8 dicas para reduzir custos em escritório de advocacia

Empreendimentos precisam seguir parâmetros e metas impostas pela administração para que, assim, consigam manter uma certa estabilidade financeira.

Contudo, a crise financeira pela qual o Brasil passa tem afetado vários setores da economia. Profissionais pertencentes a diversas áreas vêm sentindo os seus efeitos, inclusive advogados.

Para driblar as consequências desse momento, nada mais acertado do que buscar estratégias para reduzir custos em escritório de advocacia. A manutenção do escritório gera despesas que necessitam ser controladas e contabilizadas, a fim de continuar funcionando saudavelmente e gerando lucros.

Neste artigo, vamos apresentar oito dicas de como é possível reduzir custos em escritório de advocacia. Acompanhe a leitura!

1. Encare como uma estratégia

O mais importante é que os gestores e administradores encarem que a redução das despesas como uma forma estratégica de desenvolvimento e do empreendimento. Ou seja, é preciso adotar medidas que visam o crescimento do escritório, sem que isso seja visto como uma atitude de risco.

Dessa maneira, se forem implementadas algumas mudanças e, principalmente, um plano de redução de custos, é possível até mesmo fazer alguma economia e sobrar mais dinheiro para investimento no fim do mês.

2. Atue em um escritório virtual

Passar a fazer uso de home office tem sido uma prática cada vez mais comum entre empregados de escritórios e de empresas.

Essa espécie de “escritório virtual”, se for encarada com disciplina, costuma trazer resultados positivos. O trabalho remoto pode ser benéfico por aumentar a produtividade dos advogados, que não precisam ir até o ambiente físico do escritório e, assim, não perdem tanto tempo e sofrem menos desgaste.

Além disso, uma das vantagens é diminuir os gastos do escritório, como luz, água etc., o que acaba gerando economia. E consequentemente, permite que sejam feitos investimentos em outras áreas.

3. Adote espaços e serviços compartilhados

O chamado coworking, ou serviço compartilhado, pode ser outra boa opção para reduzir custos em escritório de advocacia. Isso significa que os profissionais podem dividir espaços físicos que costumam ser ofertados por preços menores. Trata-se de uma espécie de escritório compartilhado.

4. Terceirize alguns serviços

É muito comum que grandes escritórios com muitas demandas ou com processos pertencentes a outras comarcas terceirizem alguns dos seus serviços. Isso significa delegar certos tipos de tarefas para outros advogados correspondentes, gerando otimização do tempo dos profissionais que trabalham no escritório.

Eles não precisarão se deslocar até o local da diligência, muitas vezes em outro município ou em local afastado, acarretando economia nas viagens. E assim, eles poderão se dedicar mais efetivamente a tarefas mais importantes.

Essa prática é positiva, pois também ajuda a construir parcerias, e aumentar o networking, ou a rede de contatos.

5. Monte um relatório de custos

Uma ótima ideia é reduzir os custos por meio de planejamento estratégico financeiro. Trata-se de uma espécie de controle que garante maior transparência e agilidade no controle financeiro. Mas, para isso, é essencial que o gestor tenha uma boa visão de tudo o que acontece no escritório.

O controle de custos por meio de relatórios garante que sejam identificadas informações financeiras cruciais — índices de desempenho dos advogados e sócios, tempo despendido para terminar uma certa tarefa, valores cobrados — para o faturamento do empreendimento e a rentabilidade do escritório.

Isso significa também identificar fatores como recursos financeiros, as despesas fixas e variáveis e o lucro obtido e, a partir daí, traçar metas realistas para os próximos meses. Ou seja, a partir dessa análise, é possível verificar como anda o desempenho do empreendimento e, assim, poder definir novas metas e estratégias.

6. Corte gastos desnecessários

Analise as despesas que podem ser cortadas no momento. Mesmo que pareçam irrelevantes, podem fazer grande diferença no orçamento final. Identifique e contabilize todos os tipos de gastos e, a partir daí, avalie aqueles dispensáveis que podem ser descartados.

Itens de decoração, copos descartáveis, cópias exageradas de documentos, luzes acesas desnecessariamente etc. Tudo isso pode fazer diferença no fim do mês, se for contabilizado. Dessa forma, você verá que é possível economizar com pequenos detalhes e sem que isso acarrete mudanças extremas na rotina do escritório nem prejudique os funcionários e clientes.

7. Revise os benefícios

Analisar os benefícios oferecidos aos colaboradores é outra dica muito importante. Claro que adotar práticas que garantam auxílio e amparo à equipe profissional é um estímulo para o seu desempenho. Contudo, essa espécie de incentivo deve estar de acordo com os objetivos do escritório e não deve comprometer o orçamento do empreendimento.

Identifique quais são os tipos de benefícios realmente indispensáveis e mais importantes para o empregado, como os planos de saúde e dentário, e subsídio educacional. Os demais, considerados desnecessários ou que não são usufruídos, podem ser descartados, pelo menos no momento.

8.Utilize aplicativos jurídicos para escritórios e advogados

O advento da tecnologia revolucionou a maneira como os advogados vêm trabalhando em escritórios. Hoje em dia, os softwares jurídicos, sistemas e aplicativos são um instrumento essencial para aumentar a produtividade dos profissionais do ramo. Eles surgiram para organizar a rotina do advogado e dar maior sistematização para o empreendimento advocatício.

Existe uma variedade de recursos digitais disponíveis no mercado, cada um com suas funcionalidades específicas. Eles garantem a otimização do trabalho e um maior controle do tempo e gestão das demandas judiciais, como o DILIGEIRO, que conecta contratantes e correspondentes jurídicos do Brasil inteiro e o LEGALNOTE, que notifica sempre que o processo do seu cliente for atualizado.

Cabe ao seu escritório escolher aquele que mais se adéqua às necessidades pessoais da sua equipe. Por essas razões, vale considerar a ideia de implementar o uso de a tecnologia aplicada ao segmento jurídico em seu escritório. O uso de aplicativos é considerado um dos meios mais eficientes para otimizar esse controle financeiro e torná-lo mais propício e atrativo para futuros clientes.

Como vimos, existem alguns métodos que podem ser utilizados para quem busca reduzir custos em escritório de advocacia. Um empreendimento desse tipo que queira sobreviver ao mercado deve manter-se sempre atualizado e adotar medidas específicas que visem a reduzir e controlar as despesas.

Este artigo foi esclarecedor? Quer saber mais sobre o assunto? Então, descubra agora como administrar um escritório de advocacia!