O guia completo sobre gestão de custos para escritório de advocacia

Como anda o gerenciamento dos gastos no seu escritório de advocacia? Talvez você responda que as contas estão em dia e que há um controle financeiro rigoroso com boa gestão de custos e uma margem de lucro de dar inveja.

Por outro lado, pode ser que o cenário seja bem diferente e seu escritório esteja enfrentando uma fase difícil. A receita pode não suprir as despesas decorrentes de gastos que poderiam ser controlados antes, por isso, a gestão de custos é tão importante.

Este guia foi desenvolvido para que você tenha em mãos um material completo e rico para consultar — em meio a peças e processos — sempre que tiver alguma dúvida sobre a gestão e a saúde financeira do seu escritório. Boa leitura!

O que é gestão de custos?

A gestão de custos é o gerenciamento minucioso dos gastos para dar o alicerce necessário a um crescimento saudável da empresa. Quanto mais controle financeiro você tiver sobre o seu negócio, melhor será para visualizar as oportunidades e para tomar decisões mais acertadas.

É comum ver profissionais especializados em outras áreas terem dificuldades para lidar com as questões financeiras e, por isso, deixarem de lado os cuidados com os gastos, principalmente, se houver um volume de trabalhos e pagamentos expressivos sugerindo que tudo vai bem com o caixa.

Pensar que um saldo bancário positivo é sinônimo de lucro muitas vezes leva as empresas recém-constituídas rapidamente a um cenário delicado quando se percebe que a distribuição do dinheiro não encontra o destino correto.

O que isso quer dizer? Que é importante mapear as despesas e elaborar um fluxo para prospectar a receita baseado em todas as contas a pagar em um determinado período com o objetivo de que ela cubra o saldo com folga.

Mesmo os valores correspondentes às retiradas de sócios, por exemplo, devem ser apontadas nesse fluxo. Assim, todo o dinheiro que entrar no caixa será utilizado para pagamento das contas sem o risco de alguma se perder no fundo da gaveta.

A gestão de custos existe para pensar esses fatores antecipadamente e planejar os gastos dentro das perspectivas de crescimento do negócio. Não basta fechar os contratos e faturar um valor acima da média sem controlar as contas ou prever algum tipo de imprevisto.

Quais são os objetivos da gestão de custos?

Ter o controle exato da origem dos gastos, da necessidade de despesas e do destino das receitas — esses devem ser os principais objetivos da gestão de custos. São esses três pilares que sustentam e dão equilíbrio à existência de uma empresa.

O negócio em si é a grande motivação para diariamente colocar a engrenagem da empresa para girar no mercado, mas, as operações financeiras determinam a velocidade e o controle mantém a constância desse giro.

Certamente, cada causa com desfecho vitorioso no seu escritório é motivo de comemoração por um bom trabalho realizado, mas é certo que, todo processo requer algum investimento para preparar a defesa.

Tudo isso já deve estar previsto no gerenciamento dos gastos. Assim, ao receber os honorários será possível cobrir as despesas e distribuir o lucro. Sem uma gestão de custos eficiente seu escritório pode até vencer muitas causas, mas perder para um inimigo sorrateiro — a falta de controle financeiro.

A gestão de custos deve ajudar um empreendedor a visualizar com clareza a produtividade, a rentabilidade e o desenvolvimento da empresa. Um controle efetivo deve fornecer dados concretos que subsidiem com cautela uma decisão a ser tomada.

Quais os benefícios da gestão de custos para um escritório de advocacia?

Os números não mentem e a vantagem de fazer um controle de custos antecipado é que você verá tudo sobre a sua empresa com muita transparência e objetividade. As decisões serão mais fáceis de serem tomadas e será possível analisar com calma algumas variáveis. Vejamos!

Diminuição dos riscos do negócio

Se você tem a gestão financeira do seu escritório nas mãos haverá uma previsibilidade tanto das despesas, quanto das receitas. Sabendo quanto o seu escritório deve faturar para não fechar o mês no vermelho, você negociará os contratos com segurança evitando os riscos de inadimplência, por exemplo.

Precificação e competitividade

Seguindo esse raciocínio, se você tem dúvidas sobre o quanto cobrar dos clientes como honorários pelos serviços prestados, poderá usar os custos como base para a formação do preço sem comprometer as práticas do mercado.

Precificar bem um contrato pode até mesmo auxiliar outros escritórios com as mesmas dificuldades. Em cada escritório há uma realidade diferente, sabemos disso, mas a competitividade sadia nasce da comparação e dos bons exemplos.

