Entenda o passo a passo para uma gestão de contratos eficiente

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Cuidar de todos os procedimentos relacionados ao fluxo de trabalho de um contrato pode ser uma responsabilidade bastante complexa. A gestão de contratos é fundamental para a performance financeira e operacional do escritório de advocacia, que pode incrementar significativamente o faturamento se fizer uma gestão inteligente com auxílio da tecnologia.

Se você quer aprender mais sobre como fazer uma gestão de contratos eficiente, continue conosco. Apresentaremos os principais aspectos desse tema e como a automação jurídica pode revolucionar esse setor!

O que é gestão de contratos

A gestão de contratos é o trabalho feito no acompanhamento das contratações desde o momento do início das negociações até seu encerramento. O gerenciamento de contratos visa monitorar todo o ciclo que envolve a formação, o cumprimento e o encerramento das obrigações assumidas pelas partes.

Uma gestão bem-feita pode fazer com que a empresa economize tempo e dinheiro. Além disso, garantir que todas as obrigações estão sendo cumpridas evita o rompimento de contratos importantes e a perda de receitas.

As atribuições do gestor de contratos

Uma gestão de contratos feita de forma inteligente pode ser o diferencial de um escritório de advocacia. Agilidade e informações precisas e adequadas podem garantir bons negócios e conquistar a confiança dos clientes.

O gestor deve ficar atento a todos os procedimentos e detalhes das contratações para se assegurar de que nada foi deixado para trás. A complexidade dos negócios e a velocidade da informação exigem que o encarregado pela gestão saiba quando é o caso de utilizar a automação para aprimorar a gestão de contratos.

Conheça o processo dos contratos

Os contratos são processos com começo, meio e fim. Entender esse fluxo e a sequência permite que a gestão seja feita de forma inteligente, com apoio da tecnologia.

O ciclo de vida dos contratos geralmente envolve as seguintes fases:

  • fase pré-contratual ou negociação;
  • contratação;
  • cumprimento do contrato ou execução;
  • encerramento ou renegociação.

O advogado que conhece bem o fluxo dos contratos que administra auxilia o cliente a identificar a melhor hora de alterar o planejamento de seus negócios, renegociar obrigações e pensar na continuidade de negócios.


Tenha atenção para a redação

Um contrato bem escrito pode ser a salvação do cliente no momento de descumprimento. Por isso, invista tempo em pensar a redação das cláusulas e suas variações para cada tipo de negócio jurídico.

Manter minutas previamente preparadas permite o estudo de todas as nuances dos negócios e assegura uma redação livre de erros e omissões.

Faça revisão constante das minutas

Uma das obrigações do advogado gestor de contratos é a conferência de que suas minutas se encontram em conformidade com as normas legais vigentes. Não há nada mais constrangedor do que perceber que o contrato menciona uma lei já revogada.

Tão logo surjam alterações legislativas, é importante conferir se elas interferem na redação das minutas já existentes, promovendo as alterações no texto ou no software de gestão, quando necessário.

Controle os prazos

É importante acompanhar os prazos indicados em cada um dos documentos para assegurar seu cumprimento. Os prazos também auxiliam a demarcar qual é o momento adequado para o início das conversas sobre renovação ou encerramento contratual.

Invista em contratos eletrônicos

Aconselhe seus clientes a adotarem a tecnologia na confecção de contratos. Os contratos eletrônicos assinados de forma digital são considerados válidos no Brasil e encontram respaldo na Medida Provisória 2.200-2/2001.

Essa MP introduziu A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que assegura a autenticidade dos contratos que contam com assinatura eletrônica realizada por meio de certificado digital.

A gestão de contratos eletrônicos é mais simples e segura. Todas as vias eletrônicas do contrato assinado digitalmente são consideradas autênticas, evitando assim problemas com o arquivamento de papéis e com sua degradação ou desaparecimento.

A automação na gestão de contratos

A gestão de contratos pode ganhar muita qualidade com o uso de inteligência artificial para automação do processo. Mas, afinal de contas, como a automação funciona?

Um sistema automatizado de gestão de contratos, como o ELI (Enhanced Legal Intelligence), pode fazer com que todo o processo de gestão de contratos ocorra de forma padronizada e segura.

O ELI é um robô inteligente que funciona como um assistente do advogado, criando padrões para os procedimentos mecânicos que acompanham a gestão de contratos. Ele não substitui o trabalho do advogado, que continuará encarregado de pensar na melhor forma de escrever os contratos e analisar os negócios e a legislação aplicável.

A vantagem desse tipo de tecnologia é que ela pode ser customizada para atender às necessidades de cada escritório, oferecendo uma série de alterações e utilidades interessantes.

Como qualquer implementação de inteligência artificial, a gestão de contratos realizada com o auxílio da automação libera o advogado das tarefas repetitivas e abre espaço para a realização de mais tarefas com alto valor agregado.

Não será mais necessário escrever e revisar diversas vezes o mesmo tipo de contrato. Também se reduz as chances de que o contrato apresente erros de digitação ou pela edição de documentos anteriores, utilizados como modelo. Assim, a automação permite um trabalho mais perfeito em um tempo muito inferior.

A automação da gestão de contratos pode contemplar uma série de processos e utilidades, tais como:

  • montagem automática de contratos repetitivos, de acordo com as instruções programadas;
  • inclusão de variações negociadas entre as partes na minuta do acordo, com monitoração das alterações realizadas;
  • implementação de tecnologias para contratos em vias exclusivamente virtuais, os smart contracts;
  • uso de tecnologias de segurança, como blockchain e assinatura digital;
  • sincronização do sistema de gestão de contratos com informações externas para a elaboração de relatórios inteligentes.

A gestão de contratos deve ser feita de forma diligente e com padronização dos processos. A automação pode contribuir para que isso seja feito de forma mais eficiente, com a implementação de uma série de funcionalidades que tornam a vida do advogado mais prática. Dessa forma, os advogados podem aumentar a quantidade de contratos redigidos, com mais agilidade e sem perder qualidade.

Gostou deste artigo? Já conhecia o conceito de gestão de contratos? Comente abaixo suas experiências sobre o assunto e aproveite para aprender ainda mais sobre o tema!

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