A boa continuidade das atividades em um escritório de advocacia ou departamento jurídico depende do uso de ferramentas tecnológicas que consigam otimizar as tarefas, melhorar a rotina, trazer mais produtividade e garantir maiores ganhos. Entretanto, essa solução inovadora, se mal dimensionada, pode trazer altos custos para os gestores, porque os valores gastos com a aquisição, implementação e manutenção desses mecanismos podem ser altos.

Para que isto não ocorra, é necessário buscar maneiras de aliar economia a um software jurídico que entregue soluções satisfatórias e adequadas. Este cuidado com a inovação e a seleção correta de suas diversas funcionalidades é muito útil e que tem o potencial de alavancar os resultados. Trata-se de uma estratégia essencial para manter a competitividade e evitar desperdício de dinheiro com ferramentas pouco úteis ou desnecessárias, além de ser uma maneira de os profissionais se destacarem ainda mais no mercado.

Pensando nisso, este artigo vai explicar como é possível economizar e utilizar um bom software jurídico, ao mesmo tempo. Além disso, você vai entender como escolher a solução mais adequada para o seu escritório. Boa leitura!

1. Centralização de informações

Muitos escritórios de advocacia mantêm a organização de documentos, planilhas, orçamentos e demais dados por meio do uso de pastas que ficam armazenadas em arquivos físicos, ou salvam as informações em vários locais diversos. Isso significa que não há uma organização plena e eficiente de todos os processos. Trata-se de um hábito comum no mundo jurídico.

Entretanto, quando se fala de escritórios de médio e grande porte, esse costume pode se tornar um verdadeiro obstáculo para a continuidade das operações. Afinal, há um grande volume de informações produzidas todos os dias e esses dados necessitam ser devidamente armazenados. Pode ser totalmente inviável manter todos os arquivos de forma segura, principalmente se eles não forem organizados de modo sistêmico (por meio do nome do cliente, tipo de ação, data da última publicação etc.).

Por sua vez, um software de gestão consegue armazenar todos os dados em um só ambiente e organizar tudo, além de trazer um controle maior para o escritório — publicações, prazos, agenda, relatórios, orçamento etc. Isso significa que praticamente todos os procedimentos administrativos e de gestão podem ser realizados por meio desse programa automatizado.

2. Aumento da produtividade da equipe

O uso de um software jurídico proporciona mais produtividade para a equipe de uma forma geral. Isso porque essa ferramenta automatizada é a responsável por executar as funções que antes eram desempenhadas por advogados e funcionários do escritório. Sendo assim, as tarefas consideradas mais mecânicas e superficiais são delegadas para essas ferramentas tecnológicas.

Assim, o software proporciona uma maior colaboração entre a equipe e promove a diminuição do fluxo de trabalho, uma vez que os profissionais têm mais tempo disponível para focar nas atividades que apresentam mais importância e que demandam mais concentração e raciocínio jurídico. Da mesma forma, o advogado tem mais autonomia para desempenhar as suas tarefas e pode fazê-las com mais presteza e agilidade.

Além disso, o gestor tem a possibilidade de acompanhar o devido andamento das tarefas em cada uma de suas fases, além de ser capaz de remodelar os procedimentos e interferir na execução das atividades, caso seja necessário. Isso significa que esse software também promove uma gestão de pessoas — e não somente o gerenciamento de processos.

3. Workflow facilitado

O software jurídico consegue estipular as normas necessárias para a automatização e definição dos processos. Até porque o objetivo de todo gestor é obter um trabalho mais definido. Nesse sentido, esse mecanismo automatizado consegue otimizar o workflow — trata-se de um termo que significa “fluxo de trabalho”, ou seja, é o conjunto de passos dados para a automatização dos processos.

Ou seja, essa ferramenta tecnológica consegue metodizar as informações e ações dos processos e demais operações, de forma que elas se tornem mais simplificadas na hora de serem interpretadas e trabalhadas, além de ser uma estratégia que traz segurança e reduz os riscos.

4. Segurança da informação

A segurança dos arquivos é outro ponto que merece destaque. Muitos escritórios trabalham com informações valiosas e sigilosas que merecem a devida segurança no armazenamento. Por sua vez, o software é uma solução tecnológica capaz de centralizar todos os dados, diminuir os riscos de eventual invasão no sistema, extravios e deterioração dos documentos.

Isso porque essa ferramenta realiza backups constantes no hardware ou até mesmo na computação em nuvem, ou seja, são feitas cópias que ficam armazenadas em outro ambiente. Logo, mesmo que haja a perda de dados por acidentes, haverá outro arquivo idêntico em outro local. Além disso, esse tipo de software também apresenta uma política de acessibilidade segura, que somente permite o acesso aos dados estratégicos por usuários autorizados e devidamente munidos de login e senha.

5. Mobilidade

Graças ao software jurídico é possível trabalhar remotamente de qualquer lugar. Basta uma conexão coma a internet e um dispositivo móvel. Essa mobilidade é um diferencial para o escritório e traz economia, uma vez que é gasto menos dinheiro para manter tudo funcionando, além de promover um acesso fácil e rápido aos sistemas eletrônicos dos tribunais.

6. Acompanhamento de andamentos processuais

O software apresenta como uma de suas funcionalidades o acompanhamento ágil e em tempo real das fases do processo, como a citação, intimação, decisão, prolação de sentença etc. Basta informar o número da OAB do advogado ou o número do processo para obter mais informações. Assim, sempre que houver uma nova movimentação processual, o advogado receberá um alerta nesse sentido.

7. Oferece mais tempo livre

A automação das tarefas garante um ganho de tempo para os advogados, uma vez que atividades que antes eram desempenhadas por eles passam a ser de responsabilidade dos softwares. Nesse sentido, também há a redução de custos desnecessários, pois ao se otimizar o tempo, é possível obter mais rentabilidade.

A economia com software jurídico envolve o fato de o advogado conhecer, acima de tudo, o seu negócio, rotina e dificuldades, além de entender que os seus problemas também são comuns a todos os profissionais que escolhem uma determinada especialidade, bem como o seu estilo pessoal e personalidade. Nesse sentido, a economia de recursos virá de saber identificar esses fatores e escolher soluções que sejam específicas para esses problemas.

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