Entenda como funciona um escritório virtual de advocacia

A inovação tecnológica transformou os hábitos da sociedade e não poderia ser diferente no ramo do Direito. Nesse sentido, investir em um escritório virtual tem sido uma forte tendência para os próximos anos no mundo da advocacia.

Essa novidade chegou para resolver os problemas dos advogados iniciantes e autônomos, principalmente. Atualmente, a possibilidade de um advogado poder atuar de forma online é uma ótima alternativa para driblar os altos custos e despesas de um escritório físico e se manter à frente da concorrência.

Ficou interessado no assunto, mas ainda tem dúvidas e não conhece muito bem como funciona esse sistema? Neste artigo, vamos apresentar seu funcionamento, quais são as suas principais características e as suas vantagens. Confira!

O que é um escritório virtual?

É uma estrutura na qual o advogado contratante aluga um espaço à distância para trabalhar. Assim, esse serviço não envolve necessariamente o uso presencial. Esse sistema é uma ótima opção para advogados que estão começando as suas atividades ou enfrentando algum tipo de crise. Isso porque o uso de sua estrutura diminui os custos fixos e, ao mesmo tempo, oferece uma imagem profissional ao negócio.

Dessa forma, é possível alugar esse tipo de serviço que oferece endereço comercial e fiscal, atendimento telefônico etc. Em troca, é possível receber correspondências, ligações e manter um local fixo, como se fosse o endereço profissional, de fato.

Porém, o escritório virtual não se limita à função de oferecer serviços remotos. Também há a possibilidade de reservar salas executivas destinadas a reuniões e atividades específicas, se o profissional desejar.

Oferecidos em planos mensais, esses espaços já estão prontos para o uso, ou seja, contam com mobília completa e com todos os equipamentos necessários para a atividade do advogado, como telefone, computador, impressora etc. Assim, a grande vantagem é a comodidade, privacidade e a praticidade que eles oferecem.

Quais são as ferramentas tecnológicas utilizadas em um escritório virtual?

Softwares jurídicos

O uso de mecanismos automatizados revolucionou a rotina jurídica de um advogado. Ele substituiu o trabalho simples que antes era executado manualmente por profissionais do ramo e isso fez com que sobrasse mais tempo para que eles se dedicassem a atividades que demandam mais tempo e raciocínio — o que aumentou a qualidade do trabalho.

Algumas vantagens que os softwares jurídicos proporcionam em um escritório desse tipo incluem:

• Organização das tarefas diárias do profissional;
• monitoramento das movimentações processuais como, a conclusão para o juiz e a juntada de peças;
• acompanhamento das publicações em processos;
• auxílio no cadastro de clientes;
• ajuda no controle de fluxo de gastos, já que documenta todas as despesas e gastos.

Aplicativos mobile

A transformação digital tornou possível consultar informações jurídicas e dados importantes, além de acompanhar as novidades, tudo por meio online. Mesmo que o advogado esteja em sua casa ou distante do escritório, pode fazer uso de aplicativos e ficar por dentro de tudo o que está acontecendo.

Os aplicativos mobile fornecem informações úteis sobre os processos, clientes e um posicionamento doutrinário, por exemplo. Eles podem ser facilmente acessados por meio de celulares e tablets.

Cloud computing

O cloud computing permite realizar o armazenamento e a gestão de arquivos em uma nuvem. Essas pastas contêm dados e informações referentes ao exercício profissional do advogado.

Essa tecnologia traz mais segurança ao trabalho do profissional, pois seu sistema de criptografia traz elementos codificados de uma maneira que dificilmente terceiros não autorizados poderão ter acesso. Com isso, há mais praticidade e agilidade no trabalho, uma vez que pode ser acessado de qualquer lugar, basta ter um dispositivo com internet.

Além disso, os arquivos podem ser compartilhados com colegas de trabalho, que também podem editar os documentos. Além disso, existe ainda a possibilidade de serem consultados por clientes, ou seja, há uma atuação conjunta e integrada de todas as partes.

Assinatura digital

Atualmente, o processo eletrônico já faz parte da rotina da Justiça brasileira. Dessa forma, a presença física do advogado se tornou desnecessária e substituível em diversos procedimentos processuais.

Nesse contexto, a assinatura digital acompanhou o processo eletrônico jurídico e permitiu que o advogado, de qualquer lugar que esteja, assine documentos e petições processuais em PDF. Para isso, basta o token e a obediência ao devido procedimento que é exigido pelo Tribunal.

E-mail gerenciado

O e-mail gerenciado permite a sincronização de mensagens e arquivos e o seu armazenamento em locais seguros. O acesso se dá por meio de qualquer ambiente, desde que haja um aparelho conectado à internet. Essa tecnologia traz praticidade e comodidade à rotina do advogado.

Quais são as vantagens de um escritório virtual?

Segurança da informação

Os documentos salvos em escritórios de advocacia são importantes para o desempenho da atividade do profissional. Muitos deles são sigilosos e guardam informações valiosas sobre cadastros e dados financeiros e bancários de clientes, por exemplo.

Dessa forma, manter um ambiente digital é útil para armazenar esses arquivos e evitar que sejam manuseados ou violados por pessoas não autorizadas.

Gestão de processos

Os softwares de gestão de processos jurídicos trouxeram praticidade para a rotina da advocacia. Por meio deles, os advogados tiveram a sua rotina otimizada e economizaram tempo e trabalho.

Além disso, manter os dados em um escritório virtual proporciona vantagens como:

• centralização e integração de informações;
• acesso fácil e rápido;
• consulta a processos e prazos de forma otimizada;
• possibilidade de compartilhar informações com colegas e gestores;
• fortalecimento da compliance.

Redução de gastos

Manter um escritório digital auxilia a gestão financeira e reduz significativamente os custos do profissional em comparação com as despesas decorrentes da manutenção de um ambiente físico, como energia, água, internet etc.

O advento da tecnologia transformou os hábitos da sociedade. Nesse cenário, os advogados precisam acompanhar e se adaptar a essas novas mudanças. Investir em um escritório virtual é uma excelente alternativa para os profissionais que querem se destacar e se antecipar no mercado jurídico.

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