Por que a gestão documental é importante no escritório de advocacia?

A gestão documental compreende a aplicação de um conjunto de estratégias, técnicas e procedimentos que buscam otimizar os processos de armazenamento, acesso e consulta de informações. Os escritórios de advocacia lidam diariamente com uma quantidade expressiva de documentos, razão pela qual esse tipo de estratégia é importante para a eficiência e a segurança na gestão dos dados dos seus clientes.

A aplicação de metodologias de gestão de informações, além de qualificar o desempenho do escritório, também permite a padronização dos documentos, facilitando o acesso às informações e oferecendo mecanismos de otimização e aumento da produtividade.

Desenvolvemos este artigo com o objetivo de apresentar aos profissionais do setor jurídico aspectos importantes da gestão documental e dicas de como aplicar boas práticas na organização de escritórios de advocacia.

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Segurança das informações

Em um escritório de advocacia, os documentos são algumas das principais ferramentas de trabalho dos profissionais. Esses arquivos incluem propostas de trabalho, contratos, processos, cópias de petições, títulos de crédito, guias de pagamento de obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas, escrituras públicas, entre outros.

A atuação do advogado envolve todos esses documentos, por isso é necessário que ele conduza sua atividade com foco na organização dos dados dos seus clientes, garantindo, inclusive, a segurança de tais informações.

Um problema na gestão dos dados acarreta não só dificuldade na busca de informações, como também questões de extravio e perda, o que pode gerar reflexos nos processos e, em alguns casos, a necessidade de pagamento de indenizações para os clientes.

Nesse sentido, a primeira questão que merece destaque quando se fala em gestão documental é o impacto que ela gera na segurança do escritório, já que a aplicação das suas estratégias torna o trabalho mais fácil, seguro e rentável.

E a segurança, como todo advogado sabe, é um fator decisivo para a gestão e o sucesso de um escritório jurídico.

Divisão das informações por setores

Ao investir na gestão das informações, o escritório deve buscar alternativas de organização. Entre as opções, uma das mais utilizadas pelos responsáveis por grandes escritórios é a categorização das informações e a divisão dos documentos por setores e status.

Nesse sentido, a primeira divisão, e mais conhecida, é aquela que separa os arquivos em dois grandes grupos: arquivo de documentos ativos e arquivo morto.

Os arquivos ativos incluem todos os documentos que têm algum valor atual e que integram processos e procedimentos ativos, tais como contratos vigentes, fichas de clientes, protocolo de petições de processos em andamento etc.

Já o arquivo morto compreende todos os documentos que têm um valor histórico de comprovação e que precisam ser mantidos, mas que não são consultados com frequência, por exemplo, podemos citar comprovantes de pagamento, acordos judiciais, contratos antigos etc.

Essa primeira divisão já facilita as atividades diárias, uma vez que o profissional foca o seu trabalho na busca dos documentos que são consultados com mais frequência. Por outro lado. os inativos ficam arquivados em um local apropriado para consulta apenas em situações muito específicas.

Além da divisão por inativos, é possível separar as informações por cliente e área de atuação (cível, tributário, trabalhista, criminal etc). A definição acerca da melhor forma de organizar tais informações vai variar de acordo com o contexto e a realidade de cada escritório.

Padronização dos documentos

Para uma boa gestão de documentos em escritórios de advocacia, é preciso estabelecer um caminho que facilite a chegada até os dados que estão sendo buscados.

Nesse sentido, o profissional pode, por exemplo, separar os documentos por departamento, sendo que informações administrativas não devem ficar junto de informações jurídicas. A partir do momento que cada setor é responsável pela organização dos seus documentos, fica mais fácil acessar as informações e garantir que não ocorram extravios.

Outra dica interessante, e que é muito utilizada em escritórios, é separar os documentos por clientes. Assim, o profissional concentra as informações do cliente em um único lugar. Isso facilita a busca de dados, pois a pesquisa pode ser feita por ordem alfabética.

Para escritórios que já estão integrados com a advocacia 4.0 e que utilizam a tecnologia como mecanismo de organização e gestão do negócio, também é possível (e indicado) realizar o gerenciamento desses documentos na nuvem, uma ação segura e prática que garante a facilidade de acesso às informações e também a segurança dos dados.

O LEGALNOTE, produto da TIKAL TECH, faz a integração com serviços de nuvem e armazena documentos automaticamente, trazendo eficiência para o processo de gestão. O mercado oferece inúmeras soluções e sistemas que podem ser adaptados às necessidades e às demandas de cada escritório.

Redução de custos

A partir do momento em que o gestor passa a investir na eficiência e na organização do seu escritório, naturalmente ele vai observar uma redução de custos, já que as tarefas que antes demandavam muito mais tempo e energia, agora são resolvidas com mais agilidade.

Nesse sentido, realizar uma gestão documental reflete diretamente no planejamento financeiro do escritório. Além de que, oferece segurança e a garantia de que os dados dos clientes estão bem armazenados, o que impacta na redução de custos com possíveis indenizações ou demandas ocasionadas pela falta de organização das informações.

Aumento da produtividade

Além de todos os aspectos acima citados, aquele que talvez gere mais impacto na rotina dos escritórios é o aumento da produtividade.

Muito embora os profissionais não percebam, grande parte do seu tempo é dedicado à busca e à organização de documentos. É possível economizar muitas horas ao automatizar tarefas com o uso de um sistema jurídico ou um robô assistente de advogados.

Hoje, grande parte da gestão documental das empresas e escritórios é realizada de forma eletrônica. Isso significa que os documentos são digitalizados e organizados em um aplicativo especializado.

Com o uso da tecnologia, o escritório se beneficia com a economia na redução de despesas com papel e impressões, na segurança dos backups automáticos, na centralização das informações em uma única plataforma e na agilidade, já que todos os  profissionais saberão onde encontrar os documentos, reduzindo o tempo de busca.

A eficiência e a produtividade de um escritório de advocacia podem ser maximizadas com uma gestão adequada dos documentos, entretanto, os benefícios só serão realmente alcançados com o uso de ferramentas tecnológicas que permitam um planejamento e uma execução eficientes.

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