Saiba como melhorar a comunicação interna no seu escritório

Um escritório de advocacia que conta com profissionais alinhados e produtivos, certamente apresentará melhores resultados, clientes mais satisfeitos e sucesso profissional. Para que se alcance esse nível, é fundamental melhorar a comunicação interna entre os sócios.

Um time de advogados que não se comunica de forma correta tem grandes chances de experimentar consequências desastrosas, como baixa produtividade, perdas de prazos e insatisfação dos clientes. Inclusive, esses acontecimentos podem significar a ruína do escritório no mundo jurídico.

Interessou-se em saber de que maneiras você pode melhorar a comunicação interna do seu escritório de advocacia e potencializar a sua atuação profissional? Então, este post é para você. Confira!

Organize uma agenda de prazos

No mundo jurídico, a obediência aos prazos é um dos pilares mais fundamentais. Um profissional que perde prazos tem sua atuação prejudicada. No âmbito da advocacia, a intempestividade significa deixar de realizar uma ação de interesse do seu cliente. E, como consequência, esse fato enseja a insatisfação do contratante e a falta de efetividade do exercício de um direito.

Para que esse problema seja solucionado, é importante que o escritório estabeleça uma agenda organizada de prazos para respostas e elaboração de peças. A tecnologia pode ser uma importante aliada nesse processo. Com ela, o advogado pode acessar eletronicamente a agenda e verificar as datas limites em que deve elaborar manifestações ou recorrer de alguma decisão.

Desse modo, os prazos serão obedecidos e a satisfação dos clientes estará presente, pois eles verificarão o comprometimento do time de advogados com suas causas e a organização que apresentam. Inclusive, isso pode gerar indicações para serviços jurídicos a outras pessoas.

Armazene documentos

A organização é um ponto fundamental para o sucesso de qualquer atividade. E no âmbito dos escritórios de advocacia não é diferente. Esse fator leva a melhorias na produtividade além de melhorar a comunicação interna entre os sócios atuantes.

Na profissão dos operadores do direito, a quantidade de documentos de extrema importância é muito grande. São documentos pessoais de clientes, certidões, peças processuais, entre outros. Quando há perda ou extravio de algum desses comprovantes, pode até resultar no fracasso de alguma demanda.

Portanto, nesse ponto, é essencial que haja um armazenamento cuidados e organizado de todos os documentos que passem ou estejam em poder do escritório. Isso pode ser feito manualmente em pastas, mas o mais indicado é que seja eletrônico, com uso de armazenamento em nuvem e backups.

Desse modo, quando qualquer sócio ou cliente precisar acessar uma certidão ou declaração, o documento será facilmente encontrado e não haverá riscos de falhas em demandas por falta de algum escrito.

Utilize aplicativos jurídicos

Como citado anteriormente, nos dias atuais, a tecnologia é uma realidade na atuação do advogado. Ela viabiliza ações e melhora a comunicação interna no escritório de advocacia, promovendo ganhos operacionais tanto para os profissionais quanto para os clientes.

O advogado pode lançar mão de aplicativos para acompanhar seus processos, receber notificações e até consultar prazos de demandas diretamente pelo celular ou notebook onde ele estiver.

Esse fator potencializa a atuação e gera um ambiente interno de ajuda mútua, pois o compartilhamento de mensagens e medidas processuais serão otimizados. Inclusive, a perda de prazos não ocorrerá porque, ainda que datas e horários de audiências se choquem ou ninguém do escritório possa comparecer, será possível encontrar um profissional correspondente de forma rápida e segura.

O escritório de advocacia que utiliza sistemas jurídicos em benefícios de seus processos com certeza se destaca no mercado, pois demonstra organização, competência, boa comunicação interna e compromisso com seus clientes.

Crie um manual de procedimentos

É importante que todos os advogados integrantes do time do escritório mantenham condutas alinhadas e conscientes no trato com os clientes, nas ações externas, em processos etc. Manter algumas regras de forma escrita, como um manual de exercício, é uma estratégia muito inteligente e capaz de render bons frutos.

Nesse tipo de documento, você pode relacionar valores de cada ação e a visão que o cliente deve ter do escritório. Além disso, podem ser formalizados os procedimentos para, por exemplo:

• atender um novo cliente que chega ao escritório;
• como ele deve ser atendido;
• em que momento o contrato será formalizado;
• que pessoas devem ser avisadas.

Esse tipo de padronização promove melhorias na comunicação interna e potencializa uma atuação consciente e organizada. Os clientes reconhecerão os advogados integrantes do seu time como profissionais educados, corteses e organizados, que pautam seu desempenho profissional nos interesses do escritório e de seus representados.

Crie eventos para integrar a equipe

Nem todos as táticas de melhoria da comunicação interna de um escritório de advocacia estão relacionadas aos procedimentos e melhorias na prestação do serviço. É muito importante também que os integrantes do time estejam se relacionando bem e em harmonia.

A maneira mais eficiente de conquistar esses benefícios é promover encontros em ambientes que fujam da formalidade do escritório, onde a equipe possa ficar mais à vontade e socializar.

Além de garantir a sociabilidade entre os advogados, eventos dessa natureza podem ser a oportunidade ideal para que os mais jovens aprendam com os mais experientes e desenvolvam novas habilidades.

Outro grande benefício de investir nesses encontros, é o fortalecimento dos laços de amizade entre os advogados. Dessa forma, cada um se sentirá parte de um time e não um profissional que trabalha sozinho. Assim, cada ação de um integrante do escritório será visando o sucesso de todos.

Por fim, destaca-se a importância de uma comunicação clara para evitar gaps e prover diversos benefícios para o escritório de advocacia, como a satisfação da clientela e o aumento da produtividade. Esse ganho pode ser verificado com a adoção de algumas práticas, como o uso de aplicativos para advogados. Dessa maneira, o seu negócio se destacará seus clientes indicarão os seus serviços.

Gostou de saber como potencializar a atuação de time de advogados por meio de estratégias que promovem a melhoria da comunicação interna da sua equipe? Então não deixe de acompanhar este outro artigo no nosso blog e descubra como otimizar os processos no seu escritório de advocacia!