Os advogados que decidem empreender encontram uma série de desafios em seu caminho. Entre eles está a legalização de seu negócio e o cuidado com a contabilidade para escritório de advocacia. É natural que surjam muitas dúvidas de como proceder e o estudo e planejamento adequado podem trazer resultados surpreendentes.

Por mais que pareça complicado, regularizar a situação contábil de um escritório de advocacia pode fazer com que os gastos com impostos diminuam, fazendo com que sobre mais dinheiro. O propósito do negócio é gerar lucro para seus sócios, então, todo tipo de ferramenta que permita a maximização dos resultados é positivo e deve ser considerado pelos gestores.

Além disso, a conformidade é importante para conquistar bons clientes, que se preocupam com o profissionalismo de seus advogados e exigem nota fiscal de prestação de serviços. As possibilidades de conquistar novos mercados e expandir o empreendimento são muito maiores para quem tem condições de oferecer um serviço profissional do começo ao fim.

Para saber quais são as principais questões relativas ao assunto, continue acompanhando este artigo. Traremos informações essenciais que todo advogado deve saber, confira!

1. Formalização da empresa

Formalizar o escritório como pessoa jurídica requer a realização de algumas formalidades e a contratação de um profissional da contabilidade para escritório de advocacia, mas traz muitos benefícios ao longo prazo. Além disso, o pagamento de impostos pela pessoa jurídica é muito mais prático e barato que o recolhimento de tributos como autônomo.

Com a formalização os escritórios passam uma imagem mais profissional, além de poder conquistar uma clientela mais exigente, em especial empresas que investem em compliance e exigem a emissão de nota fiscal. Além dessas vantagens, pode-se ressaltar:

  • facilidade para a celebração de contratos de locação;
  • abertura de conta corrente para a pessoa jurídica;
  • acesso a linhas de crédito empresarial;
  • contratação de empregados para a pessoa jurídica;
  • celebrar contratos com fornecedores para faturamento a prazo.

1.1 Contrato social

O primeiro passo para a criação de uma sociedade de advogados é a redação do contrato social. Esse documento é o ato de fundação da empresa e deve ser escrito com cuidado. Ele pode ser escrito utilizando seus conhecimentos jurídicos ou então com o auxílio de um colega especializado em direito societário e contratual.

A criação de regras claras sobre como o escritório conduzirá seus negócios e quais são as normas para a distribuição de lucros entre os sócios é essencial para evitar problemas futuros. O contrato social não é mera formalidade, é um instrumento importante e deve ser formulado com cuidado.

No momento em que o contrato for negociado com os demais sócios e reduzido a termo é necessário considerar, especialmente:

  • quem será o administrador do escritório, que ficará encarregado de assinar documentos e será o responsável jurídico pelos atos do escritório;
  • como o escritório lidará com a saída ou com a morte de seus sócios;
  • as cláusulas obrigatórias previstas em lei;
  • formas de resolução de conflitos, seja por mediação anterior ao procedimento judicial ou até mesmo a inclusão da arbitragem em substituição ao Judiciário;
  • quaisquer outras regras negociadas entre os sócios e que sejam relevantes em caso de discussão futura.

Quando todos estiverem de acordo com a redação do contrato é hora de colher as assinaturas e buscar o registro do documento perante a OAB.

1.2 Registro na OAB

O recolhimento da taxa de registro e protocolo do contrato social e documentos na OAB inauguram o início da abertura do escritório. Em cerca de quinze dias as partes são notificadas sobre a aprovação do pedido de registro, ou da necessidade de correções para que o procedimento continue.

Caso os advogados discordem das exigências realizadas para o registro do contrato social, é possível pedir a reconsideração da exigência ou recorrer da decisão que determinou as correções. Esse tipo de procedimento varia de acordo com cada seccional e pode ser demorado, então a melhor alternativa é atender às exigências, sempre que possível.

As seccionais costumam deixar modelos de contratos sociais disponíveis que podem ser úteis para evitar esquecimentos e aumentar as chances de deferimento do registro. Caso tenha dúvidas, busque esclarecê-las com um especialista ou consultando a comissão de sociedades de advogados da subssecional da OAB em que seu escritório ficará sediado.

1.3 Abertura de CNPJ

Depois que o contrato social for devidamente registrado na OAB, é hora de ir atrás do número do CNPJ. Para isso, o instrumento registrado deve ser submetido ao registro da Receita Federal para obtenção do número de cadastro.

