Como funciona a assinatura digital para advogados? Entenda

A produção de documentos eletrônicos na advocacia se disseminou devido ao processo eletrônico. Em razão disso, é padrão na advocacia a assinatura digital para advogados. Todos que são atuantes em processos judiciais e administrativos já usaram, pelo menos uma vez, o certificado digital, mas o documento tem um uso que não se limita ao Judiciário.

Para entender mais sobre a assinatura digital para advogados e uso do certificado digital, acompanhe este artigo! Traremos as principais informações sobre o assunto!

O que é uma assinatura digital para advogados?

É um arquivo digital que contém as informações pessoais do advogado. A partir desse arquivo é possível assinar documentos para o peticionamento eletrônico, bem como autenticar o acesso aos sistemas do judiciário e outras autoridades. Ao assinar um documento de forma eletrônica, o advogado cria o chamado documento eletrônico.

O arquivo digital da assinatura eletrônica contém uma combinação de chaves públicas e privadas. A chave pública é o código de uma autoridade certificadora e a chave privada é aquela que identifica uma pessoa ou empresa.

Quando as chaves públicas e privadas se juntam, o arquivo se agrega a um documento e identifica o autor de acordo com a assinatura digital. Se a assinatura tiver chaves públicas de certas autoridades reconhecidas, como a OAB, essa assinatura não só identifica o dono da chave privada, que nesse caso é um advogado, como também se agrega a documentos profissionais desse advogado, para uso em processos judiciais e outras finalidades.

Para fazer uma assinatura digital o advogado precisa do certificado digital. O ato de inserir o certificado digital do advogado em um documento é que concretiza a assinatura eletrônica. Funciona como se fosse uma assinatura sobre o papel, mas por meio da combinação eletrônica do certificado digital com o documento digital, que é o arquivo assinado, geralmente produzido no formato PDF.

A validade jurídica da assinatura digital e a equiparação do documento aos produzidos em papel é regulamentada pela Medida Provisória 2.200-2 de 2001. A norma prevê a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil, com o regime jurídico dos certificados digitais.

Como assinar documentos de forma digital?

Os documentos eletrônicos são produzidos por meio de autenticação com o certificado digital. Assim, para assinar digitalmente, o advogado deverá usar seu certificado em um sistema de leitura de credenciais, inserindo senha no sistema assinador digital. Cada tribunal usa um software diferente e, por isso, é importante se atentar aos requisitos de cada sistema antes de usar a assinatura digital para advogados.

Quais outros usos para o certificado digital?

O certificado digital para advogados é emitido usando os dados do Cadastro de Pessoa Física (CPF) do advogado. Assim, será emitido o chamado e-CPF. O advogado pode usar o certificado digital também para fins digitais, produzindo documentos eletrônicos que sejam úteis a ele. 

Alguns exemplos de uso do certificado digital são:

• acesso ao ambiente da receita federal;
• participação em leilões virtuais de órgãos públicos;
• assinaturas de documentos diversos, como contratos e procurações.

Como armazenar documentos eletrônicos?

Os documentos eletrônicos existem, em via original, em arquivos de computador. Por isso, devem ser armazenados em ambiente digital, em drivers ou na nuvem. O advogado deve investir em tecnologia para gestão e armazenamento dos documentos de processos eletrônicos, escrituras e contratos feitos com assinatura digital.

Todas as cópias de um arquivo de documento eletrônico formulado com assinatura digital são consideradas autênticas. Isso acontece porque a assinatura pode ser conferida pelo sistema, que atestará se o código criptográfico gerado pelo certificado é autêntico. Por isso, é interessante manter mais de um ambiente para a guarda dos documentos eletrônicos com backup de todos os arquivos, para evitar problemas e perda de documentos importantes.

Quais os cuidados com o certificado digital?

Assim como qualquer outro sistema de segurança, o certificado digital conta com senha. Ela é pessoal e intransferível. O advogado deve guardá-la de maneira segura, prevenindo o uso indevido do certificado, pois a assinatura gerada pelo sistema equivale a uma assinatura oficial. Vale para o certificado digital o mesmo tipo de cuidado com o acesso a sistemas de bancos, como uso de antivírus, não fornecimento de senha a terceiros e outras boas práticas já conhecidas.

A assinatura digital para advogados veio para facilitar o cotidiano dos profissionais. O processo eletrônico e outras facilidades vieram para ficar e, por isso, é essencial conhecer como tudo funciona. Com as devidas cautelas de segurança, o uso de certificado eletrônico é prático, eficaz e útil para diversos momentos.

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