Queda nos gastos

Já pensou que o seu escritório pode estar com os custos elevados em função de gastos desnecessários? Aquela sensação de que entra mês e sai mês sem que o lucro seja expressivo pode ser minimizada pela verificação de todas as despesas e reeducação financeira.

A gestão estabelece um processo de análise de contas que, à medida que for executado, se torna parte da rotina, acelerando os apontamentos e melhorando o olhar crítico sobre as despesas excedentes.

Um fator de relevância é que você só vai fazer investimentos ou permitir alguma despesa fora do planejado se tiver a certeza absoluta de que não haverá impacto negativo. Aquelas decisões intempestivas, tomadas no calor da emoção, dão lugar a uma análise criteriosa do custo-benefício.

Maior qualidade no serviço

Defender e representar clientes é o que o seu escritório deve fazer de melhor e o mercado percebe isso à medida que as  referências forem surgindo. A tendência é que os clientes satisfeitos propaguem a notícia de que foram representados por um escritório de competência diferenciada.

O aumento progressivo de clientes deve ser acompanhado de perto pela gestão de custos para que o escritório cresça proporcionalmente, sem, contudo, se perder no meio do caminho pela falta de recursos financeiros e assim, continuar oferecendo um serviço de qualidade.

Mais lucros

Como dissemos no início deste guia, nenhuma empresa sobrevive sem um mínimo de rentabilidade para manter as portas abertas, mas nem sempre a entrada de dinheiro significa um negócio lucrativo.

Somente quando os gastos estão bem gerenciados é possível identificar se a margem de lucro prevista no orçamento refere-se de fato ao lucro. Se a gestão de custos funciona corretamente, ao final, seu escritório terá um fluxo de caixa saudável.

Como fazer a gestão de custos para escritórios de advocacia?

Usar os erros passados para corrigir os do presente e prevenir os do futuro deve ser a premissa básica da gestão de custos. O impulsionamento do negócio e o referenciamento da marca no mercado dependem dessa visão holística sobre o negócio.

O planejamento financeiro quando implementado de forma adequada fortalece o negócio e abre vantagem competitiva permitindo que os empreendedores tenham segurança para ações mais ousadas em médio e longo prazo.

Se você deseja longevidade e notoriedade para o seu escritório comece desde já a rever todas as despesas e gastos, eliminando os desperdícios, redefinindo as políticas de pagamentos e cobranças, por exemplo.

Analise os custos

Analise bem de perto os custos fixos e variáveis para identificar possíveis exageros e utilização equivocada de recursos financeiros. Os custos fixos — aluguel, folha de pagamento, água, luz, telefone — e os custos variáveis — conforme a demanda de serviços — devem ser monitorados diariamente pelo fluxo de caixa.

Um valor aproximado de despesas possibilita dimensionar se seu escritório terá condições de aceitar defender as causas de um grande cliente — aquele que exige investimentos prévios a serem recuperados depois das causas ganhas.

Sempre que houver uma demanda nova ou específica, com um bom plano de gestão de custos, bastará consultar e verificar se é possível incluir a despesa em caráter de exceção sem afetar o pagamento de outras contas.

Cuide do armazenamento documental

Para fazer uma boa gestão, todo e qualquer documento deve estar arquivado e armazenado corretamente para favorecer a busca de informações em tempo hábil. Toda a base documental — dos processos às finanças — deve ser ordenada e padronizada para garantir o acesso rápido.

As ferramentas de gestão são essenciais para dar suporte não apenas ao empreendedor, mas a todo o negócio no processamento de informações, utilização de recursos, entendimento do cenário mercadológico e gerenciamento dos processos internos.

Faça a Análise SWOT

Uma excelente ferramenta com que você poderá contar para gerenciar melhor o seu escritório de advocacia é a Análise SWOT, que pode ser adaptada à gestão de custos com grandes chances de identificar gargalos não percebidos anteriormente.

Vamos entender primeiro o que significa SWOT e como é aplicada em uma empresa.

• Strengths – Forças
• Weaknesses – Fraquezas
• Opprtunities – Oportunidades
• Threats – Ameaças

Os princípios básicos são de que as forças e fraquezas são percebidas de dentro para fora e que as oportunidades e ameaças fazem o percurso contrário, ou seja, depende de fatores externos que impactam um negócio.

Como associar a Análise SWOT à gestão de custos? É simples, se seu escritório enfrenta dificuldades de gerenciamento interno com reflexo negativo nas finanças perderá oportunidades no mercado e será ameaçado por uma concorrência mais bem preparada.

