Conheça os benefícios do armazenamento na nuvem para seu escritório de advocacia

Os avanços da tecnologia vêm para ajudar na administração e na organização de um escritório jurídico. Nesse sentido, o armazenamento em nuvem é um ótimo exemplo de inovação que permite realizar a gestão eficiente e estratégica do trabalho dos profissionais que atuam no ramo do Direito.

Esse recurso tecnológico traz inúmeras vantagens ao processo de automação da rotina de um escritório, cooperando para o aumento da produtividade de advogados e outros colaboradores. Ao mesmo tempo que permite o armazenamento online de um grande volume de dados e a consequente liberação de espaço físico.

Neste artigo, vamos apresentar as principais características do sistema de armazenamento na nuvem e os benefícios que esse mecanismo proporciona aos profissionais que exercem as suas atividades na área jurídica. Confira!

Como funciona o sistema de armazenamento na nuvem na advocacia?

A computação em nuvem, também conhecida como cloud computing, consiste em um sistema que permite o armazenamento de arquivos online. Dessa maneira, as informações ficam salvas em provedores virtuais com espaço praticamente infinito.

Essa tendência vem ganhando cada vez mais popularidade no ambiente jurídico, uma vez que permite guardar informações valiosas e importantes em poucos cliques com segurança, ao mesmo tempo que garante, aos responsáveis, acesso ao conteúdo a partir de qualquer máquina conectada à internet.

Essa solução já é adotada em muitos escritórios que buscam agilidade e qualidade nos procedimentos internos e comunicação mais eficiente entre sua equipe e os clientes. Nesse mesmo sentido, o sistema eletrônico processual impulsionou a tecnologia do armazenamento em nuvem e abriu espaço para a implementação de novas ferramentas automatizadas.

Assim, aos poucos, a rotina de trabalho dos advogados, antes envolta por pilhas de processos e diversas papeladas, vai sendo facilitada pela tecnologia, que já está presente em grande parte dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos das empresas.

Quais são as vantagens do armazenamento na nuvem?

Vamos apresentar, a seguir, as grandes vantagens proporcionadas por esse sistema automatizado.

Redução de custos

A organização da papelada em arquivos físicos gera custos com papel e ocupa espaço físico, além de gerar gastos com sua preservação. Por outro lado, o armazenamento na nuvem elimina custos com o licenciamento de servidores, por exemplo, e permite que as informações fiquem salvas de forma simples e segura.

Alguns sistemas cobram licenças e taxas de uso dos usuários, e em troca oferecem serviços mais especializados, contudo, a compra não é obrigatória.

Mobilidade

As tarefas dos advogado vão além de ficar horas no escritório analisando processos, na frente do computador. Sua rotina envolve reuniões em clientes, audiências, protocolo de peças processuais etc., por isso exige um recurso tecnológico que acompanhe a correria do seu dia a dia.

Os dados armazenados na nuvem auxiliam o trabalho jurídico, permitindo o acesso a documento a qualquer hora, de qualquer lugar, necessitando apenas de um computador ou dispositivo móvel conectado à internet. Assim, o profissional de Direito pode trabalhar de forma remota.

Colaboração simultânea

O armazenamento em nuvem forma um sistema integrado no qual todos os demais colaboradores da empresa ou escritório podem acessar o arquivo de forma simultânea. Isso permite que os funcionários possam trabalhar juntos no mesmo documento em tempo real, editando o arquivo conforme as especificidades do caso e incluindo comentários necessários.

Esse recurso fortifica a interação entre a equipe e a troca de ideias sobre os projetos de modo rápido e prático.

Aumento da produtividade

A falta de organização e padronização das tarefas são fatores que interferem diretamente na produtividade do profissional de advocacia, tornando-o desmotivado e lento. Para evitar esse problema, vale investir em sistemas de automação jurídica que ajudem no cumprimento de prazos e colaborem para a administração estratégica do escritório.

Os softwares de armazenamento em nuvem garantem que todos os funcionários de sua firma tenham acesso seguro e eficiente aos documentos necessários, estejam onde estiverem, o que facilita o trabalho e evita perdas e prejuízos por falta de arquivos e dados.

Economia de espaço

Os papéis do escritório ocupam espaço, seja na forma original ou em cópia. O armazenamento na nuvem permite que os documentos digitalizados sejam editados online, dessa forma, os arquivos e pastas físicas perderam a utilidade e deram espaço aos arquivos digitais.

Com o espaço livre deixado pela eliminação das velhas e infinitas pilhas de papel, é possível criar novo ambientes, como uma sala de descanso ou de reuniões; realocar colaboradores; receber novos funcionários; ou até mesmo optar por instalar a firma em um espaço físico menor.

O fim dos arquivos de papel também ajuda a dar um ar mais arejado e moderno para o seu escritório jurídico.

Aumento da segurança

O sistema em nuvem garante proteção dos dados armazenados contra ameaças externas, como ataques e invasões causados por terceiros para corromper os documentos. Essa tecnologia utiliza elementos de criptografia codificados que só podem ser decifrados por pessoas autorizadas e que possuam a senha de acesso.

Além disso, o armazenamento em cloud computing oferece backup dos dados salvos, criando, assim, cópias de segurança. Essa cautela oferece maior proteção e evita a perda permanente de informações, causada por falhas de sistema e pane nos servidores.

Escalabilidade

A escalabilidade tem a ver com a possibilidade de aumentar ou diminuir o espaço disponível para que seja realizado o armazenamento de dados, levando em conta a necessidade do escritório. Essa característica é útil uma vez que os serviços de advocacia podem passar por altos e baixos, ou seja, períodos de grande demanda e outros mais calmos.

O armazenamento na nuvem é uma tecnologia que promove a unificação e a integração das informações do escritório e, com isso, reúne as condições necessárias para aumentar a produtividade e a otimização da rotina dos advogados. Dessa forma, é possível salvar arquivos importantes em servidores e ter a certeza que eles permanecerão seguros, podendo ser acessados de qualquer lugar pelos usuários que tenham autorização para isso.

No cenário atual, é impossível imaginar o funcionamento eficiente de um escritório jurídico sem recursos tecnológicos como o armazenamento em nuvem e outros sistemas de automação. Descubra 8 benefícios do uso de softwares em uma firma de advocacia.