórico dos profissionais aumentasse. Mesmo quem recebe indicações de conhecidos não deixa de realizar sua pesquisa online sobre os profissionais que pretende contratar.

Nesse contexto, a presença online adquire uma importância vital para os escritórios digitais. Os advogados não ficam mais limitados aos seus círculos sociais para a captação de clientes. Mesmo dentro das restrições impostas pela OAB, é possível realizar um excelente trabalho que aproveite a presença online e forneça conteúdo relevante e informativo.

As estratégias de marketing jurídico digital e a produção de conteúdo para a internet auxiliam no contato com o público e com os possíveis clientes. Além disso, a divulgação de conteúdo informativo faz com que os clientes já tenham conhecimento sobre quais são as informações relevantes para o caso.

4. Vantagens da advocacia 3.0

A advocacia 3.0 é uma maneira mais inteligente e eficiente de trabalhar, agregando a tecnologia e a inteligência artificial aos serviços jurídicos. Veja as vantagens de trazer seu escritório para o universo digital:

4.1. Economia

A necessidade de uma equipe dedicada à alimentação de bancos de dados e a agendamento de prazos desaparece. Isso reduz a obrigatoriedade de contratação de muitas pessoas para dar conta de um grande volume de trabalho. Pode-se fazer mais com menos, aumentando a lucratividade do negócio.

4.2. Agilidade

Os advogados que utilizam a tecnologia a seu favor ganham muito tempo, pois deixam de fazer tarefas mecânicas, repetitivas e de baixo valor agregado. Com isso, podem realizar as tarefas realmente importantes e acessar as informações de seus casos de forma simples e organizada em seus sistemas.

O aumento da produtividade e a redução da sobrecarga sobre os advogados cria um ambiente de melhor aproveitamento dos talentos dos membros da equipe. A divisão inteligente das atribuições faz com que todos tenham uma atuação mais ágil e eficiente.

4.3. Sustentabilidade

A redução do uso do papel, tanto pela implementação de aplicativos jurídicos quanto pelo advento dos documentos digitais, faz com que uma espiral positiva de sustentabilidade alcance os escritórios de advocacia. Menos papel significa uma necessidade menor de espaço físico, pois os grandes arquivos de antigamente são eliminados.

Também há menor necessidade de permanência da equipe no ambiente do escritório, pois os documentos podem ser acessados de qualquer lugar. Isso cria a possibilidade de jornadas de trabalho remoto, com horários flexíveis e em regime de home office.

O trabalho feito de forma remota diminui a necessidade de deslocamentos e reduz o uso de combustíveis. O regime de trabalho em home office contribui para a qualidade de vida dos empregados, que economizam tempo e poupam recursos do planeta.

4.4. Onipresença

O uso de armazenamento na nuvem, a comunicação remota e o uso de documentos digitais fazem com que o trabalho não seja limitado à presença física no escritório. O serviço deixa de ser feito exclusivamente no estabelecimento e diversas atividades podem ser feitas em qualquer lugar, como:

• documentos e petições podem ser redigidos, revisados e protocolados de qualquer lugar;
• contratos eletrônicos podem ser discutidos e assinados sem que as partes e seus advogados precisem se encontrar pessoalmente;
• reuniões podem acontecer em vários dias e horários, moldando-se às necessidades de fuso horário ou às preferências dos clientes.

Toda essa mobilidade permite que os advogados passem menos tempo tentando estar presentes, com deslocamentos, trânsito e stress e que consigam se dedicar melhor a suas responsabilidades. Onde fica o escritório? Agora ele está em todos os lugares!

4.5. Foco na colaboração

Com a mudança na maneira de trabalhar, a colaboração tem se tornado o padrão da advocacia. A complexidade das relações torna a interdisciplinaridade uma tendência, o que faz com que os advogados trabalhem mais em conjunto com colegas de outras áreas do escritório.

A competitividade interna praticamente desaparece para dar lugar a um ambiente de trabalho em que as habilidades são complementares e todo tipo de talento é aproveitado. As tarefas menos centralizadas reduzem a hierarquização do conhecimento, contribuindo para que todas as opiniões sejam levadas em consideração.

5. Software jurídico

Um dos principais movimentos da advocacia 3.0 é a incorporação das ferramentas digitais para facilitar tarefas cotidianas. Não se trata de usar bancos de dados para armazenar informações, mas sim ferramentas mais abrangentes e disruptivas, que trazem o que há de mais avançado para o trabalho jurídico.