A boa notícia é que a mesma análise pode ser realizada para inverter a situação e seu escritório passar a incomodar a concorrência em função de um controle mais aprofundado com medidas corretivas e preventivas capazes de colocar seu escritório em posição diferenciada dentro do segmento.

Se você deseja ter sucesso em sua gestão de custos, deve observar alguns fatores de comportamento e alterar dentro das propostas de melhorias. Não adianta desejar diminuir as despesas sem traçar um plano com metas de redução de custos.

Os hábitos de consumo sem controle são os mais difíceis de mudar e, ao mesmo tempo os mais necessários. A contenção de gastos começa pela conscientização da necessidade de gerar uma despesa.

A melhor forma de mudar esse comportamento é instaurar a cultura da economia e da utilização responsável dos recursos. Um simples apagar de luzes pode acarretar um valor reduzido na conta de energia, entre outras ações com o mesmo objetivo.

Depois de refazer os passos da gestão, implementar a nova cultura, mapear os processos e alcançar um patamar de excelência em relação aos gastos, jamais abandone o comportamento vigilante e preventivo.

As oscilações mercadológicas e inclusão de novas ferramentas no mercado alteram o cenário de um segmento da noite para o dia e quem não estiver preparado poderá sofrer grandes perdas sem a chance mínima de defesa.

Será incoerente para um escritório de advocacia que tem na defesa o seu ponto focal de atuação. Ligue o alerta sempre que perceber uma queda na performance financeira ou pressentir uma variação muito grande no mercado.

O que é uma boa gestão de custos?

A melhor forma de fazer uma boa gestão de custos é definir um passo a passo e cumprir corretamente cada uma das etapas. Assim, você vai ter a certeza de que não há furos no seu controle financeiro. Veja as etapas:

• planejamento — planeje cada despesa antes de desembolsar qualquer valor;
• orçamento — não compre ou pague sem realizar ao menos um comparativo de orçamento. O ideal é que três orçamentos sejam realizados para tornar a decisão mais segura;
• execução — pague somente por aquilo que realmente foi ou precisa ser realizado. Muitas despesas podem ser canceladas ou adiadas;
• controle — mantenha tudo anotado e alimente diariamente o fluxo de caixa;
• equilíbrio — encontre equilíbrio entre a receita e a despesa visando sempre o lucro.

Muitos custos causam um grande reflexo no caixa da empresa e o ideal é que sejam analisados antes mesmo do surgimento da demanda. Assim, para quando surgir de fato a necessidade de absorver o custo seja possível determinar se vale mesmo a pena. Confira alguns!

Novos colaboradores

Contratar novos profissionais requer um planejamento cuidadoso de despesas. É que, ao cogitar a contratação e se decidir por ela, sua empresa terá que arcar com os valores correspondentes ao contrato de trabalho e também todos os tributos correspondentes.

Há custos com treinamentos, uniformes em alguns casos, recolhimento de FGTS e caso a sua empresa ofereça plano de saúde ou outros benefícios, deverá inserir os valores como planejado. Levantar esses custos dão suporte ao estabelecimento de metas a cumprir.

Aquisição de materiais

Um escritório não tem despesas com matéria-prima, mas precisa investir em mobiliário, material de escritório, material de limpeza. Tudo isso pode ser atribuído à aquisição de materiais e precisa ser computado como custo.

Aluguel

São os gastos com aluguel da estrutura onde funciona a empresa que normalmente geram uma despesa maior. Os aluguéis comerciais não costumam ser baratos e podem ser um problema se a receita não for adequada o suficiente para cumprir o acordo com a imobiliária.

Muitos escritórios de advocacia funcionam em local próprio, ainda que não seja o mais adequado. As despesas com aluguel podem ser direcionadas nesse caso, a uma parcela de financiamento de um imóvel futuro.

Locomoção

Dependendo do tipo de processo e do local onde se encontra o cliente você e todos os profissionais da ponta, ou seja, os Advogados tenham que se deslocar diversas vezes para atender a um chamado do cliente ou participar de audiências.

É importante absorver os custos em um primeiro momento, mas cuidar para que os valores sejam embutidos no pacote de serviços prestados ao cliente, para que o seu escritório não amargue esse prejuízo.

Quais são os erros cometidos na gestão de custos de um escritório de advocacia?

Controlar as finanças é um desafio diário para a gestão. Compreender exatamente como funciona o universo numérico requer domínio completo e aprofundado não só da empresa, mas também de todas as tendências mercadológicas.

