A rotina do escritório é tão importante quanto a execução de prazos, comparecimento em audiências e atendimento a clientes. O diferencial conquistado na gestão de tarefas na advocacia se refletirá tanto na qualidade dos serviços quanto na tranquilidade no trabalho da equipe. Para conseguir organizar a rotina, é importante se manter informado!

Quer reduzir gargalos no fluxo de trabalho e otimizar a produtividade durante o expediente? Veja, neste artigo, como fazer uma boa gestão de tarefas na advocacia!

1. Defina as prioridades

Para alcançar um objetivo, é preciso saber, em primeiro lugar, qual é o melhor caminho. As prioridades de um escritório de advocacia devem sempre levar em conta as metas definidas pelo gestor.

Seguir sem metas e sem foco coloca a sustentabilidade do negócio em risco e faz com que ele fique à mercê de fatores externos. Para que seja possível se organizar e atingir todo o potencial do escritório de advocacia, é crucial saber quais caminhos percorrer. Veja, a seguir, como identificar suas prioridades e comece agora mesmo a repensar sua gestão!

2. Entenda quem é seu escritório

Quem é o “carro-chefe” do seu escritório? Se você fosse definir em poucas palavras o que você faz, o que entraria nessa definição?

Alguns pontos a se considerar: a área de atuação do escritório, o perfil dos profissionais que atuam nele, o perfil dos atuais e potenciais clientes, a capacidade de trabalho e o fluxo de caixa. Esses fatores indicam tanto questões limitadoras quanto qualidades que são capazes de mudar os rumos do negócio. Ao tomar decisões, é essencial saber, antes de tudo, quem é o escritório.

Será que devemos abrir uma nova área de atuação? Excluir clientes da carteira? Buscar novas formas de prospecção? Tudo isso fará muito mais sentido se houver certeza acerca das limitações e potencialidades do escritório.

3. Reduza a reatividade de toda a equipe

Sua rotina envolve descobrir o que é mais urgente e sair correndo para resolver o problema? Isso acontece todos os dias? Se a resposta for sim, é hora de repensar o fluxo de trabalho!

A advocacia envolve uma certa reatividade que nunca será eliminada. Por muitas vezes, tudo chega no escritório já urgente, com prazos apertados e inegociáveis. Ter reatividade nesse tipo de situação é fundamental, mas a rotina toda não pode ser gerida com base no que é mais improrrogável.

Busque tempo para acomodar as demandas que são importantes, mas ainda não são urgentes. Crie um cronograma de entregas que dê conta dos dois tipos de atividades e, sempre que possível, adiante o que não é urgente. Evite deixar tudo para a última hora e abra espaço na agenda para acomodar o que chegar e for realmente inadiável.

4. Se não é prioridade, diga não

Foi convidado para dar uma palestra, participar de um evento, ir a uma reunião, conhecer pessoas? Pense bem sobre isso. Será que está alinhado com suas prioridades?

Se a resposta for negativa, pense seriamente em recusar a oferta. Temos uma dificuldade natural em dizer não por medo de desperdiçar oportunidades, mas a verdade é que é preciso investir nas oportunidades certas. Tudo aquilo que não faz parte dos seus objetivos deve ser excluído sem remorsos.

Acredite: as pessoas se importam menos do que você imagina com a recusa, se ela for gentil e acompanhada de uma explicação sobre suas prioridades. Dar uma resposta negativa é muito útil para suas prioridades e não precisa ser feito de forma rude.

5. Faça uma boa gestão de relacionamentos

Um tipo muito comum de negligência ao que é importante, mas não urgente, está no cultivo da relação com os clientes. Parece que se relacionar não é trabalho, mas esse é um papel fundamental dos sócios de um escritório de advocacia.

Sem uma boa relação com os clientes, é impossível saber se os serviços são prestados de maneira satisfatória. Também fica difícil identificar possíveis necessidades ocultas e oferecer serviços adicionais que podem ajudá-los. Uma carteira de clientes bem gerida deve ser encarada como um exercício diário.

6. Invista em aplicativos específicos para a advocacia

Na era dos aplicativos, nada melhor que buscar opções voltadas especificamente para os escritórios de advocacia, não é mesmo? A tecnologia para advogados mudou bastante nos últimos anos, e os sistemas não são mais meros repositórios de dados.

O mercado conta com ótimas alternativas que podem ajudar na gestão de tarefas na advocacia. Muitos deles já incorporam a inteligência artificial e automação jurídica, agregando muito valor à rotina dos profissionais.

6.1. Gerencie melhor seus processos

O expediente começou, saíram diversas publicações e você não sabe dizer nem mesmo quais são os prazos realmente importantes para sua equipe? Hora de otimizar sua gestão de processos judiciais!

Uma ferramenta essencial para os dias de hoje é um aplicativo que ajude o advogado a cuidar dos processos — muito mais que um simples banco de dados e recortes de publicações.

Já é possível utilizar a inteligência artificial para organizar as prioridades da equipe! Usando o LEGALNOTE, o advogado consegue visualizar as movimentações processuais conforme sua importância. A hierarquização das atividades ajuda a reduzir os gargalos comuns no momento do processamento dos prazos do escritório.

6.2. Contrate e acompanhe diligências de correspondentes

Quem cuida de processos em várias localidades sabe que não é possível estar em vários lugares ao mesmo tempo. Por vezes, os deslocamentos tomam um tempo precioso que poderia ser melhor empregado dentro do escritório.

Nessa hora, saber delegar tem um grande valor! A contratação de correspondentes jurídicos já é uma prática comum na advocacia, mas que tal usar um aplicativo para gerir as diligências do escritório?

O DILIGEIRO é um aplicativo que soluciona a gestão das demandas que serão executadas por terceiros. Nele, é possível publicar demandas, escolher entre os colegas disponíveis e até mesmo avaliar os profissionais após a prestação dos serviços. Tudo isso ainda conta com a vantagem de poder ser feito diretamente por seu celular, onde você estiver, seguindo a tendência do escritório de advocacia virtual.

A gestão de tarefas na advocacia é um aspecto importantíssimo para obter sucesso. Quem sabe cuidar bem do tempo e dos recursos do escritório trabalha melhor, sem sobrecargas e pode fazer mais do que realmente importa. Investir na tecnologia de ponta traz benefícios muito interessantes para o advogado e deixa a equipe livre das preocupações, sempre pronta para entregar o melhor trabalho possível!

Agora que você conhece algumas dicas práticas na gestão de tarefas na advocacia, veja também novas tendências no setor, acompanhando nosso artigo sobre Legaltechs e Lawtechs!

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