Tudo o que você precisa saber sobre tecnologia na advocacia

A tecnologia está presente no dia a dia de pessoas das mais diversas profissões e mais variadas classes sociais. É uma realidade que alterou totalmente o modo como a sociedade funciona e gerou efeitos não apenas nos relacionamentos, mas especialmente no trabalho.

Como não poderia deixar de ser, também a área jurídica tem sentido esse impacto, por isso há uma busca crescente por novas formas de utilizar a tecnologia na advocacia, buscando atender a essa nova demanda.

É preciso compreender os maiores avanços para o setor jurídico e conhecer as principais ferramentas que podem ser utilizadas para melhor incorporar esses mecanismos à sua rotina. Ao perceber melhor os benefícios por trás dessa união da advocacia com dispositivos tecnológicos, o advogado poderá se adaptar para atender ao perfil esperado do advogado 4.0.

Para ensinar a preparar o escritório de advocacia para essa nova era digital, ser mais competitivo e ganhar mais destaque, preparamos esse artigo com as principais dicas sobre o assunto.

1. Impactos da evolução tecnológica na advocacia

Ao longo dos últimos anos, o operador do direito vem observando uma mudança na prática das suas atividades diárias. Com o surgimento do processo digital, não há mais a necessidade de acompanhamento de processos como se fazia antes. O advogado pode acompanhar suas ações do escritório sem a necessidade de ir ao fórum para gerenciar as informações de cada lide, e tampouco manter uma cópia ou um espelho do processo no escritório. Isto traz mudanças às rotinas do escritório e aumenta a eficiência do profissional.

Por isso, atualmente, os advogados têm buscado novas formas de atuação para conseguirem atingir a excelência na prestação dos serviços. Para acompanhar essas mudanças de mercado e aliar os serviços jurídicos à tecnologia da informação (TI), os escritórios precisam do auxílio das empresas de tecnologia que estão preparadas para atender a essa demanda. Mas as empresas de tecnologia estão também mudando. As tecnologias desenvolvidas para a realidade do processo físico já são redundantes e desnecessária nos dias de hoje.

As mais avançadas empresas de TI especializadas em soluções para o ramo jurídico oferecem ferramentas de tecnologia para advogados criadas para auxiliar e otimizar o trabalho que eles realizam, como assistente digital, plataforma para advogados correspondentes e robôs advogados, e não o tradicional software para reconstituição de processos físicos em uma plataforma digital, como faziam os primeiros programas.

É importante destacar que esses dispositivos direcionados para a automação jurídica não têm por objetivo anular a atuação do profissional nem extinguir a profissão, e sim auxiliar no desenvolvimento das atividades simples e repetitivas dos escritórios. Com isso, o especialista aumenta sua produtividade e consegue diminuir as margens de erro em seus processos.

Outra mudança que demonstra a importância da inovação na advocacia é o acompanhamento das publicações que há alguns anos era feito somente por meio dos diários oficiais impressos e hoje é realizado de forma virtual, com a leitura dos diários eletrônicos. Essa nova forma de acompanhamento facilita as pesquisas realizadas pelos robôs, feita a partir de critérios preestabelecidos pelo usuário.

2. Principais ferramentas tecnológicas na advocacia

O objetivo de todo profissional jurídico é otimizar a produtividade e, consequentemente, aumentar a rentabilidade de seu escritório. Nesse sentido, as tecnologias podem ser grandes aliadas, pois ajudam a otimizar o tempo nas tarefas operacionais e, assim, permitem que o advogado se dedique a atuação mais técnica.

O uso de dispositivos tecnológicos possibilitou avanços na área jurídica, com maior controle sobre as atividades e os prazos inerentes à área. Mas como isso se dá? Abaixo, citamos as principais ferramentas que podem ser utilizadas nos escritórios de advocacia. Confira!

2.1 Assinatura digital

A assinatura digital é um método de certificar a autenticidade de determinado documento. Ela utiliza a criptografia para verificar a segurança e a integridade dos documentos eletrônicos. Com esse recurso, não há necessidade de ter acesso ao documento físico para comprovar que o emissor do documento é que diz ser.