A Receita Federal utilizará a data de registro do contrato social na OAB para o CNPJ, então, preste atenção! A partir do arquivamento do contrato na seccional já serão considerados devidos os tributos e obrigações acessórias.

É importante providenciar a abertura do registro o quanto antes, para permitir o acesso aos sistemas e evitar as multas e pagamentos retroativos de tributos. Além disso, o prazo de opção pelo Simples Nacional é de até 30 dias após a obtenção do CNPJ. Para evitar um regime tributário mais complexo é importante prestar atenção nesse tipo de prazo.

1.4 Outros cadastros

Além do registro perante a OAB e a Receita Federal, os escritórios devem se cadastrar no município em que fica o estabelecimento, recolhendo as taxas municipais e de fiscalização. O cadastro municipal também é importante para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica e recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS).

2. O que é sociedade simples (SS) e Sociedade Unipessoal de Advocacia?

Os advogados podem constituir dois tipos de pessoas jurídicas para exercer a advocacia: a sociedade simples ou então a sociedade unipessoal. É vedada, por lei (Art. 16 do Estatuto da Advocacia e da Oab – Lei 8906/94) a formatação de sociedades de advocacia que tenham caráter empresarial, que utilizem nomes fantasia, realizem atividades estranhas à advocacia ou que tenham sócio que não seja advogado.

2.1 Sociedade Simples

Os escritórios de advocacia não exercem atividade de natureza empresária e, por isso, só podem ser formatados em sociedades simples, também conhecidas como sociedade simples pura. Para constituir uma sociedade simples de advogados é necessário a participação de pelo menos dois sócios. 

Nesse tipo de sociedade, regido pelo Estatuto da Advocacia e pelo Código Civil, a responsabilidade dos sócios é ilimitada, ou seja, em caso de qualquer dívida os sócios respondem com todo seu patrimônio, sem separação patrimonial com a sociedade. Diferente das sociedades empresárias, não existe a possibilidade de falência das sociedades simples.

2.2 Sociedade Unipessoal

Desde o advento da Lei nº 13.247/2016, os advogados podem ter uma sociedade unipessoal, ou seja, um registro individual, sem a necessidade de sócios. O sócio deve ser advogado e não ter impedimentos para o regular exercício da advocacia.

A formação de uma sociedade unipessoal garante o direito ao recolhimento de tributos como pessoa jurídica e a adesão ao Simples Nacional. A tributação de um advogado autônomo, como pessoa física, é de 27,5% de todos seus rendimentos no Imposto de Renda, na maior parte dos casos, bem como a contribuição obrigatória à Previdência, de 20%. Com a criação de uma sociedade individual de advocacia que esteja na primeira faixa de faturamento, a tributação será de 4,5% sobre o faturamento.

Como sociedade unipessoal, o advogado passa a ter CNPJ não paga mais imposto de renda pessoa física ou contribuição ao INSS como autônomo. O advogado também não poderá fazer parte, simultaneamente, de uma sociedade de advogados e de uma sociedade unipessoal que tenham sede ou filial no território do mesmo conselho seccional.

Assim como na sociedade simples, o membro da sociedade individual de advocacia responde de forma subsidiária e ilimitada pelos danos causados no exercício da profissão. A denominação deverá ser obrigatoriamente composta pelo nome do titular (completo ou parcial) e com a denominação final “Sociedade Individual de Advocacia”.

3. Importância da contabilidade para advogados

Os advogados podem acreditar que porque detém um grande conhecimento da legislação, são capazes de decidir sobre as finanças e tributos de sua empresa por conta própria. Por mais que isso seja em parte verdade, é essencial se lembrar de que o propósito de um advogado é atender a seus clientes, não a si mesmo.

Se os sócios de um escritório gastam uma enorme quantidade de tempo pesquisando e gerindo as contas, estão deixando de ganhar dinheiro com a advocacia. Tempo é um recurso escasso e deve ser empregado da melhor forma possível!

Ter um contador de confiança é uma excelente forma de delegar atividades complexas e que tomam tempo sem abrir mão dos cuidados necessários. Busque um profissional qualificado e que tenha um bom atendimento e custo-benefício.

A contabilidade para escritório de advocacia é uma ferramenta capaz de fazer com que a lucratividade seja maior, mesmo que o faturamento seja mantido. Por isso é importante contar com profissionais qualificados e experientes, que tenham prática em atuar no mercado da advocacia.

3.1 O que transferir ao contador

Os escritórios de advocacia podem delegar a seus contadores uma série de atividades. Mais que um setor operacional, os contadores podem também fornecer informações que auxiliam os sócios a determinar os rumos da gestão.