Quando a gestão financeira não funciona os riscos sobrepõe às perspectivas de lucro e podem afetar irremediavelmente a saúde da empresa. Alguns erros são graves e devem ser contidos para não impactar o negócio. Conheça alguns deles!

Não levar em conta a perdas

Por menor que seja o valor pense que ele é expressivo se não tiver sido planejado. O planejamento existe para evitar que os imprevistos causem transtornos e sejam uma ameaça aos cofres da empresa.

O maior problema reside no comportamento dentro e fora da empresa, quando as pequenas despesas não são levadas em consideração e passam despercebidas durante um período.

Quando são detectadas e tratadas devidamente pode ser tarde demais e essas perdas já refletirem no caixa de forma negativa. A ação corretiva toma tempo e pode continuar onerando, o que poderia ser evitado com um controle preventivo.

Não saber diferenciar lucros de prejuízos

A melhor forma de fazer esse controle é alimentar e analisar diariamente o fluxo de caixa que nada mais é do que acompanhar a entrada e saída de dinheiro da sua empresa e verificar se estão todos corretos.

Esse acompanhamento permite uma melhor visão das operações financeiras e dos saldos bancários. Enquanto o lucro é a diferença entre o valor total das receitas e o valor total das despesas, o prejuízo é qualquer tipo de perda.

Os lucros devem se pensados antes de qualquer tipo de despesa. Pergunte-se o quanto deseja que seu escritório produza para alcançar a meta de um valor estabelecido.

Você só vai conseguir dimensionar o cenário real da sua empresa se formular metas alcançáveis de verdade e tiver estrutura adequada para isso. Não adianta desejar uma carteira de clientes e não dispor de suporte para atender às expectativas geradas por eles.

Falta de investimento em tecnologia

A inovação invadiu o mundo e trouxe junto a transformação digital que tanto vemos em diversos segmentos. Por mais que em escritórios e advocacia prevaleça o talento para o argumento e poder de convencimento, as finanças devem ser motivo de preocupação.

Existem dois cenários que podem prejudicar o negócio quando os gestores não são especializados em controle financeiro. Pela falta de competências e habilidades, não acompanhar de perto a saúde financeira da empresa e pelos mesmos motivos, não contar com uma solução tecnológica específica para escritórios de advocacia.

Contar com um bom sistema de automação jurídica, além de municiar de informações todos os profissionais envolvidos com a empresa pode garantir a segurança da informação na advocacia.

O investimento é válido para favorecer o monitoramento dos gastos e assim, disponibilizar elementos para análise de toda a gestão de custos. Não investir em tecnologia na atualizada é escolher ficar para trás na corrida por melhores oportunidades no mercado.

Você percebeu que os arquivos físicos estão se tornando cada vez mais obsoletos? Com boas ferramentas tecnológicas é possível armazenar diversos documentos e, dependendo do tipo de documento, eliminar o físico ou nem mesmo gerar impressão, o que reduz o gasto com folhas e tintas.

Optar pela tecnologia é uma decisão inteligência em um cenário onde não se vive sem utilizar ao menos um aplicativo por dia. Procure no mercado por empresas que sejam especialistas em entender as particularidades de um escritório de advocacia.

O armazenamento em nuvem é uma das soluções mais utilizadas na atualidade. Isso porque não ocupa espaço físico no seu escritório e pode ser acessado de qualquer lugar que disponha de acesso à Internet.

Imagine que você vai visitar um cliente e percebe que esqueceu parte do processo que contém informações importantes a serem discutidas. Com um sistema que permite o acesso remoto, não será preciso voltar ao escritório para pegar o documento economizando tempo e dinheiro.

Enxergar a variação das despesas e propor uma mudança no gerenciamento dos custos deve contribuir para que a sua empresa tenha um melhor desempenho no mercado. Se os objetivos estiverem em sintonia com o controle financeiro e a contenção de gastos, dificilmente seu escritório sofrerá grandes impactos.

Sem um controle das finanças, toda a expertise do negócio corre o risco de perder a capacidade produtiva por não passar aos clientes a credibilidade necessária para que ele coloque a causa em suas mãos.

O cliente percebe que está diante de um bom escritório de advocacia se seus gestores se preocupam em oferecer bons serviços com a qualidade, a segurança e a agilidade que cada processo merece, mesmo sabendo da morosidade prevista no judiciário.

Por fim, se você compreendeu a importância e eficiência da gestão de custos para o seu escritório de advocacia é sinal de que visualiza possibilidade de melhorias e redução dos gastos desnecessários.

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