É uma forma ágil de checagem, pois poupa o usuário de realizar alguns procedimentos usuais para confirmar os dados. Essa averiguação, quando física, é feita por meio de uma sequência de ações como: imprimir o documento, assinar, digitalizar e encaminhar de volta. Isto consome muito tempo e ainda tem um gasto elevado com papel, e necessidade de espaço para guardar todos os documentos.

A assinatura digital tem validade jurídica tal como uma assinatura de próprio punho. Assim, quando necessário anexar documentos ao processo, o advogado pode utilizar o meio digital, sem necessidade de escritos impressos, nem sendo preciso ir ao fórum para entrega e protocolo do documento.

2.2 Videochamadas e reuniões

Por meio de videochamadas, os operadores do direito podem realizar reuniões com os clientes ou com outros sócios. Elas são extremamente úteis para aumentar a produtividade, pois poupam o tempo de deslocamento de todas as partes participantes.

Essa tecnologia permite que o profissional repasse informações e prepare o cliente para a audiência com a mesma eficácia de um encontro presencial. É uma forma rápida e eficiente de ter acesso às informações relevantes de determinado processo.

Como os participantes não precisam se deslocar para a reunião, é possível agenda-la com mais facilidade. Isso também reduz o tempo perdido por eventuais atrasos. Existem alguns aplicativos disponíveis atualmente que podem realizar videochamadas, como Skype, FaceTime, Hangouts, WhatsApp, entre outros.

2.3 Organização de tarefas

Um escritório de advocacia também pode se beneficiar do uso de ferramentas tecnológicas para organizar as tarefas diárias da instituição. Existem muitas atividades jurídicas e administrativas que necessitam de atenção frequente e qualquer erro pode afetar o resultado do trabalho do advogado.

É importante notar que toda tarefa jurídica se constitui em um procedimento, um fluxo de atividades, que pode ser gerenciado como um projeto ou uma sequência de tarefas e decisões, como são gerenciados quaisquer projetos, por mais complexos ou simples que possam ser.

Por isso, é importante poder contar com dispositivos que auxiliem na organização destes fluxos de trabalho. O mercado já oferece alguns softwares específicos para esse fim, como Kamban e Trello, e que contam com a opção de notificarem seus usuários das tarefas que precisam de atenção.

São aplicativos úteis para acompanhar as demandas e prazos do escritório, sendo uma excelente opção para a gestão do escritório. A frequência e antecedência de notificações podem ser configuradas diretamente no dispositivo.

2.4 Acompanhamento dos processos

Acompanhar todas as ações judiciais de perto é essencial na atuação de um bom profissional, mas pode ser um desafio por conta da quantidade de processos geridos. Nesse sentido, a utilização de sistemas de gestão que recebam os dados dos sites diretamente em suas plataformas, é algo que otimiza esse processamento.

Quando utiliza essas ferramentas, o profissional não precisa mais realizar consultas periódicas aos sites, pois recebe as atualizações diretamente no sistema. Outra vantagem no uso desses aplicativos, é evitar a falha humana na hora de registrar os dados do processo.

O cliente vê essa novidade com bons olhos, pois recebe as informações adequadas e diretamente por meio do seu advogado, sem necessitar buscar os andamentos por sua conta.

2.5 Gestão de contatos

Para agilizar a comunicação entre os escritórios de advocacia e seus clientes, é imprescindível ter uma gestão de contatos eficiente. Existem algumas ferramentas que cumprem bem essa função e conseguem gerenciar os contatos de modo a categorizar as informações e agilizar a busca na agenda.

Esse tipo de ação é muito útil caso haja necessidade de se comunicar urgentemente com um cliente. Por isso vale a pena contar com um dispositivo que atue com o cadastro das informações e ofereça meios de busca rápida no banco de dados do escritório.

2.6 Gestão financeira

Os escritórios enfrentam alguns desafios que impactam no lado financeiro do negócio. Frequentemente encaram problemas relacionados a perdas de prazos importantes, não registro de dados, incidência de multas, questões trabalhistas e administrativas, gastos excessivos, entre outros.

