O desempenho positivo de uma empresa abrange uma série de fatores — um planejamento financeiro adequado, relacionamento próximo com o cliente, estudo do mercado, o rendimento da equipe, entre outros elementos. Entretanto, mesmo com todas essas estratégias sendo utilizadas, pode ser que o crescimento ainda não pareça satisfatório. Nesse sentido, é hora de rever as ações de gestão e pensar em novas maneiras para aumentar produtividade nas operações da empresa e, como consequência, os seus ganhos.

Nada melhor do que manter uma equipe motivada e engajada para ampliar os resultados e obter uma maior lucratividade. Afinal, cada profissional é uma parte única responsável por colaborar com a rotina diária das atividades da empresa. Isso significa que cada empregado tem suas funções específicas e fundamentais dentro da organização.

Nesse sentido, se alguma coisa vai mal com algum funcionário, esse fato isolado pode comprometer o rendimento de todo um setor. Da mesma forma, caso algum fator, seja ele interno ou externo, interfira em toda a equipe, provavelmente, a performance vai ser afetada também. Mas, afinal, como entender o que está faltando para poder melhorar o nível motivacional de cada profissional dentro de uma empresa?

Neste artigo, você vai aprender a diagnosticar e entender melhor os motivos que levam à falta de estímulo dos funcionários e vai conhecer algumas dicas de como aumentar produtividade dentro da empresa. Acompanhe a leitura!

Afinal, o que é a produtividade no ambiente de trabalho?

A baixa produtividade no ambiente de trabalho é uma situação que causa a redução do estímulo para a execução das funções e um baixo desempenho dos funcionários dentro de uma empresa.

Essa situação crítica pode ser causada por diversos fatores — ausência de bons líderes, excesso de tarefas, sobrecarga de trabalho, jornada cansativa, falta de feedbacks, pouca organização na divisão de funções, baixos salários etc. Abaixo, vamos entender melhor o problema!

Qual é o impacto da baixa produtividade nas atividades do escritório?

A baixa produtividade de uma equipe deve ser motivo de preocupação para os gestores da empresa. Isso porque o sucesso de uma organização depende, de forma direta, do nível de comprometimento de seus funcionários.

Além do mais, os projetos de uma empresa apresentam um determinado prazo para que sejam finalmente concluídos. Essa tarefa exige dedicação, responsabilidade, compromisso e empenho de todos para que o resultado seja alcançado de maneira promissora e conforme aquilo que foi previamente concebido entre a liderança e a equipe.

Qualquer situação, nesse sentido, deve ser resolvida de forma imediata. Até porque quanto antes ela for solucionada, menos impactos negativos causará para a empresa. Por outro lado, caso esse quadro crítico demore a ser diagnosticado, fica cada vez mais difícil de ser revertido e ser trabalhado a fim de evitar o avanço para estágios mais graves.

A baixa produtividade traz desorganização no processo produtivo, diminuição dos lucros, agrega menos valor à marca e faz com que a empresa vá perdendo, aos poucos, a credibilidade que tinha perante os seus clientes.

Quais os principais motivos da baixa produtividade?

Existem algumas razões que favorecem o surgimento da baixa produtividade entre a equipe. Esses motivos podem minar o desempenho dos colaboradores e comprometer a companhia m vários aspectos — financeiro, logístico, mercadológico, vendas etc.

Nesse sentido, conhecendo melhor quais são e qual é a origem dessas causas, fica mais fácil pensar em estratégias para eliminar esse tipo de situação. Confira, a seguir, os principais motivos que levam a empresa a apresentar baixos índices de produtividade.

Falta de avaliações e feedback

Desenvolver as suas funções sem um acompanhamento adequado que envolve o envio periódico de avaliações e feedbacks pelos gestores e supervisores é uma situação complicada. Afinal, como saber se está executando corretamente as tarefas? Esse fato pode acabar gerando insegurança, confusão e dúvidas para os colaboradores.

Nesse sentido, ao montar uma empresa e definir projetos é importante planejar o envio de avaliações e feedbacks, ou seja, dar um retorno com relação ao desempenho do funcionário. Esse cuidado também é fundamental para que as falhas sejam identificadas com mais frequência.

Assim, se for verificado um erro ou uma conduta negativa de um funcionário, o importante é travar um diálogo aberto e sincero de forma a apresentar a situação e avaliar o que deve ser feito, de maneira preventiva ou corretiva. Portanto, é importante dar a oportunidade para que toda a equipe envolvida possa opinar sobre o trabalho e analisar o fluxo do trabalho, por exemplo.

