Aprenda como fazer a gestão do contencioso com agilidade

Um dos grandes desafios dos escritórios de advocacia é administrar de forma segura e eficiente a alta demanda de processos sob sua responsabilidade. Essa contenda aponta para a necessidade de estruturar ações preventivas de gestão do contencioso, a fim de que se tomem medidas eficazes na eliminação de possíveis riscos para os profissionais e para os processos por eles gerenciados.

Nesse sentido, a gestão do contencioso é uma estratégia de promoção da interação entre os setores de um escritório com o objetivo de realizar um controle eficiente dos contratos em vigor, processos ativos e cumprimento de prazos legais.

Neste artigo você vai ter acesso às dicas de como fazer uma gestão do contencioso com agilidade e que traga resultados visíveis para a sua organização, além de agregar pontos em produtividade e na melhora no desempenho do seu negócio.

Quer saber mais? Então continue a leitura e entenda!

Mapeie os processos

O gerenciamento de negócios é um tema que tem sido debatido com muita frequência nos últimos anos. Isso demonstra a importância de entender sobre as boas práticas e quais estratégias podem ser utilizadas no sentido de desenvolver um planejamento eficiente e que traga resultados.

O primeiro passo no processo de gestão do contencioso está relacionado com a necessidade de identificação do contexto no qual o escritório está inserido.

Dessa maneira, a primeira etapa da gestão é o mapeamento dos processos. É preciso que o advogado e o gestor do escritório tenham informações completas sobre os processos que são adotados na organização, compreendendo a realidade atual a fim de viabilizar estratégias de otimização dos processos internos.

Identifique os pontos de dificuldade

Na etapa de mapeamento é possível identificar quais são os principais pontos de dificuldade para o escritório. Ou seja, quais aspectos que impedem a eficiência e segurança na rotina organizacional.

São essas informações que servirão como base para o processo de tomada de decisão, principalmente com relação às medidas necessárias para melhorar a gestão do contencioso.

Os problemas encontrados vão trazer dados necessários para a compreensão dos objetivos que devem ser traçados e das medidas que precisam ser tomadas.

Realize a integração dos setores

Quando se fala em gerenciamento de contencioso, é fundamental que o gestor tenha em mente que todas as pessoas envolvidas no processo são muito importantes para alcançar os resultados. Dessa forma, a valorização dos colaboradores é um passo fundamental nesse processo.

Qualquer empresa de sucesso precisa ter setores que se comuniquem com eficiência. Muitas vezes, pequenos problemas não são resolvidos em tempo hábil justamente pela falta de integração entre os profissionais.

Dessa forma, a gestão do contencioso precisa ser feita com a colaboração de todos os setores. Além disso, o uso da tecnologia é uma prática importante, já que ela facilita a integração e o compartilhamento de informações.

Tenha um gestor capacitado

Uma dica importante para o escritório é ter assessoria de um gestor capacitado e com know how para definir regras de organização, estruturação e entrega das informações. Normalmente, profissionais dessa área sabem utilizar sistemas tecnológicos específicos e tem habilidade para trabalhar com a organização de processos.

Ser atendido por um profissional que tem essas habilidades garante maior produtividade para toda a equipe, que passa a contribuir conjuntamente para a gestão do contencioso de massa.

Além disso, o profissional responsável por esse gerenciamento tem uma função importante em tarefas como a definição do fluxo de atividades e distribuição de tarefas, o que evita acúmulos de trabalho e sobrecarga para alguns profissionais, fatores que podem prejudicar a qualidade do trabalho desenvolvido.

Invista em tecnologia

Quando se pensa em integração de setores e compartilhamento de informações, é impossível não associar tais ações com o uso da tecnologia.

Além de garantir a segurança dos dados e facilitar a troca de informações entre setores, esse tipo de ação também favorece medidas de monitoramento contínuo dos profissionais, trazendo uma otimização que é favorável para o escritório como um todo.

Dessa forma é possível conseguir o aumento da produtividade e uma gestão mais adequada do tempo, atendendo às expectativas do cliente de maneira mais eficiente.

Automatize o fluxo

A utilização de um sistema jurídico permite a automatização das atividades e fluxos de trabalho. Assim, à medida que novos trabalhos são inseridos no sistema, o fluxo serve como uma guia para direcionar pessoas e responsáveis pelas atividades, o que facilita a organização e a realização das mesmas.

A automatização do fluxo também traz benefícios, pois permite a centralização das informações, o que evita, por exemplo, arquivamento de dados relevantes apenas em caixas de e-mail ou no computador.

Essa prática garante um controle muito maior dos documentos, bem como o acompanhamento de prazos e contratos.

Considere o Business Intelligence

Business Intelligence é uma estratégia no qual se coletam dados que são utilizados para auxiliar no processo de tomada de decisões.

Essa prática tem se tornado uma referência no mercado e já vem sendo utilizada por escritórios de advocacia, já que permite a coleta, análise e monitoramento de informações, oferecendo um suporte completo para a gestão do escritório.

Na gestão do contencioso, ela permite a geração de relatórios que trazem informações capazes de facilitar análises de previsão e desempenho.

Dessa maneira, o gestor tem acesso a elementos importantes que podem embasar a sua tomada de decisões. Permitindo que ele entenda os problemas que ocorrem dentro do escritório, acompanhe processos e possa posicionar a empresa diante do mercado e da concorrência.

Um exemplo simples, seria de um relatório que aponta que um determinado setor do escritório teve uma queda de produtividade em um determinado período. Ciente dessa informação, o gestor poderá agir diretamente junto aos responsáveis para resolver a situação. Além de facilitar a identificação de problemas, isso permite que gestor aja com rapidez e assertividade.

Como você pode ver, a adesão a um aplicativo jurídico possibilita ao gestor mais segurança e agilidade na gestão do contencioso. Isso se reflete em resultados que vão desde a redução de custos, até a gestão preventiva e o aumento do desempenho de todos os profissionais envolvidos nos processos internos.

Usar a tecnologia a favor da gestão é uma prática que já tem dominado todo o mercado, por isso, os prestadores de serviços jurídicos precisam estar atentos e acompanhar essas tendências a fim de se manterem competitivos e fortes frente à concorrência.

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