Daí surge a necessidade de contar com uma gestão financeira eficiente, que auxilie como aumentar o rendimento do seu escritório de advocacia. Com uma boa organização financeira, há otimização dos recursos, o que evita gastos desnecessários. Poupar recursos permite que o advogado invista em melhorias como ampliação do espaço físico ou expansão do escritório.

Por isso, é importante utilizar ferramentas específicas com essa finalidade. Hoje é possível encontrar alguns recursos tecnológicos direcionados para a gestão de custos e organização financeira de escritórios, que disponibilizam facilmente os dados para contadores e consultores. Assim, esses profissionais podem atuar com mais eficiência, diminuindo o tempo de resolução das questões contábeis.

2.7 Criação e compartilhamento de peças

A tecnologia também beneficia a criação e o compartilhamento de peças jurídicas. Armazenar os arquivos na nuvem garante que não se percam caso ocorram problemas no servidor ou no HD e, ainda, garante o backup imediato.

Entre os aplicativos mais utilizados, podemos citar o Google Drive e o Dropbox. Em ambos é possível compartilhar os arquivos com outros usuários, permitindo a criação colaborativa de peças e o armazenamento de todos os documentos pertinentes aos processos.

2.8 Software jurídico

A utilização de softwares jurídicos é essencial para uma boa gestão jurídica. A cada dia são lançados novos aplicativos direcionados para esse público, com soluções para os mais variados problemas enfrentados no dia a dia da profissão.

Os sistemas criados para escritórios estão mais acessíveis e especializados, pois são criados para resolver os problemas que o advogado identifica na sua atividade. Eles permitem automatizar as tarefas, e produzem resultados utilizando inteligência artificial.

Existem alguns softwares inovadores no mercado jurídico que permitem aos usuários a resolução de questões relacionados à análise de dados, automatização de registro de informações, acompanhamento processual, automação de documentos jurídicos, uso da inteligência artificial para resolução de problemas, cadastro de clientes, entre outros.

Veja, a seguir, os principais aplicativos jurídicos presentes no mercado.

LEGALNOTE

Essa ferramenta atua monitorando os processos online e avisa, por e-mail ou celular, sempre que encontrar atualizações. Para receber os resultados encontrados pelo aplicativo é necessário apenas cadastrar o número da OAB ou a numeração única do processo.

Dessa forma, o LEGALNOTE consulta publicações de fontes públicas oficiais, diretamente dos tribunais. Pode ser acessado a partir de diferentes aparelhos, como computador, celular ou tablete, garantindo ganhar tempo para execução das outras tarefas.

ELI

O ELI (Enhanced Legal Intelligence ou Inteligência Legal Melhorada) é um robô que oferece assistência automatizada aos advogados. Por meio dessa ferramenta, os profissionais têm maior controle de prazos e informações e melhoram sua produtividade.

Além de otimizar os processos, ele também auxilia na jurimetria, aplicando os métodos estatísticos no Direito. Assim, esse assistente personalizado pode ser capaz de prever as chances de êxito de uma ação, além de realizar a análise e do saneamento das carteiras de processos.

DILIGEIRO

O advogado tem muitas atribuições, como participar de audiências, despachar com juízes, obter certidões ou cópias de processos, entre outras. Apesar de estarem familiarizados com essas rotinas, algumas vezes precisam realizar tais ações em outras comarcas ou seções judiciárias, o que pode ocasionar custos com deslocamento e gasto de tempo excessivo.

Por isso, uma alternativa encontrada por esses profissionais foi a contratação de correspondentes jurídicos, que são advogados pagos para realizar diligências específicas a um custo bem menor. Contudo, encontrar um profissional habilitado e de confiança é um desafio.

Para auxiliar nessa busca surgiu o DILIGEIRO, um aplicativo criado para facilitar o contato entre operadores do direito de diferentes cidades e áreas de atuação. Seu funcionamento é simples: uma pessoa publica a sua demanda na plataforma, com a descrição do trabalho, local e prazo para realização; em seguida o aplicativo encontrará os profissionais cadastrados como correspondentes para a região pretendida e enviará um alerta para eles.

