Grande parte do trabalho dos advogados resulta em ações que dependem de uma boa gestão de processos judiciais para serem resolvidas. Isso ocorre, sobretudo, devido ao andamento lento dos processos, ao volume e à complexidade dos serviços, que exigem atenção redobrada dos profissionais.

Em virtude disso, algumas práticas devem ser implementadas no escritório para reduzir os possíveis problemas que podem ocorrer pela falta de gestão eficiente. Para isso, nada melhor que utilizar ferramentas tecnológicas.

Quer conhecer a importância de fazer uma gestão eficaz dos processos? Acompanhe o nosso artigo e saiba mais sobre o assunto!

Como funciona a gestão de processos?

Embora o conhecimento jurídico seja uma condição necessária para se manter crescente no mercado, ele não é suficiente para corresponder as necessidades do cliente e aumentar o número de ações e casos jurídicos.

É preciso oferecer rápido feedback à demanda do cliente, cumprir todos os prazos, organizar as informações adquiridas, cobrar honorários justos, entre outras atividades. Nada disso pode ser viabilizado sem uma eficiente gestão de processos jurídicos.

De modo geral, o gerenciamento de processos é uma abordagem regular automatizada para identificar, organizar, executar, monitorar, controlar e aperfeiçoar processos de um negócio específico, para alcançar resultados mais consistentes e alinhados com os objetivos.

No setor jurídico, podemos dizer que a gestão dos processos compreende todas as ferramentas que o escritório de advocacia utiliza para a gestão e acompanhamento eficiente de seus clientes, aumentando o índice de sucesso de seus serviços. 

A prática auxilia a realização de diversas atividades no escritório, tais como:

  • registro e formalização dos processos;
  • controle da movimentação processual;
  • controle de tarefas e da agenda;
  • agilidade na troca de informações.

Qual a importância e as vantagens dessa prática?

Não importa se o escritório conta com dez processos ou mais de cem, organizá-los e saber geri-los da melhor maneira é essencial para realizar as tarefas, evitando desperdício de tempo, perda de documentos e todo tipo de retrabalho. Nesse sentido, a gestão de processos facilita a rotina dos profissionais por meio da utilização de softwares jurídicos. 

A estratégia oferece diversos benefícios aos advogados, tais como:

  • diminuição de custos;
  • redução de tempo na execução das tarefas;
  • alta produtividade e desempenho do escritório;
  • monitorar os processos em tempo real;
  • gerar mais agilidade para oferecer serviços aos clientes;
  • aumento da competitividade no mercado;
  • melhor relacionamento com o cliente;
  • segurança e validade jurídica aos documentos eletrônicos.

Em suma, a implantação de um sistema de gestão que armazene adequadamente as informações de cada processo, facilita sua localização, o acesso aos dados e o armazenamento deles. Além disso, elimina grande parte das etapas burocráticas do trabalho jurídico.

Outro aspecto importante diz respeito à integração das informações relativas a cada processo, que com o uso do sistema possibilita que elas sejam atualizadas em tempo real e consultadas quando necessário. 

Enfim, diante de tantas contribuições, é evidente a importância da gestão de processos judiciais. Afinal, ela agrega valor às tarefas e alinha os processos à estratégia do negócio, trazendo eficiência e qualidade e, sobretudo, melhorando o desempenho dos advogados. 

Como fazer uma gestão eficaz de processos judiciais?

Grande parte dos escritórios começa com uma pequena quantidade de processos judiciais. Entretanto, à medida que os clientes aumentam, é normal que as ferramentas tradicionais utilizadas no processo comecem a dar errado. É aí que começa a busca por soluções mais eficientes.

A seguir, conheça algumas dicas para fazer uma gestão de processos judiciais eficiente. Confira!

Contrate um software jurídico para realizar a gestão de processos

É evidente que a tecnologia tornou-se uma grande aliada em diversos serviços e na advocacia não é diferente. A automatização para o controle dos serviços jurídicos contribui muito para a rotina dos advogados, pois além de auxiliar no controle do tempo e dos prazos, ela organiza a gestão de processos.

Nesse contexto, as antigas planilhas, limitadas para a quantidade de ações, dão lugar aos softwares jurídicos. A nova ferramenta possibilita a gestão ágil e eficiente de alto volume de processos, tornando o trabalho mais produtivo e o escritório mais competitivo. Além disso, quando o controle de processos judiciais é feito por um software ele garante comodidade, redução de custos e segurança na execução da tarefa. 

Estabeleça um padrão de organização para as informações

Depois de organizar todas as informações, fica mais rápido para o profissional consultá-las quando necessário. A longo prazo, isso resulta em ganho de tempo na realização das atividades, além de ter maior controle dos processos judiciais.

Desse modo, é importante definir um padrão para organizar as informações e documentos de cada processo, que facilite o entendimento e a ação. Em outras palavras, é necessário separar os grupos de informações de acordo com as características iguais. O ideal é que seja algo intuitivo, como ter pastas organizadas por nome ou data. A decisão precisa ser feita segundo a preferência das pessoas que acessam os arquivos. 

Crie uma rotina para atender às demandas da gestão

Devido ao fluxo de trabalho e aos novos processos que vão surgindo com o tempo, é imprescindível criar uma rotina para organizar e atender às demandas do serviço. Afinal, isso ajuda a manter uma visão sistemática das atividades vigentes e das que estão por vir. Ter uma rotina definida para controle dos processos garante a compreensão do fluxo de informações, da agenda e do cadastro dos clientes e das ações. 

Reunir os indicadores de produtividade

Um dos principais objetivos dos indicadores de produtividade é avaliar o rendimento e a eficiência dos processos nas empresas. Eles servem para mensurar a quantidade de recursos necessária para gerar um determinado produto ou serviço.

Dessa forma, por meio de um controle efetivo dos processos, os indicadores permitem identificar e corrigir os eventuais problemas nas atividades, além de prever o seu crescimento. Assim, pode-se planejar o momento atual e projetar as ações futuras.

Por fim, dentro da rotina do escritório, a gestão de processos judiciais deve estar bem delimitada e visível dentro do fluxo de trabalho da equipe como um todo. Para que a gestão seja efetiva e traga benefícios, é fundamental implementar um software jurídico que facilite a sistematização do trabalho. Nesse caso, existem diversas empresas especializadas no mercado, com soluções baseadas em tecnologia e inovação para o segmento jurídico.

Quer conhecer melhor esses serviços? Então entre em contato com a Tikal Tech, uma empresa com as melhores soluções de gestão de processos judiciais.

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