A contabilidade deve estar disponível para esclarecer as dúvidas dos gestores do negócio e auxiliar em tarefas que exigem conhecimentos específicos, tais como:

  • escrituração fiscal;
  • emissão de declarações tributárias;
  • confecção de guias para pagamento de impostos;
  • diligências em órgãos públicos para informações e protocolos.

3.2 O que fiscalizar

O gestor do escritório é o principal responsável pela conformidade da empresa. Por isso, não deixe de lado o acompanhamento rigoroso do trabalho delegado ao contador. Tenha sempre anotados os prazos de vencimento de tributos, entrega de declarações e cumprimento de obrigações acessórias.

Confira os documentos e informações emitidos pelo contador e verifique se eles estão de acordo com a realidade. Caso o pagamento dos tributos seja delegado ao escritório de contabilidade, exija os comprovantes de pagamento e confira a situação fiscal perante o Fisco com regularidade.

3.3 Erros a evitar

O principal erro a se evitar ao escolher um escritório de contabilidade é fugir de qualquer profissional que sugira estratégias ilegais para evitar o pagamento de impostos. A chamada evasão fiscal está longe de ser um tipo de planejamento tributário, que é uma estratégia lícita e será tratada a seguir.

Nunca faça qualquer tipo de conduta que consista em:

  • omitir informações de apresentação obrigatória ao fisco;
  • apresentar dados incorretos;
  • falsificar e alterar documentos.

Os sistemas de fiscalização e combate às fraudes tributárias estão cada vez mais eficientes e uma tentativa de fuga das obrigações tributárias da empresa pode dar muito errado, além de ser crime. Aja de acordo com a lei e colha os frutos de uma boa conduta.

4. Contador e planejamento tributário

A contabilidade para escritório de advocacia é indispensável para a realização de um bom planejamento tributário. O contador é capaz de aconselhar as melhores práticas, desde a constituição, durante a vida da empresa e até seu encerramento. Um bom contador pode reduzir muitos custos operacionais, compensando o investimento.

Diferentemente da evasão fiscal, a elisão fiscal é o ato de criar uma estratégia, dentro dos limites legais, para pagar a menor quantidade de tributos possível. Não se trata de mentir ou deixar de cumprir qualquer obrigação acessória, mas sim trabalhar as possibilidades de o sistema tributário até encontrar a opção que tenha mais vantagens ao negócio.

O planejamento tributário é feito de duas formas: a primeira etapa é o planejamento estratégico, que visa criar um panorama para o comportamento tributário da empresa no médio prazo, de três a cinco anos. Após definir esse panorama passa-se ao planejamento operacional, mais concreto e que cria os próximos passos para o curto prazo, do presente até os dois anos seguintes.

Os advogados podem se socorrer de seus contadores para verificar, considerando as características do escritório, qual é a menor quantidade de impostos possível dentro do sistema tributário. Além disso, o planejamento tributário deve ser algo feito de forma contínua, adaptando-se às mudanças na legislação e ao desempenho do negócio.

4.1 Conheça os tributos aplicáveis aos escritórios de advocacia

O primeiro passo para um planejamento tributário eficaz é saber quais são os tributos que incidem sobre a atividade dos escritórios de advocacia. Os principais tributos a considerar são os citados abaixo.

  • Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Contribuição ao Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
  • Imposto Sobre Serviços de qualquer natureza (ISS).

4.2 Conheça seu negócio

Depois de conhecer os principais tributos a que se submetem os escritórios de advocacia é o momento de avaliar as condições específicas do negócio para decidir qual enquadramento fiscal será mais vantajoso. Os principais dados que devem ser levantados são:

  • perfil dos serviços prestados e principais formas de contratação;
  • expectativa de faturamento mensal e anual;
  • quantidade de funcionários e tamanho da folha de pagamento;
  • margem de lucro esperada;
  • gastos e custos do escritório.

4.3 Escolha do regime tributário

Um dos aspectos mais importantes do planejamento tributário dos escritórios de advocacia está na escolha do regime tributário que será adotado para o cálculo dos impostos. Os regimes tributários são diversas formas de tratamento tributário para os empreendimentos, variando em complexidade, forma de cálculo dos impostos e alíquotas aplicadas.