O envio de feedbacks também ajuda a conhecer melhor cada funcionário, bem como as suas habilidades e competências. Da mesma forma, ele é imprescindível para saber os seus pontos de fraqueza. Com isso, o empregado tem a chance de saber exatamente onde precisa melhorar.

Excesso de tarefas

Pessoas não são máquinas. Os funcionários têm limites físicos que precisam ser respeitados. A Síndrome de Burnout está aí para provar a importância de manter uma divisão equilibrada de tarefas. Essa doença é causada pelo excesso de trabalho e um ambiente estressante e também é uma das maiores causas de afastamento do emprego.

Nesse sentido, é fundamental estabelecer períodos de descanso que não envolvam tarefas nem funções de trabalho. Assim, os intervalos entre as jornadas devem ser respeitados. Da mesma forma, não se deve tentar executar mais funções do que se é capaz humanamente de realizar.

Isso significa que delegar mais tarefas a uma equipe como uma forma de evitar a contratação de novos funcionários e economizar, não é uma ideia recomendada e pode até mesmo surtir o efeito contrário — ou seja, o baixo desempenho e o comprometimento da qualidade do serviço que é desempenhado.

Portanto, antes de colocar o projeto em prática, é essencial efetuar um planejamento que determinará o time de funcionários e a função que será atribuída a cada um. Essa medida evita o excesso de tarefas para um indivíduo, otimiza o tempo disponível, reduz a margem de erros e traz mais estímulos e satisfação pessoal para o profissional.

Desgaste físico e emocional

Esses elementos merecem um tópico próprio pela frequência com que estão presentes na vida dos funcionários e pelos pontos negativos que trazem para a rotina da equipe. Indivíduos cansados mental e fisicamente não conseguem desempenhar suas funções com 100% de efetividade. Isso pode ser causado por diversos motivos: estresse, trânsito caótico, violência, ausência de mobilidade urbana, violência etc.

Devido a esses fatores, em vez de aumentar o rendimento, a produtividade do profissional acaba caindo. Portanto, o ideal é conceder folgas, redução de horas extras e algum tipo de benefício dentro da empresa. Se necessário, conceda o afastamento ao funcionário para que ele se recupere de eventual problema de saúde.

Imposição de metas pouco realistas

A imposição de metas que estão em um patamar impossível de serem atingidas não trará mais produtividade para a equipe, como erroneamente se pode pensar. As metas estabelecidas devem ser realistas. De nada adianta criar objetivos praticamente e inalcançáveis.

Esse fato trará desmotivação para a equipe, além de não ser capaz de evitar a baixa produtividade dos funcionários. Eles se sentirão incapazes de dominar as suas funções e não conseguirão bater a meta.

Portanto, é essencial reunir toda a equipe e definir uma estratégia realista em que as funções de cada um estejam claramente definidas. As metas devem ser criadas levando em consideração o ponto de vista dos funcionários. Por isso, converse com eles e avalie todas as possibilidades.

Ausência de uma estrutura de trabalho eficiente

A produção satisfatória e com qualidade envolve o oferecimento de um mínimo de condições de estrutura para o colaborador. Essa é uma forma de fazer com que o indivíduo se sinta acolhido e confortável dentro da empresa. Trata-se de uma maneira de contribuir para o sucesso e a boa produtividade da equipe.

Portanto, invista em boas cadeiras ergométricas, uma iluminação adequada, adquira equipamentos de informática modernos e atualizados, uma boa velocidade de internet, entre outros investimentos em equipamentos e demais ferramentas de trabalho.

Insatisfação quanto ao cargo

Uma pessoa desmotivada com o trabalho apresenta um menor nível de produtividade. Muitos empregados se sentem insatisfeitos com o cargo em que estão — as tarefas podem ser monótonas, complexas e despertar pouco a atenção dos funcionários então, ele pode ter sido contratado para desempenhar uma determinada função e estar executando outra.

Nesses casos, o recomendado é travar um diálogo sincero e que deixe o funcionário à vontade para ele expressar a sua opinião sobre o fato. O gestor também deve identifica os motivos que levaram à insatisfação no cargo. Procurar a ajuda do setor do RH pode ser uma boa alternativa. O ideal é fazer uma avaliação de todas as competências e habilidades necessárias para o cargo e tentar esclarecer a situação.

Treinamento inadequado

O baixo desempenho pode estar relacionado com a falta de um treinamento adequado para a equipe. Pode ser que o funcionário seja um ótimo profissional, entretanto não recebeu os comandos e instruções necessárias para que possa desempenhar bem a sua função.

Mesmo que ele se sinta feliz e realizado com a vaga, com o passar do tempo vai se sentir desmotivado e pouco satisfeito com o cargo. Afinal, a ausência de orientação apropriada é uma causa que leva a erros e problemas de baixa produtividade.