Se você está pensando em utilizar mais tecnologia em seu escritório, leia também: Software jurídico: como escolher a melhor solução para o escritório?

5.1. Aplicativos para controle de prazos e acompanhamento processual

Os sistemas jurídicos mais rudimentares nada mais eram que bancos de dados em que os funcionários do escritório inseriam e organizavam as informações dos processos. Apesar de trazer a vantagem da padronização e centralização das informações, esse tipo de software ainda exigia uma constante manutenção e inserção de informações para mantê-lo atualizado.

A nova geração de aplicativos jurídicos veio para resolver esse tipo de problema: agora os bots podem ser programados para realizar a busca das informações processuais nos órgãos públicos de forma automática. Além disso, esses sistemas automatizados podem se encarregar de realizar a contagem e o agendamento de prazos processuais, além de contar com uma interface amigável e integração com os mais diversos tipos de sistemas baseados na nuvem.

A gestão de processos judiciais foi simplificada para que o advogado mantenha o foco de sua equipe na execução das tarefas. Com os aplicativos multiplataforma, o trabalho pode ser feito de qualquer lugar, pois as informações dos processos estão disponíveis online, em tempo real.

Se você quer saber mais sobre como a tecnologia pode revolucionar o controle de prazos, veja: Otimize o controle de prazos processuais por meio da automação.

5.2. Ferramentas para localizar correspondentes

A internet tem permitido cada vez mais que as contratações sejam feitas de forma remota. Existe ainda uma grande valorização da avaliação dos contratantes anteriores, que transforma a experiência de contratação remota em um sistema de reputações muito interessante para os envolvidos.

A contratação de um correspondente jurídico não precisa mais ser um trabalho longo e penoso de busca em listas. Já existem no mercado diversas ferramentas com um número maior de informações relevantes que auxiliam no recrutamento certeiro.

Um sistema como o DILIGEIRO permite que os advogados contratantes e contratados se conectem de forma rápida e simples, totalmente online. Nesse tipo de ferramenta, não estão disponíveis apenas as informações de contato, mas também avaliações, que permitem uma escolha mais segura e aumentam as chances de novas parcerias.

5.2. O “robô-advogado”

Uma inovação que causa espanto e rejeição para os advogados que não a conhecem é o uso de inteligência artificial ou do chamado “robô-advogado”. Muito se fala que tais tecnologias seriam o fim da advocacia ou que os profissionais perderiam seus empregos, mas tais afirmações vêm de um profundo desconhecimento de como essa tecnologia funciona.

A automação e o uso de robôs inteligentes não têm como enfoque substituir o trabalho humano. A ideia por trás da utilização dessas ferramentas é facilitar o cotidiano dos profissionais, para que com a programação adequada à sua realidade, eles possam deixar de fazer tarefas repetitivas e se dediquem mais ao trabalho criativo e inovador em seus campos de atuação.

Nesse sentido, não se deve falar de um robô que toma o espaço do profissional, mas sim de um valioso assistente para que os escritórios façam trabalhos cada vez mais eficientes e rentáveis.

Com mais tempo disponível, os advogados podem cuidar melhor da relação com seus clientes e funcionários, abandonando a sobrecarga e ampliando a atuação colaborativa e que prioriza os resultados.

Alguns exemplos do que a tecnologia já pode automatizar para os advogados:

• fluxo de trabalho;
• monitoramento legislativo, de ações e jurisprudência;
• big data de ações judiciais e clientes;
• gestão de casos judiciais;
• geração de relatórios;
• aplicativos para trabalho remoto;
• plataforma de automação para redação e gestão de contratos;
• organização de documentos armazenados na nuvem.

Conhecer a tecnologia e como ela pode ajudar é o primeiro passo para perder o medo de incorporar esses elementos ao trabalho jurídico. Com soluções apropriadas, os advogados passam a realizar tarefas realmente relevantes e deixam de lado as atividades repetitivas. A competitividade dá lugar à colaboração e os pequenos escritórios passam a alcançar clientes que antes exigiam uma grande infraestrutura.

A transição para a advocacia 3.0 é uma tendência inevitável e bastante positiva. Manter-se atualizado e incorporar a tecnologia deixou de ser uma opção. Hoje, trata-se de uma obrigação para se adequar à advocacia digital.

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