4.1.1 Simples Nacional

O Simples Nacional é o regime tributário com a menor quantidade de burocracia, sendo o mais vantajoso para escritórios pequenos, com baixo custo operacional e faturamento. Ele permite o recolhimento de oito tributos em uma só guia, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Desde a sanção da Lei Complementar 147/2014, os escritórios com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões podem optar pelo enquadramento no Simples. Os optantes pelo Simples ficam livres de uma série de obrigações acessórias, mas devem emitir a Declaração de Informações Fiscais e Socioeconômicas (DEFIS) anualmente, além de manter a emissão e arquivamento das notas fiscais dos serviços prestados.

4.1.2 Lucro Presumido

O lucro presumido é o segundo regime favorito das empresas. Com alíquotas maiores que as do simples, mas menos burocracia que o lucro real, pode ser a melhor opção para os escritórios cujo faturamento ultrapassa o limite do simples nacional.

O nome do regime se deve ao fato de que a tributação dos impostos federais, IRPJ e CSLL serão calculados utilizando um percentual de presunção de lucro sobre o faturamento. No caso da advocacia, o percentual aplicado é de 32%.

Além do IRPJ e da CSLL, também incidem, mensalmente, o PIS e a COFINS. Ambos são aplicados sobre a receita bruta de cada mês de forma direta. O percentual a ser pago para o PIS é de 0,65%, e para a COFINS é de 3%.

Se o escritório não atinge uma alta faixa de faturamento que faça com que o percentual do lucro presumido compense, é provável que esse regime seja mais caro que o simples nacional, que começa sua tabela em cerca de 6%. O luro presumido também é mais burocrático que o simples nacional, pois exige a realização de Escrituração Fiscal Digital (EFD) mensal para PIS/COFINS e Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Contábil Fiscal (ECF) anual.

O fato de o lucro ser definido por presunção apresenta uma vantagem em relação ao lucro real, pois uma menor parcela de lucro é gasta com impostos já que a base de cálculo é o faturamento. Os percentuais de PIS/COFINS do lucro presumido são menos da metade das alíquotas dos mesmos impostos no lucro real.

4.1.3 Lucro real

O regime do lucro real é o menos utilizado pelos escritórios de advocacia e costuma não ser o mais vantajoso. Os profissionais devem avaliar a opção pelo lucro real caso a atividade tenha uma margem de lucro pequena ou um alto custo de operação. Este regime também é obrigatório para aqueles contribuintes que tenham receita bruta anual maior que R$ 78 milhões.

O cálculo do imposto no regime de lucro real tem como base o lucro líquido do escritório, ao fim de cada ano fiscal, depois dos acréscimos ou abatimentos previstos em lei. Como é necessário fazer uma série de listagens e apurações, o lucro real é o regime que exige a maior quantidade de trabalho contábil.

Em comparação com o lucro real, o regime de presunção é menos burocrático, pois tem menos obrigações acessórias a serem cumpridas pelos advogados. Nenhum deles, entretanto, ganha da facilidade do simples nacional.

Sendo assim, a escolha do regime mais adequado para cada escritório deve levar em consideração as peculiaridades de cada negócio. O auxílio do profissional de contabilidade nesse momento pode trazer clareza ao advogado, que pode tomar uma decisão mais informada.

5. Quanto custa abrir um CNPJ?

Para abrir um CNPJ o advogado precisa, em primeiro lugar, buscar o registro da sociedade de advogados, seja ela simples ou unipessoal, nos quadros da OAB. O registro de contrato social na OAB tem um valor que varia em cada uma das seccionais. No estado de São Paulo, esse primeiro passo tem o valor de R$ 909,30 para qualquer um dos dois tipos de sociedade.

Além da taxa de arquivamento do registro, o escritório precisará providenciar o pedido de alvará de funcionamento do estabelecimento perante a municipalidade. Esse valor muda em cada cidade, então é importante consultar seu contador ou a prefeitura do local onde será a sede da banca para mais detalhes.

Além das taxas e despesas com autenticações e reconhecimento de firmas, há o custo de uma assessoria de contabilidade para escritório de advocacia. Os valores são variados e esse é um investimento que costuma valer a pena.

Como já ressaltado, os profissionais da contabilidade têm a expertise necessária para orientar os advogados e garantir a regularidade da situação contábil e tributária, além de realizar toda a parte operacional do trabalho de registro nos órgãos competentes, que toma bastante tempo.

A contabilidade para escritório de advocacia é um aspecto da gestão que não pode ser ignorado. Os advogados empreendedores devem prestar atenção na situação contábil de sua atividade desde a fundação, para maximizar os ganhos e garantir a regularidade fiscal.

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