Portanto, invista em cursos de capacitação, palestras, workshops, simpósios e demais formas que possam agregar conhecimento para que o funcionário consiga desempenhar melhor as suas funções.

Falta de motivação para o trabalho

A falta de motivação pode ser causada por vários fatores: depressão, ansiedade, estar estagnado no trabalho, estresse, ambiente de trabalho pouco atrativo etc. O fato é que se torna importante entender melhor os sintomas para que possam ser combatidos assim que surgirem.

Desse modo, se torna possível procurar um tratamento médico adequado, além de poder rever melhor o plano de carreira para o futuro. Outra maneira positiva para reverter essa situação é procurar realizar cursos de aprimoramento e de aperfeiçoamento na área.

Por que o aumento da produtividade pode otimizar os negócios?

Investir em maneiras que levem ao aumento da produtividade é uma ação essencial para as empresas que desejam obter sucesso, se destacar no mercado e sair à frente das demais concorrentes. Trata-se de uma estratégia que leva à otimização das operações e ao lucro.

Confira, a seguir, algumas dicas que vão ajudar a empresa a melhorar a sua produtividade.

Invista em ações de treinamento

O aumento de produtividade tem relação direta com o nível de capacitação da equipe. Funcionários exemplares que dominam os conhecimentos necessários para executar bem as suas funções certamente trarão bons resultados. Por outro lado, colaboradores que cometem erros e que não sabem exatamente o que deve ser feito são um grande empecilho para a empresa.

Não custa lembrar que nenhum funcionário se tornará produtivo caso não esteja devidamente preparado para desempenhar adequadamente as suas funções ou que não saiba como trabalhar da maneira mais adequada em um determinado projeto.

Portanto, inscreva o profissional em cursos e demais treinamentos, tanto interna quanto externamente. Essa medida deve ser vista como um investimento a médio e longo prazo, e não como uma despesa sem importância.

Melhore a comunicação interna da equipe

A falta de comunicação interna ainda é uma grande barreira para a produtividade de uma empresa. A ausência de um diálogo frequente entre os diversos setores da empresa e os gestores que ocupam os cargos de liderança prejudica diretamente o andamento das operações. Uma comunicação ineficiente e falha pode resultar em processos malfeitos e pouco produtivos.

E, para que toda a empresa esteja alinhada, é preciso contar com um setor responsável por isso. A troca de conhecimentos e experiência é de extrema importância dentro de um escritório, além de contribuir para a criação de laços mais fortes entre os colgas dentro da equipe.

Portanto, invista na comunicação interna: implemente canais de comunicação internos, como intranet, chats corporativos, e-mails etc. A cultura do diálogo em equipe também deve ser incentivada, então, realize reuniões periódicas para definir o planejamento dos próximos projetos e a definição das metas seguintes a serem atingidas.

Automatize o máximo possível de tarefas

A tecnologia deve ser encarada como uma grande aliada para os escritórios. O surgimento de ferramentas automatizadas permitiu a otimização do trabalho e diminuiu a ocorrência de erros e falhas, além da redução da necessidade de retrabalho. Nesse sentido, os softwares vêm ganhando cada vez mais espaço dentro desse ambiente.

Já tentou calcular a quantidade de tempo que você ganharia se eliminasse os trabalhos manuais ou retrabalho da rotina do seu escritório? Existem atividades podem ser executadas de forma muito mais rápida e segura graças ao uso de mecanismos tecnológicos, como os softwares.

Essas ferramentas apresentam a capacidade de substituir a execução de tarefas burocráticas pelos advogados, por exemplo — acompanhamento de publicações e controle dos prazos processuais, pesquisa de jurisprudências e demais entendimentos dos Tribunais etc.

Assim, esses profissionais podem se dedicar para outras atividades mais importantes e que demandam mais atenção e raciocínio — elaboração de peças processuais, atendimento aos clientes, comparecimento em audiências etc.

Nesse sentido, entenda que a tecnologia deve ser enxergada como uma excelente ferramenta que veio para auxiliar as corporações, e não como um custo a mais. A implantação desses mecanismos pode até demandar altos recursos financeiros, mas entenda como um investimento. Para tal, o melhor a se fazer é calcular os custos e analisar o nível de lucros que o negócio vai ganhar após alguns meses devido à automatização de determinadas tarefas.

Reconheça os bons funcionários

Uma boa estratégia para aumentar a produtividade é estimular a motivação dos advogados. De modo geral, as pessoas se sentem mais valorizadas e recompensadas quando são reconhecidas pelo esforço que fizeram. E essa sensação é ainda mais potencializada dentro do ambiente de trabalho.

