Conheça as vantagens de automatizar documentos jurídicos

A introdução de ferramentas tecnológicas no mundo do Direito é a grande aposta para os próximos meses. Afinal, a necessidade de modernizar a advocacia é uma realidade e demonstra ser uma solução inevitável. Se você tem acompanhado esse fenômeno, já percebeu que a tarefa de automatizar documentos jurídicos vem ganhando cada vez mais destaque entre os advogados.

Essa prática veio para otimizar as operações, aumentar a produtividade, trazer mais organização e reduzir os custos, além de ser uma verdadeira vantagem competitiva para o departamento jurídico ou escritório de advocacia.

Mas, afinal, como funciona a automação de documentos jurídicos? Será que essa ferramenta é a melhor estratégia para o seu escritório?

Para auxiliá-lo nessa questão, este artigo vai apresentar as principais questões envolvendo o processo de automatização dos documentos jurídicos. Acompanhe a leitura!

A automação de documentos jurídicos

A automação de documentos jurídicos é o procedimento que envolve o uso de softwares modernos a fim de desempenhar as tarefas que antes eram executadas pelos profissionais. Essa ferramenta garante a padronização e a repetição das tarefas a partir de uma programação criada anteriormente.

De fato, a grande quantidade de informações, leis, regulamentos e normas corporativas faz com que a automação de documentos seja uma verdadeira necessidade para os escritórios. O grande diferencial da automação está na forma como o fluxo de informação é estruturado, organizado e executado.

Sendo assim, é possível criar modelos personalizados de qualquer documento com infinitas possibilidades. Desse modo, são garantidas a padronização e a redução de falhas quando se opta por automatizar o processo de elaboração de documentos, como contratos, cotações, peças processuais, acordos de licenciamentos etc.

As funcionalidades das ferramentas de automação

As ferramentas de automação garantem mais segurança na criação de documentos. Confira, a seguir, as principais funcionalidades das ferramentas de automação:

• evita eventuais erros de qualificação das pessoas envolvidas
• organiza e classifica as petições ou documentos de acordo com critérios (matéria, data, cliente etc);
• busca e efetua o preenchimento automático de algumas informações nos documentos;
• efetua cálculos e processa informações de forma padronizada a partir de fones estruturadas para tal fim, como por exemplo informações vindas do cliente
• verifica e corrige a integridade e alerta sobre essas informações conflitantes;
• cria informações padronizadas.
• evita erros de montagem de documentos repetitivos

As vantagens em automatizar documentos jurídicos

Agora que você já entendeu um pouco sobre a automação, é o momento de mencionar que essa tecnologia traz muitos benefícios para os escritórios de advocacia. É isso que vamos mostrar a seguir.

Eliminação do uso de papel

O investimento em ferramentas automatizadas reduz a necessidade de receber e transferir infomrações de um meio para outro, como do papel para o sistema. Afinal, os processos e operações passam a ser realizados em plataformas específicas. Os erros nessa transcrição são muito comuns e ficam eliminados com a automação correta, que pode até mesmo detectar inconsistência. Com isso, há ainda a vantagem adicional de eliminar a necessidade de manter espaços físicos para armazenar os arquivos em papel, uma vez que tudo é feito no ambiente digital.

Acesso rápido a informações

A automatização garante o devido registro das informações. Dessa maneira, o usuário pode acessar facilmente esses dados por meio de um mecanismo de busca por nomes e palavras-chaves até encontrar o que deseja.

Mais integração

A automação dos documentos jurídicos permite que o conteúdo possa ser acessado pelos usuários adequados com segurança e praticidade em tempo real. Assim, os colaboradores podem visualizar e consultar as informações sempre que necessário, além de haver a possibilidade de incluir e padronizar tais dados. Desse modo, há engajamento e interação maior entre a equipe.

Redução de custos

As informações são mantidas nos softwares e plataformas digitais. Consequentemente, os custos para manutenção de mão de obra, suporte e armazenamento são menores, uma vez que a necessidade de funcionários se reduz, e o espaço físico se torna dispensável.

Nesse sentido, também é possível obter mais ganhos em um tempo menor e com os mesmos recursos que foram anteriormente investidos. Ainda, evita-se despesas decorrentes de deslocamentos, muitas vezes, desnecessários. Diante de tudo isso, assim o ROI (Retorno sobre o Investimento) de um software para automação de documentos jurídicos será positivo.

Diminuição de erros

Os softwares modernos contam com um sistema inteligente, de alta precisão e altamente eficaz. Nesse sentido, o risco de ocorrência de falhas é bem pequeno, praticamente nulo.

Certamente, os escritórios que ainda lidam com documentos jurídicos em papel apresentam possibilidades de erros muito maiores. Isso porque o trabalho humano é mais vulnerável e costuma incorrer mais em falhas, causadas por distração, confusão e falta de conhecimento suficiente.

Validação simplificada

As ferramentas de automação garantem que a validação de informações seja feita de modo mais claro, transparente e simplificado. Isso significa que não é necessário o envio de notificações manuais, no intuito de confirmar que uma determinada operação foi concluída. Com isso, todo o processo se torna mais ágil. E, como consequência, a tomada de decisões pode ser feita com mais rapidez, sem implicar precisão e veracidade dos resultados.

Segurança dos documentos

Os softwares proporcionam a segurança no acesso, manuseio e arquivamento eletrônico dos documentos. Isso é possível graças aos mecanismos de criptografia e autenticação que garantem a restrição de entrada no sistema de terceiros mal-intencionados.

Aumento da produtividade

Os softwares se tornaram responsáveis por desempenhar várias tarefas que antes eram executadas por pessoas. Essas ferramentas vieram para facilitar o trabalho dos advogados e demais profissionais que atuam em departamentos jurídicos no que se refere à automação dos documentos.

E, obviamente, tais instrumentos tecnológicos têm maior potencial para concluir as operações com mais eficiência, agilidade e menos chances de erros — ou seja, há um ganho de produtividade qualitativo e quantitativo.

Em regra, uma ferramenta automatizada consegue produzir mais e melhor e em menos tempo do que um funcionário comum. Como consequência, os colaboradores estarão disponíveis para se dedicar a outras tarefas, que demandam mais atenção e raciocínio, por exemplo.

A Transformação Digital vem demonstrando que a tendência é o uso cada vez maior de documentos digitalizados dentro do mundo corporativo com a finalidade de otimizar e modernizar a advocacia.

Nesse sentido, as ferramentas desenvolvidas pela Tikal Tech têm o potencial de mapear e automatizar os documentos jurídicos a partir da avaliação de critérios estabelecidos pelo cliente, ou por utilização de documentos padronizados do ELI DOCS.

Ficou interessado em investir em softwares modernos para trazer a automação para os seus documentos jurídicos? Então, entre em contato com a Tikal Tech e conheça as nossas ferramentas disponíveis!