Quem tiver interesse em realizar a tarefa pode se candidatar e o profissional contratante escolherá quem melhor atenda às suas expectativas. É uma forma simples e descomplicada de contratação de alguns serviços da área jurídica.

SEUPROCESSO

Esse aplicativo permite que pessoas físicas e pequenos empreendedores tenham acesso à sua situação na justiça. Por meio dessa ferramenta, esses indivíduos podem, ainda, consultar o andamento dos processos, receber avisos dos andamentos e tirar dúvidas com advogados conveniados.

As ações são encontradas por meio de uma busca refinada, nome das partes ou pela numeração única. Na plataforma é possível ter acesso a cópias digitais dos autos e acompanhar publicações com qualquer termo ou nome de interesse.

As informações podem ser acessadas a qualquer momento pelo computador, celular ou tablet, e também é possível fazer download de arquivos disponíveis no aplicativo.  O SEUPROCESSO envia as notificações por alertas ou e-mails. Por fim, o usuário pode contar com a assessoria de advogados conveniados que estão disponíveis para sanar as dúvidas referentes aos conteúdos dos processos.

3. Benefícios da tecnologia na advocacia

A transformação digital atingiu diretamente os escritórios de advocacia e trouxe vários benefícios para a atividade. Todas as suas vantagens têm o objetivo comum de melhorar a prática jurídica. Quer entender isso melhor? Confira abaixo 5 benefícios da tecnologia para a advocacia!

3.1 Aumento da produtividade

A utilização de ferramentas tecnológicas facilita as atividades relacionadas à prática jurídica. Esses dispositivos aumentam a eficiência dos advogados na hora de realizar suas tarefas e, assim, economizam o tempo do profissional.

Com o uso de softwares e aplicativos, o operador do direito mantém sua rotina organizada e aumenta sua produtividade. Os dispositivos são eficazes na criação e edição de textos, organização de agendas, criação de listas, gerenciamento do trabalho e armazenamento em nuvem.

3.2 Mais agilidade

O uso da tecnologia na advocacia também traz mais agilidade. Com os programas e técnicas corretas, o escritório é capaz de automatizar os processos, e se torna mais eficiente. Com a utilização de aplicativos é possível acessar as informações de qualquer lugar.

Ter uma atitude ágil é importante para o repasse de informações para clientes e para encontrar informações importantes. Manter o cliente sempre informado sobre o andamento de seu processo aumenta a satisfação e melhora o relacionamento entre ele e seu advogado.

3.3 Organização

Outro benefício motivado pela tecnologia é o aumento da organização do ambiente de trabalho gerada pelos softwares de gestão. Esses programas auxiliam o advogado a administrar as finanças e gerir seu pessoal, além de controlar o uso de materiais do escritório.

A organização ajuda na execução das tarefas com mais rapidez e reflete positivamente no relacionamento com os clientes. Dessa forma, a tecnologia reflete na competitividade no mercado.

3.4 Resolução rápida

É de conhecimento geral a morosidade da justiça brasileira, sendo essa uma reclamação frequente entre os cidadãos. Diante dessas dificuldades, algumas empresas de tecnologia voltadas para a área jurídica passaram a focar na resolução extrajudicial de litígios.

Como os acordos são realizados online, de forma rápida e sem burocracia, e diretamente entre as empresas e as pessoas físicas, não há necessidade de interferência do judiciário. Dessa forma, a tecnologia tem sido útil para contribuir com a redução das ações judiciais e com a resolução rápida dos conflitos.

3.5 Redução de custos

Existem muitos softwares que auxiliam no controle das despesas do escritório e mantém informações sobre o fluxo de caixa. Além disso, também são utilizados para movimentar os processos, diminuindo os custos com o deslocamento dos advogados até os fóruns para consultar os autos.

Outra forma de reduzir custos com o uso da tecnologia, é a utilização da Inteligência artificial. Com o uso de chatbots — programas de computador que simulam o ser humano em conversas com outras pessoas — é possível atender os clientes e sanar as primeiras dúvidas. Dessa forma, o profissional economiza tempo de trabalho, pois só precisa atender diretamente clientes que realmente desejem contratar os seus serviços.