Portanto, tenha o hábito de enviar feedbacks positivos para a equipe. Além disso, conceder prêmios de reconhecimento também é uma ideia — brindes, viagens, aumento do salário, bonificação, distribuição de lucros PPR ou PLR, dias de folga etc. Nesse sentido, não se esqueça de deixar bem claro quais são as regras e a recompensa para ser contemplado com algum benefício. De qualquer forma, tenha em mente a importância de demonstrar a importância dos funcionários para o desenvolvimento e o sucesso da empresa.

Valorize a gestão do tempo

O gerenciamento do tempo envolve a organização e o planejamento da quantidade de horas que são gastas executando determinada tarefa na rotina profissional. O controle desse tempo contribui para um maior foco e para que mais atividades sejam concluídas em menos tempo. O controle do tempo deve ser implementado em diversas áreas, como o Jurídico, Recursos Humanos, Financeiro, Administrativo, Projetos, Logística, Marketing etc.

Como a tecnologia ajuda a aumentar a produtividade da equipe?

A tecnologia trouxe mais eficiência e otimizou as atividades nos escritórios e empresas. Trata-se de um fato inegável que ela facilitou a rotina dos profissionais — proporcionou mais chances para capacitação, trouxe mobilidades e permitiu o desenvolvimento e um maior aprendizado dos profissionais.

Conheça, a seguir, outras grandes vantagens que foram possíveis graças ao uso de recursos tecnológicos.

Proporciona mais interatividade

A comunicação fica ainda mais otimizada devido à implementação de novas tecnologias. Nesse sentido, as reuniões podem ser realizadas por meio de conferência online, por exemplo. Existem plataformas que podem conectar pessoas onde quer que elas estejam por meio de transmissão de vídeo e chamadas de voz, além de permitirem o compartilhamento de arquivos e demais informações importantes.

Da mesma forma, as mensagens podem ser facilmente enviadas por meio de chats e ferramentas de comunicação em tempo real. Isso significa que a necessidade de efetuar ligações por telefone vai sendo deixada de lado, além de se depender menos do deslocamento físico entre os funcionários. Assim, todas as informações podem ser repassadas a um grupo maior — outros departamentos e até mesmo filiais diversas — por meio dessas ferramentas de comunicação.

Oferece mais precisão na execução das tarefas

Um bom software de gestão permite maior exatidão no desempenho das tarefas. Isso significa que as chances de ocorrência de falhas e erros são bem pequenas. Afinal, se trata de um recurso tecnológico moderno e de alto padrão. Esse tipo de ferramenta também possibilita gerar e analisar relatórios de desempenho rápidos, obter métricas, eliminar a ocorrência de falhas no sistema etc.

Ajuda no processo de identificação de erros

Os softwares de gestão trazem mais segurança ao conseguirem identificar eventuais panes na plataforma e realizar os devidos ajustes necessários o quanto antes, a fim de evitar que essas situações de risco causem maiores prejuízos.

Traz mais mobilidade

Atualmente é possível armazenar uma quantidade ilimitada de arquivos na nuvem. Essa tecnologia trouxe mais mobilidade e facilidade na edição, acesso e produção de documentos. Trata-se de uma forma de compartilhar os arquivos em tempo real para todos que compõem a equipe. Além disso, eles podem ser acessados de qualquer lugar. Para isso, basta uma conexão com a internet e a devida permissão para o acesso (login e senha).

Aumenta a segurança das informações

segurança da informação é uma preocupação constante em todo escritório. O grande volume de informações valiosas sobre cadastro de clientes, faturamento, honorários e demais elementos exige um investimento na proteção desses dados. Nesse sentido, é essencial dispor de programas que consigam armazenar essas informações de forma segura, organizada e que permite o fácil acesso.

Reduz os custos

Investir em tecnologia significa economia com mão de obra, energia, compra de hardwares, manutenção etc. Essas ferramentas diminuem a quantidade de trabalho que antes somente era feito manualmente. Assim, o advogado tem mais tempo disponível par executar outras atividades. Além disso, com a economia em algumas áreas, se torna possível investir em outros setores de maneira estratégica.

Um escritório jurídico também precisa se modernizar para aumentar a produtividade nas operações, sobreviver à concorrência do mercado e conseguir atender às expectativas dos clientes e se destacar. Nesse sentido, investir na inovação da advocacia é um ponto importante e essencial para esse processo. Afinal, os recursos tecnológicos revolucionaram a maneira como os advogados executam as tarefas de sua rotina, deixando os processos mais dinâmicos e eficientes.

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