4. O advogado 4.0

Para alcançar o sucesso profissional, os advogados precisam se manter sempre atualizados. Por isso, é importante se adaptar às inovações trazidas pela tecnologia e aprender como se beneficiar das novas ferramentas. O advogado 4.0 vê a tecnologia como sua aliada.

Ele domina as ferramentas digitais para utilizá-las em sua atuação, com o objetivo de se integrar ao momento atual da Revolução 4.0. Dessa forma, a advocacia 4.0 dispõe de uma série de plataformas tecnológicas que potencializam o trabalho do profissional da área e evitam que ele perca tempo em atividades repetitivas.

4.1 Como ser um bom advogado na era digital?

Existem algumas condutas que podem formar um advogado 4.0 e colocar o profissional no caminho certo para ser um profissional alinhado às novas tendências:

• saiba identificar as melhores ferramentas tecnológicas para sua atuação;
• use a tecnologia a seu favor;
• invista no seu conhecimento;
• profissionalize sua gestão empresarial;
• avance junto com as mudanças.

4.2 Como preparar o escritório para receber as novas tecnologias?

Para melhor preparar seu escritório para as novas tendências tecnológicas, é importante iniciar um processo de transição. Com o objetivo de deixar de lado a versão obsoleta da prática da advocacia, aproveite as dicas a seguir:

Migre para nuvem

Comece a armazenar os dados do escritório em plataformas específicas, assim você terá acesso aos documentos a hora em que precisar.

Abandone as planilhas

Utilize programas específicos para ter controle dos processos judiciais, assim você não corre o risco de perder os dados com o uso de planilhas que são sujeitas falhas.

Automatize as tarefas

Uma questão importante do mercado é o tempo gasto com cada atividade, por isso a automação de algumas tarefas garante a otimização do tempo gasto com ações manuais.

Invista na segurança de dados

Os dados de processos de um escritório exigem muitos cuidados em virtude das informações contidas neles e os softwares voltados para segurança da informação conseguem proteger esses dados.

Tenha domínio sobre prazo

É muito difícil controlar todos os prazos que compõem a rotina jurídica, por isso, para não confundir datas nem perder prazos, utilize aplicativos que emitam alertas e avisos.

Controle as finanças

A melhor forma de gerir o setor financeiro do escritório é utilizando softwares de gestão que controlem despesas e recebimento de honorários, e organizem o fluxo de caixa.

Invista em suporte da TI

Com grandes tecnologias vem a responsabilidade por oferecer o melhor suporte para administração e uso das ferramentas, por isso é importante investir em um bom serviço de suporte de TI, e extrair o melhor dos dispositivos utilizados no escritório.

5. Próximas tendências tecnológicas para advogados

São tantas ferramentas úteis que é difícil para o advogado acompanhar tantas funções. Contudo, a cada dia, mais inovações surgem na área da tecnologia na advocacia, e é importante se manter informado sobre as novas tendências para acompanhar o mercado.

Veja algumas tendências para os escritórios de advocacia no futuro:

• uso de chatbots;
• parcerias com aplicativos de transporte;
• uso de machine learning;
• armazenamento e backup na nuvem de arquivos e documentos importantes;
• utilização de big data;
• uso do marketing de conteúdo para captação de novos clientes,

O uso da tecnologia na advocacia é uma realidade. É essencial se adaptar para conhecer e implementar as melhores ferramentas no escritório e se manter competitivo no mercado.

Oferecer o melhor serviço aos clientes precisa ser prioridade para o advogado e, para isso, ele não pode dispensar os melhores serviços oferecidos pelas empresas de TI para a classe jurídica. Além disso, o uso desses recursos proporciona economia de tempo e dinheiro, aumentando a produtividade e a rentabilidade do profissional.

Gostou de saber tudo sobre as ferramentas tecnológicas para advogados? Para conhecer as melhores soluções para seu escritório, entre em contato conosco. Temos uma equipe qualificada pronta para atendê-lo!